Som älskare av ord är jag riktigt partisk i min tro på att det du säger är lika viktigt som hur du säger det. Men när det gäller kommunikation på arbetsplatsen, vet jag av erfarenhet att detta är sant.
Vi vet alla att allt stötande eller profan ska undvikas, men det finns andra, mer subtila ord som kan vara nästan lika skadliga. Här är några - plus vad du ska säga istället.
1. Vad jag inte ska säga: Jag själv och jag
Uppenbarligen kan du inte ta bort dessa ord helt från din arbetsplats vocab, men det finns definitivt tider när du bör undvika dem.
Ett exempel: För några år sedan arbetade jag på ett projekt med flera andra människor. Vi bidrog var och en lika, och när vi var redo att presentera våra resultat för vår chef, valde vi en individ som skulle vara vår talesman för presentationen. Men när hon stod upp för att tala, började hon med att säga: " Jag samlade all forskning och historisk information om …."
Resten av laget tittade på varandra överraskande, men vi antog att hon bara var nervös. Men under hela presentationen fortsatte hon att tillskriva allt arbete till sig själv. I slutet tvingades vår chef fråga om resten av oss gjorde något för att bidra, och vår talesman insåg omedelbart hennes övervakning och ber om ursäkt.
Även om detta kan ha varit ett fall av nerver, är det en bra idé att sätta ord som "mig", "jag" och "mitt" på din övervakningslista om du vill undvika att ta kredit för dina kollegas arbete - eller, värre, ser ut som om du gjorde det med avsikt.
Vad man ska säga istället: Vi, oss och teamet
Varje gång du frestas att prata i första personen, tänk först på vem som är annan med det du skriver eller pratar om. Om du till exempel ska uppdatera din chef på en process som du implementerar för att hjälpa nya anställda ombord, fråga dig själv vem som annars har eller kommer att hjälpa dig att göra detta. När det är möjligt, inkludera namnen på alla som bidrar med sin tid eller sin talang. Och om listan är lite för lång, säg bara "vi" eller "laget."
Att vara försiktig med hur du tillskriver det arbete du gör garanterar att alla du arbetar med känner sig uppskattade för deras bidrag - och hjälper dig att undvika att ta kredit för någon annans arbete.
2. Vad man inte ska säga: Kan inte, kommer inte, gör inte
Jag lovar att det kommer att finnas tillfällen då du verkligen inte kan - eller inte kommer - göra något på jobbet. Men det betyder inte att du ska vara super verbal om det när det händer.
Under min första turné som chef hade jag en junioranställd som berättade en gång för mig att han ”inte kunde” göra något jag hade begärt av honom. Dåligt drag. Min omedelbara reaktion var att han plana vägrade att göra det jag hade bett, vilket verkligen inte målade honom i bästa ljus.
Det visar sig dock att han var helt överbelastad eftersom han hade tagit initiativet till några andra projekt så att han kunde utöka sin expertis. Han "kunde inte" hjälpa mig för att han var överutlämnad. Det är inte nödvändigtvis en dålig sak - definitivt inte så dålig som att jag vägrar hjälpa. Men jag garanterar att om du bara säger "inte kan", "inte kommer" eller "inte", får du intrycket att antingen du inte har färdigheter att hantera uppgiften eller att du bara vill inte göra det.
Vad man ska säga istället: Prioriteringar, arbetsbelastning, tidsram
Förklara istället varför det skulle vara en utmaning att hantera uppgiften. Och vara ärlig. Om du bara inte gillar arbetet och inte vill göra det, måste du förmodligen suga upp det. Men om du har 18 andra projekt i linje före det här är det helt rimligt att förklara att du har en hel skylt och sex andra högprioriterade projekt som du redan har åtagit dig. Och att du kan lägga till en ny - förutsatt att dina nuvarande prioriteringar skiftas om eller att tidsfristerna skjuts.
3. Vad man inte ska säga: Marketing Speak (aka Buzzwords)
Det finns en anledning till att saker som Corporate Slang Flashcards och Office Lingo finns - det finns inget snabbare sätt att irritera dina kollegor än att dränka dem i buzzwords. För flera år sedan satt jag på ett möte där flera nya personer från satellitkontor introducerades för resten av teamet. Vi gick runt bordet för att dela vår bakgrund. Vi kom till en man som helt enkelt sa: "Jag arbetade på gatan." Vi skrattade alla omedelbart, eftersom 90% av människorna i rummet var tidigare investeringsbanker eller handlare. Nästan alla var "från gatan", men den här killen tog med sig marknadsföringen i blandningen och såg ut som ganska dum.
Vad man ska säga istället: Sanningen
Jag vet att det kan verka uppenbart, men när ett enkelt ord kommer att göra, använd det. Buzzwords får dig inte att låta "in-the-know", de gör att du bara låter kontradikt. När du frestas att säga: "Vi maximerar användarupplevelsen systematiskt", säger istället "Vår kundtjänst är förstklassig." Säg vad du gör och vem du är, och lämna de svaga orden till reklambyråer.
De ord du använder, oavsett om du är intresserade av dem eller inte, spelar mycket för dem du arbetar med. Välj dem noggrant, och jag kan försäkra er, dina interaktioner med dem kommer att vara mycket mer behagliga än om du hade sagt vad som omedelbart kom till minnet.
