När jag ledde en forskningsresa till Bali, sippade jag av min te och såg på soluppgången när den lugna morgonen avbröts: Min kollega sprang fram till mig och sa: ”Vi har ett allvarligt problem.” Tre medlemmar i mitt team kunde inte hitta sina pass, och kontanter saknades också. Efter en snabb inspektion av rummen märkte jag att dörrlås hade manipulerats och att någon hade brutit in i rummet medan de sov snabbt.
Efter en snabb resa till konsulatet och en flyttning till ett säkrare hotell tycktes allt vara i ordning, men känslan av att kränkas höll kvar bland teamet, och det tog några dagar att få vårt fokus tillbaka på arbetet.
Vi tenderar att lyfta fram de otroliga stunderna när vi reser, men ibland glömmer vi att tänka på hur de svåra stunderna också formar vår upplevelse. Om du tar ett team utomlands måste du veta hur du hanterar det oförutsägbara och fatta starka beslut när det behövs. Och det handlar inte bara om att ha rätt reseförsäkring eller känna rätt personer. Att veta hur man hanterar en tuff situation kan innebära skillnaden mellan en liten hicka och en fullständig kris.
Under mina resor har jag hanterat allt från att bli farligt sjuk till att fastna i landet på grund av politiska protester till att teammedlemmar blir rånade i fältet. Men bara för att de här sakerna har hänt betyder det inte att jag har slutat resa eller jag är ens rädd för. Istället har jag blivit starkare i att navigera i situationer när de händer och har hjälpt team att hålla sig tillsammans när de övervinner stora problem.
Så, vad gör du när något går fel och du är långt borta från hemmet? Här är de viktigaste sakerna att komma ihåg när det oförutsägbara händer.
Ha en plan på plats
Jag packar alltid två väskor: en resväska med alla mina kläder och resetillbehör, och en bärande "var där i morgonväska", som jag fortfarande kunde leva ur en vecka med möten och äventyr om det behövs. Den väskan har räddat mig genom förlorat bagage, förseningar och i krissituationer när jag måste vara på väg snabbt.
Samma tillvägagångssätt bör gälla för din reseplanering: Innan du reser, kom med en beredskapsplan för flera olika scenarier. Det finns ett par stora att tänka på: om du tappar dina dokument, om du fastnar i landet, om en teammedlem blir sjuk, om du blir rånad eller är under ett slags hot, och om det inträffar en olycka eller katastrof. Det låter lite skrämmande, men om du kör igenom dessa scenarier i förväg kan du hjälpa dig att svara effektivt och snabbt.
Se till att du har 2-3 färgkopior av allas pass och byt ut dem med olika medlemmar i ditt team så att minst en person kommer att ha en kopia om något går fel. Du bör alltid få rese- och sjukförsäkring (kvalitetsintervallen, men för en affärsresa rekommenderar jag de bästa alternativen, inklusive medicinsk evakueringsförsäkring). Har kopior av dina ursprungliga försäkringskort samt dina reseförsäkringskort.
Det är också viktigt att veta i förväg vart man ska gå i en nödsituation. Om du tappar dina dokument, till exempel, måste du komma till din närmaste ambassad och konsulat för att ersätta dem, så vet exakt var de är.
Vid sjukdom eller olycka, veta vilka sjukhus som är säkraste och mest ansedda att gå till. Ofta kan din reseförsäkring hjälpa till med det (och du kan få allvarlig vård i många delar av världen - kolla in Forbes lista över de bästa sjukhusen i världen. De kan överraska dig!).
Jag rekommenderar också att du bär en "dummy" plånbok med en liten mängd lokala kontanter (kanske 20 USD och några kreditkort som har gått ut) i händelse av stöld eller rån. Folk kommer förmodligen att ta tag i vad de kan komma åt först, så håll din riktiga plånbok på ett säkert ställe och dummy plånboken lättillgänglig.
Dessa små åtgärder går långt i fältet, och planering framåt och att veta vad du kan förvänta dig kan hjälpa dig att hålla dig lugn i en svår situation.
Håll lugn, agera snabbt
Medan man ledde en grupp i Indien, kom en dagstur till ett historiskt palats i bergen utanför schemat, och den sex timmar långa resan tillbaka till staden måste slutföras på natten. (Tänk hårnålkurva på fjällvägar utan gatuljus, och köra in mot trafiken under större delen av resan.) Om vi stannade, skulle vi behöva missa vårt möte med potentiella finansiärer i staden, och om vi gjorde resan till natt skulle säkerheten vara i fara. Människor i mitt team började lura och skylla varandra för att ha stannat kvar för länge.
När saker och ting inte går som planerat är det lätt att reagera för snabbt och börja peka fingrarna. Men försök att säkerställa att ditt team undviker att spela skuldspelet till varje pris --- det hjälper aldrig saker och det gör nästan alltid värre. Och oavsett situationen, låt inte dina känslor fördunma din bedömning. Ibland kan det vara mer arbete än att vara på en ny plats.
