Så du har precis förpackat en vecka med intervjuade kandidater för en öppning i din avdelning, och på fredag eftermiddag möter du med resten av intervjuutskottet för att byta anteckningar. Den goda nyheten är att det finns en tydlig front-löpare, och ni är alla glada att göra denna person ett erbjudande.
Det dåliga? Det var ett par andra kandidater som du gillade, men som bara inte var riktigt passande. Och nästa vecka, måste du båda låta dem försiktigt och fältet "Kan du ge mig någon feedback om varför jag inte fick jobbet?" Begär.
Om du skrämmer det här steget i processen är du inte ensam. Många intervjuare gillar inte eller vet helt enkelt inte hur de ska leverera nyheterna, så de använder ett generiskt brev och blir tyst efter det.
Men ett bättre drag är att närma sig denna process med takt, nåd och professionalism. Utöver att det helt enkelt är det trevliga att göra, vet du aldrig om dessa kandidater (eller deras kontakter) kanske passar bra för ditt team i framtiden.
Det kan ta lite förberedelser och övning, men genom att integrera följande justeringar i din intervjuprocess kommer du att vara bättre beredd att hantera dessa samtal.
Var snabb
Tänk tillbaka på dina egna arbetssökningsdagar: Du har antagligen haft minst en mycket positiv intervju som slutade med ett förödande avslag. Den första frågan som rann genom din hjärna var förmodligen "Varför?" Och sedan när du bad om feedback, var du tvungen att vänta veckor tills du fick ett mycket standardiserat och repeterat svar.
Det som intervjuare inte inser är att genom att göra detta kan de tappa bort en potentiell framtida kandidat. Om du verkligen tyckte att kandidaten var fantastisk, så tala upp! (Och snabbt.) Kom ihåg att intervjun också var en chans för människor att lära känna ditt företag, och om din löpare inte behandlas med tillstånd av ett snabbt och enkelt svar, då kommer han eller hon inte ens att bry sig att ansöka igen när ytterligare en möjlighet uppstår.
Peka på dina urvalskriterier
Även om arbetsbeskrivningen kan ha en lång lista över önskade erfarenheter och färdigheter, tror du antagligen att endast fem eller så av dessa saker är kritiska (inklusive de saker som är viktiga men kanske inte är en "skicklighet", till exempel kulturell passform). Se om du kan lägga dessa saker på papper och rangordna dem från de viktigaste till minst viktiga. (I framtida intervjuer är det verkligen bra att skriva ned dessa kriterier i förväg och hålla reda på hur varje kandidat staplar upp när du går.)
Sedan, när du planerar din feedback till kandidater, använd dessa som din guide. Till exempel, om ditt bästa kriterium för jobbet var direkt erfarenhet av att skapa sociala medieplaner, och en kandidat hade erfarenhet av de fyra andra kriterierna men inte det viktigaste, är det en förståelig förklaring. Du kan sedan berätta för den här kandidaten att även om hans eller hennes erfarenheter inom de andra områdena var bra, skulle han eller hon försöka arbeta med vissa sociala mediehanteringsprojekt för att passa bättre på liknande positioner. Är det inte bättre än "En annan kandidats kompetensuppsättning matchade våra behov närmare?"
Är du inte helt säker på hur en kandidat stöder kriterierna? Det kan innebära att intervjuaren inte gav dig tillräckligt med information. Det är rättvist att berätta för kandidaten detta; du gillade verkligen intervjun, och hans eller hennes CV såg bra ut, men du fick helt enkelt inte tillräckligt med detaljer för att försäkra dig om att han eller hon kunde göra jobbet.
Håll kontakten - och menar det
Om du verkligen gillade kandidaten - kanske var han bra, men inte riktigt passade kriterierna för jobbet, eller hon skulle vara perfekt passform för en annan roll som inte är helt tillgänglig just nu - berätta kandidaten exakt den där. Visa sedan att du menar det genom att hålla kontakten. Skicka den personen en LinkedIn-förfrågan, bjud in honom eller henne till ett nätverksevenemang och lova att låta honom eller henne veta om det finns en annan öppning som skulle passa bättre. Du vet aldrig när tidpunkten kommer att vara rätt, och vid den punkten har du redan en etablerad relation.
