När jag först hanterade andra minns jag att jag tålmodigt stod medan en analytiker i mitt team försökte hitta ett dokument jag behövde på hennes dator. När hon - fem minuter senare - sa att hon inte kunde hitta den och skulle skicka den till mig så snart hon hade hittat filen lämnade det ett riktigt dåligt intryck på mig (och fick mig att undra vilka andra bollar hon kanske tappar ).
Så ta det från mig: Medan namngivning och organisering av dina filer och mappar kanske inte är det sexigaste ämnet jag har täckt (säger kvinnan som förde dig budgetering och Excel-tips), jag lovar dig, det är en viktig fråga. Att inte bara ha ett strömlinjeformat lagringssystem på nätet underlättar ditt liv och sparar mycket tid, det kommer också att få dig att vara mer organiserad och ovanpå dina grejer för din chef och kollegor. Här är dina riktlinjer att leva efter.
1. Skrivbordet är ditt virtuella skrivbord
Du vet hur folk säger att du ska hålla skrivbordet tillräckligt klart för att din chef inte tror att du är en sladd? Detta gäller också datorns skrivbord. Det är platsen att lägga till filerna du arbetar med den här veckan, inte platsen du bör dra varje bilaga du någonsin har fått.
Jag rekommenderar att du korsar skrivbordet till så få mappar som möjligt. Ha ett för varje stort projekt som du för närvarande arbetar med, såväl som din master-arbetsmapp där du enkelt kan komma åt allt annat. Om du inte har gjort det, ställ in skrivbordet på ett rutnät (så att dina ikoner aldrig överlappar varandra) och upptäck den stora glädjen med genvägar.
Om du behöver lite extra hjälp med att föra struktur till din hemskärm kan du prova skrivbordets organisering av appar, som Rengör eller DragThing på Mac eller staket på datorer.
2. Mappar bör ha en strategi
Jag har lagt märke till att de flesta människor antingen övermappar eller undermappar, men få har det rätt. Hur vet du var du faller? Titta på några av dina vanligaste eller nyligen använda mappar och räkna dokumenten i dem. Om det finns dussintals och dussintals filer kan du förmodligen använda lite mer struktur; Om du bara har ett dokument under Arbetsfiler> Klient A> 2012> November> Försäljningsrapport är du definitivt en kronisk övermapp.
Här är några regler jag försöker hålla mig till:
3. Filnamn har ett syfte
När du namnger en fil väljer du en fras som betyder något. Om jag får en bilaga som heter DSC1045.jpg eller Draft Idea.doc , har jag inget enkelt sätt att veta vad det är - eller ännu viktigare, att leta efter det senare. Ett bra test: Tänk dig att hitta filen på skrivbordet efter några månader. Skulle du lätt kunna berätta vad det är? Om inte, byta namn.
För dokument som du skapar regelbundet, som anteckningar för månatliga styrelsemöten, kan det vara lättare att skilja dokumenten efter mötesdatum snarare än ämne. Använd aldrig månad-dag-år, eftersom det sorteras först efter månad, sedan efter dag, följt av år. Använd istället år-månad-datum (med månad i siffror) så att du enkelt kan sortera kronologiskt. Till exempel: Använd 2012-10-27 Board Presentation.pdf istället för Oct27-12 Board Presentation.pdf eller 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Det sparar massor av tid när du bläddrar och söker senare.
4. Version Control, Version Control, Version Control
Om du kommer ihåg något om filnamn, låt det vara versionskontroll. Den här är lätt. När du skapar ett dokument först bör det sluta med v1. Till exempel skulle jag namnge ett förslag: ClientA Proposal_v1.ppt . Varje gång du sparar ändringar och skickar det till klienter eller kollegor ska du uppdatera till version 2, 3, 4 och så vidare. När dokumentet är klart vill du spara ClientA Proposal_vf.ppt eller ClientA Proposal_final.ppt för enkel åtkomst senare. För det finns inget värre än att behöva undra om det fanns en version 14, eller om version 13 verkligen var den sista.
