Om du skulle be mig att välja en sak skulle jag tacka för min professionella framgång, vad tror du att jag skulle säga?
En examen från ett prestigefylldt universitet? Ett fantastiskt nätverk av kraftfulla och inflytelserika individer? En döhård arbetsmoral?
Nej. Det är min telefonmanering.
Jag är seriös. Eftersom så mycket av vår kommunikation i dag är elektronisk, glömmer vi ofta betydelsen av de anslutningar vi gör via telefon. Men sanningen är att din röst över telefonen kan göra lika stort intryck på någon som din personliga närvaro.
Exempel: Jag har nyligen haft ett möte med en kvinna för första gången personligen. Jag skrämde mötet och stötta en striden och svår timme - för efter otaliga möten över telefonen var det vad hon hade tränat mig att förvänta mig. Är det så du vill att andra ska se dig? Jag trodde inte det.
Så här är hur du sparkar din telefon manerer upp ett hack och gör dem till ditt hemliga vapen också.
Svar alltid med den andra eller tredje ringen
Ingen har faktiskt någonsin behövt ge mig detta råd - jag utvecklade det som min egen personliga riktlinje efter att ha observerat vad som gör mig galen när jag försöker ringa någon.
Många ser på telefonen som en nödvändig ondska på jobbet, och tar endast till användning i tider med brådskande situation. Så jag försöker komma ihåg att om någon ringer mig, de förmodligen behöver något direkt. Att plocka upp telefonen så snart som möjligt är ett enkelt sätt att få den som ringer att känna att du redan är uppmärksam, och det kan hjälpa till att starta konversationen på en mer positiv anmärkning än om du låter den hålla kvar i några fler ringar, eller värre, låt det bara gå till röstbrevlådan.
Dessutom har alla anrops-id idag, och att låta din telefon ringa för länge kan ge intrycket att du screenar dina samtal. (Naturligtvis screenar du dina samtal, men vill du verkligen att din uppringare ska veta det?)
Agera som du är glad att de kallade
Den här är tuff - de flesta av dina samtal kommer förmodligen inte från dina bästa vänner. Men om du pratar med den som ringer som om du var glad att höra hennes röst, kommer det att göra henne lugn och mjuka tonen i diskussionen.
Naturligtvis vara äkta. Personen du pratar med känner till sitt förhållande till dig, så det finns ingen mening med att skapa en starkare anslutning än du har - hon kommer att se igenom dig. Enligt min erfarenhet är det initiala "Hej! Hur mår du? ”“ Åh, jag är bra, och du? ”Utbyte är att det är allt som verkligen behövs för att artigt och verkligen få saker att gå.
Var trevlig, men kort
En av stereotyperna jag ofta hör är att kvinnor gillar att prata i telefon mycket. Nu för mig kan detta inte vara längre från sanningen - men om det är fallet för dig är det bra. Över bara inte det på jobbet.
Försök att behålla kontrollen över konversationen och låt inte de personliga frågorna hålla kvar de första 10-15 sekunderna - eller "hur har du det?" hans barn. Efter att jag har svarat: "Jag har det bra, tack!" Jag startar direkt in i "Så, vad kan jag hjälpa dig med idag?" Detta påminner alla om att det här är ett affärssamtal och får konversationen tillbaka på rätt spår.
Slutligen, var kort. Att hålla dina samtal till högst 3-5 minuter ger intrycket av att du vet vad du gör och att du inte slösar bort tid på att ta itu med problemet. (Kom också ihåg att om du inte har ditt eget kontor kommer de flesta av dina samtal att höras - och ibland faktiskt lyssnat på. Håll det i åtanke när du frestas att bli pratig.)
Erbjuda ytterligare hjälp och information
Jag avslutar alltid mina samtal genom att fråga om det finns något annat som min uppringare behöver. Om inte, påminner jag dem om min e-postadress om de vill följa upp. Det låter enkelt, men att se till att du uppfattas som uppmärksam och tillgänglig kommer att ge dig rykte att vara en lyhörd, kunnig och pålitlig kollega.
Även om idén om goda telefonspråk kan tyckas vara lite gammaldags "Emily Post", lita på mig, att din telefonfärdighet är polerad kommer att lönas. Snabb användning av den telefonen kan hjälpa dig att landa en ny kund, bygga goda relationer med kollegor på satellitkontor - eller till och med inspirera din favoritdeli att kasta in en extra godbit när du beställer lunch!
