Det finns inget kvar att ta itu med på ditt att göra-lista. Tyvärr beror det inte på att du har varit en produktivitetsstjärna. Det beror på att varje sista sak på din lista stannar - i väntan på godkännande, redigeringar eller vägledning från din chef.
Chefer gör ofta detta med de bästa avsikter. De vill se, granska och stödja allt som går ut från avdelningen för att se till att det är det bästa det kan vara. Men i processen, e-postmeddelanden byggs upp i sina inkorgar, och de anställda sitter och väntar på godkännanden de behöver för att gå vidare med sina projekt.
Hur hanterar du en flaskhals som hindrar din förmåga att få ditt arbete gjort? Här är några tips för att hantera en chef för mikromanering.
Planera för det
Känner du till den vän som är sen på allt? Det är hon som säger ”Jag är nästan där!” När hon inte ens har dragit sig ut ur uppfarten än. Du kan ta itu med hennes eviga sena tid ett tag, men när du vet att det finns en viktig händelse som hon absolut måste vara i tid för - som ditt bröllop - säger du till henne att det börjar en timme tidigare än det faktiskt gör. Och sedan dyker hon upp perfekt i tid.
På samma sätt måste du planera framåt när du vet att du kommer att stöta på en flaskhals. Det kan till exempel innebära att få rapporten till din chefs inkorg en vecka tidigare än du annars skulle göra, för att ge lite extra tid för honom eller henne att granska och godkänna den. Eller, om du skriver ett företagsnyhetsbrev, kanske du får din chefs godkännande av var och en av historien innan du faktiskt börjar skriva - istället för att arbeta för att slutföra hela nyhetsbrevet och sedan presentera det för hennes godkännande, tvinga en snäv tidsfrist som förmodligen inte uppfylls.
Påminn, påminn igen
Det absolut värsta du kan göra är att skicka en förfrågan eller uppdrag till din chef via e-post, och sedan helt enkelt vänta (och vänta och vänta) på ett svar. Det är praktiskt taget som tigger om din uppgift att fastna i flaskhalsen.
I grunden för frågan är din chef troligen mycket upptagen (och kanske lite oorganiserad) - och det betyder att han eller hon kan behöva en påminnelse eller två för att se till att uppgifterna genomförs. Så kanske du mailar din chef på måndag eftermiddag med din begäran eller uppdrag för granskning. På tisdagen, när du går förbi hans kontor under lunchen, stannar du in och säger: "Ville bara påminna dig om att jag behöver din granskning och godkännande av Smith-förslaget vid slutet av dagen på onsdag - det är i din inkorg nu." sedan onsdag morgon, du kommer in igen för att fråga, "Kommer du att kunna få mig dina ändringar och godkännande i eftermiddag? Jag kan skicka om du behöver. "
Jag vet, det låter irriterande. Men ärligt talat kommer din chef sannolikt att uppskatta påminnelserna - och om det hjälper dig att få det du behöver, hjälper det i slutändan din chef (och hela avdelningen) att lyckas.
Be att ta ledningen
Det är tydligt att din chef föredrar att granska och godkänna allt som går igenom avdelningen, men om du får honom eller henne att känna sig mer säker på dina förmågor kan han eller hon vara villig att överlämna tömningarna.
Till exempel har jag nyligen haft en chef som gillade att titta på det mesta mitt team och jag skrev - ner till de mest vardagliga e-postmeddelandena - och det bromsade allas framsteg betydligt. Jag tog äntligen en chans att stanna mitt på ett litet uppdrag som jag visste att jag hade spikat: ”Hej Lisa, det finns två webbinbjudningar som kommer i dag. Jag granskade kopian och det fanns väldigt få redigeringar. Jag vet att du redan har mycket på din tallrik; skulle det vara OK om jag gick framåt och flyttade dem framåt? ”
Hon (något motvilligt) instämde, och jag kunde äntligen korsa den artikeln från min uppgiftslista - och hon såg att det blev bra. När jag testat vattnet började jag långsamt känna mig mer säker på att göra dessa samtal på andra uppdrag: ”Jag tror inte att den här behöver din granskning, så jag kommer att gå vidare och slutföra den. Är det OK? ”Och för det mesta instämde hon. Visst, om vi skrev en företagsomfattande e-postkommunikation för verkställande teamets räkning, skulle vi behöva hennes godkännande. Men om jag gjorde mindre ändringar av en befintlig försäljningsbroschyr eller PowerPoint-däck, instämde hon i att hon inte behövde granska. Och det öppnade hennes tid och lossade flaskhalsen.
Ha en Frank-konversation
Naturligtvis kan din chef vara mer en stickler - och hans eller hennes svar på ditt försök att undvika den etablerade processen kan vara, "Nej, jag måste fortfarande granska den. Jag kommer till det så snart jag kan. ”
I så fall måste du ta upp problemet mer direkt. Under ditt regelbundna schemalagda en-mot-ett-möte (om du inte har ett inrättat - du borde), ta upp frågan och hur det påverkar teamet: ”Jag vet att du har en hel del projekt och uppdrag som väntar för granskning. Finns det ett sätt vi kan göra processen mer effektiv? Finns det något jag kan göra individuellt för att göra det lättare för dig? ”
Till exempel kanske hon föredrar att du anger tidsfristen i ämnesraden för din e-post, så att hon kan prioritera sin inkorg baserat på vad som ska betalas omedelbart. Eller kanske din chef skulle föredra att du tar med en lista över väntande artiklar till ett vecko-incheckningsmöte, och du kan ta upp alla frågor - och omedelbart kolla in godkännanden - när du går.
Men även om du inte kan fastställa en omedelbar lösning, kommer att varna din chef direkt att hjälpa honom eller henne att inse att det inte bara är en fråga om disorganisering eller en överfylld inkorg - det är ett problem som påverkar hela teamets produktivitet. Och det kan vara den väckning som din chef behöver för att ta reda på en lösning.