Så snart du lär dig om ett potentiellt problem, lyssna och arbeta för att förstå vad som hände och omständigheterna kring det. När du har fått alla detaljer och en klar bild av situationen, håll dig lugn, rådgör med ditt team och börja sedan fatta dina beslut. Om du får ett tufft beslut - till exempel om en sjuk kollega ska stanna i landet eller hemma - kom ihåg att du inte behöver gå ensam. Du vill prata med läkare, individen, hans eller hennes familj och alla hälso- och reseförsäkringsföretag och arbeta för att samla in så mycket information som möjligt.
I vårt fall bestämde jag mig för att säkerheten var viktigast för teamet, och vi arbetade för att inrätta en videokonferens med våra finansiärer och följde upp med en egen middag senare på resan. Det var definitivt rätt beslut - taget genom att vara lugn och flexibel.
Kontakta rätt folk
”Hej mamma, jag karantänas i Japan.” Dessa ord är vad ingen förälder vill höra, men protokollet för sjuka resenärer tvingade mig att stanna i landet i fyra dagar tills en läkare skrev av att jag hade det bra tillräckligt för att resa. Medan mina rapporter hem gjorde mina föräldrar nervösa, meddelade min reseförsäkringsrepresentant med min familj att jag tog väl hand om och att allt skulle gå bra.
När något händer måste du veta vem du ska informera hemma - som din chef, dina medarbetare eller dina resekompisers familjemedlemmar. Detta är svåra beslut att fatta, och det blir en fin balans; använd ditt skönsmässigt för att informera och råda människor hemma. I en liten snafu, som någon som tappar en mobiltelefon, är det nog bäst att byta ut den och vänta tills du kommer hem för att låta folk få veta det. Om det inträffar en olycka (hur liten som helst), nationell kris eller brott, bör du ringa och låta folk veta vad som hände (och försäkra dem om att situationen är under kontroll).
När jag tar studenter utomlands använder vi ofta sociala medier för att nå ut till vänner och familj ("Vår bil fastnade lite, men vi är tillbaka på vägen!"). Eller i tider där händelser som politiska protester eller naturkatastrofer inträffade i landet som gjorde nyheterna hemma, höll vänner uppdaterade via e-post och Facebook eller visade sig vara tillräckliga.
Och lita inte bara på din smartphone för telefonnummer - du bör fortfarande bära runt en liten svart bok när du reser med allas kontaktinformation. Innan jag går ut på någon resa har jag alla sammanställt en lista över föräldrar, makar och betydande andra, såväl som en lista över hotell, polis, ambassader och försäkringsbolag.
Du bör också veta vem du ska kontakta på marken i händelse av en incident. Speciellt om du har upplevt brott eller trakasserier är det viktigt att veta när du ska lämna in en rapport till lokala myndigheter och när inte. Några riktlinjer: Om du blir rånad, eller någon försöker skada dig, bör du gå till polisen. Om du har att göra med vardagliga trakasserier på gatan eller fick en ficklåda av några dollar är det förmodligen inte värt det. Vet också att ibland, särskilt i länder i konfliktzoner, kan polisen vara ineffektiv och ofta be om en gåva för sitt arbete (läs: muta). Om du måste lämna in en rapport är det alltid bra att be en pålitlig lokal kollega eller vän att följa med dig så att saker inte går vilse i översättningen.
Erbjuda stöd och uppmuntran
Jag kommer aldrig att glömma en resa i Burma, under en särskilt klumpig tid för mig (där jag hade blivit chockad av en icke jordad elektrisk ström och fått en hjärnskakning inom några dagar). Mina kollegor, som kände att det verkligen inte var min vecka, organiserade en gruppmiddag och alla slog in för att skaffa mig ett första hjälppaket samt några små presenter. Även om det var saker vi kunde få så lätt i staterna, ute i fältet betydde dessa artiklar och deras stöd världen. Och vi skrattade åt mina missöden.
Uppmuntra dina kollegor att odla aktiviteter som håller moralen hög under en kris, oavsett om det är att underlätta en gruppdiskussion, äta middag eller fira en framgång som ditt team har gjort. Det är svårt att vara den som måste fokusera ditt team i en kris tid, särskilt om de känner sig nere eller upprörd över något som hände. Se till att du budgeterar tid för att debriefta med ditt team och prata om strategier för att gå vidare och slutföra det arbete du avser att göra medan allt blir sorterat.
Om det är en kortvarig nödsituation, försök att inte bo, se till att du lär dig av det och avsluta sedan ditt arbete på marken. Försök att hålla moralen hög, och trösta dig med att veta att ni alla är i detta tillsammans.
Det är lätt att tänka på hur man svarar i en nödsituation, men du måste lita på din tarm och fatta det bästa beslutet du kan för tillfället. Att vara beredd på en kris betyder inte att du måste leva i rädsla eller alltid tänka att det värsta kan hända, det betyder bara att du vet vad du ska göra och hur du ska reagera utifrån de omständigheter och den kultur du befinner dig i. Med rätt förberedelse och insikt, kan du hantera alla utmaningar som kommer dig i fältet.
