Du öppnar din e-post först på morgonen och det finns 30 olästa meddelanden. Eller så har du äntligen hanterat din inkorg och precis innan du ska logga ut ytterligare ett e-postmeddelande kommer in. Eller hur är det här scenariot: Du kämpar för att prioritera mellan dina andra uppgifter och flera stjärnmeddelanden.
Den första frågan som dyker upp i ditt huvud i någon av dessa situationer är: Bör jag öppna det här?
Lätt nog att bestämma, eller hur?
Men då, den andra tanken du har är: Behöver jag svara på det här nu?
Det är tufft och helt ärligt, du är den enda personen som vet svaret. Så medan jag förmodligen inte är behörig att berätta exakt när du ska komma tillbaka till någon, kan jag hjälpa dig att begränsa dina alternativ.
De säger det
Ganska okomplicerat, men om någon tar sig tid att säga, "Snälla komma tillbaka till mig idag" eller "Jag skulle gärna vilja veta dina tankar i eftermiddag" eller "Låt mig veta vad du tänker innan vårt möte kl. 15" eller " Jag behöver denna ASAP, ”menar de det.
Detta gäller också varje tidsfrist som någon ger dig - vilket innebär att om de sätter ett datum för ditt svar, bör du få det till dem då (eller, om du känner dig överproduktiv, innan).
Det är från någon riktigt viktigt
Om du arbetar med krävande kunder eller högprofilerade chefer och du vet att en försenad reaktion kommer att skada ditt rykte (eller ditt företags), är det alltid rätt samtal att svara på den dagen.
Det handlar om ett brådskande ärende
Frågor dyker upp, tidsfrister pressas, chefer behöver saker i sista minuten - om det verkar brådskande eller högt prioriterat, eller det påverkar något du för närvarande arbetar med, är det förmodligen värt din omedelbara uppmärksamhet.
Tidpunkten är inte rätt
Klockan är 17 och någon kom precis tillbaka till dig. Visst, du kan svara just där och där, men chansen är stor att de kommer att lämna kontoret för dagen - och det kommer att gå vilse i havet av meddelanden de får i morgon.
Om du vet att personen inte kommer att svara idag är det OK att trycka tillbaka den.
Du behöver tid för att överväga det
Någon ställde dig en tuff fråga, eller de vill ha något du behöver kolla med din chef på, eller deras ord fångar dig eller vaknar lite känslor. Ge dig själv den extra dagen att fundera över, lugna ner och skapa ditt svar - du känner dig bättre att veta att du skickade det professionella svaret, även om det krävde mer tid.
Det kräver mer än bara ett svar
Kanske behövs inte bara ett svar från dig utan kräver flera människors input. Eller så måste du skicka ett ifylldt kalkylblad eller presentationsutkast till dem. Det är alltid bättre att ta mer tid att samla dina material och täcka alla dina baser än att skicka ett halvbakt svar på en fullbakad begäran.
Det får dig att se bra ut
Museeförfattaren Sara McCord beskriver två gånger du kommer att göra ett bättre intryck om du väntar på att svara på ett e-postmeddelande. Den första är när någon ber om nya idéer - så länge det inte är brådskande, de ber dig att vara omtänksam, så att hålla på ger intrycket att du faktiskt försöker komma med några bra saker.
Det andra är om någon skriver ett långt meddelande - det ser oförskämt ut om du bara skickar ett snabbt e-meningsmeddelande tillbaka, så ge dig själv lite spelrum för att få ett lika grundligt svar.
Du är inte tillgänglig (och de vet det)
Slutligen, om du är på semester, reser, eller är sjuk eller är otänkt av någon anledning - och du kommunicerar detta på något sätt (via ett OO-meddelande eller muntligt muntligt kontor) - är personen inte förväntar sig ett omedelbart svar.
Att skapa det ideala svaret är tillräckligt hårt, så använd det här fusksidan för att ta reda på rätt tid att skicka bort det, och du är säker på att upprätthålla stjärnförhållanden.
Med allt detta sagt kanske du känner dig dålig att inte svara direkt. I så fall tar du karriärsexpert Sara McCords råd och skjuter tillbaka detta svar:
På det här sättet vet alla att du har fått meddelandet och det finns på din radar.
