När en anställd nervöst närmar sig ditt kontor med klama händer och huvudet ner kan det bara betyda några saker: Hon bara "av misstag" gav en arg kund en bit av sitt sinne, hon sade felaktigt den slutliga kopian av den finansiella rapporten i tidningen shedder, eller - hon ger dig två veckors varsel.
Förhoppningsvis kommer du aldrig att behöva ta itu med hela pappersförstöringssaken, men som chef kommer du att möta en anställd avgång förr eller senare. Oavsett om hon var en fantastisk anställd som du trodde var i livet eller om du båda såg detta kommer, är det upp till dig att göra de kommande två veckorna - och övergången efter - så smidig som möjligt för dig, för ditt team och för din snart före detta anställd.
Mät situationen
Enligt min erfarenhet kan det sätt som en anställd närmar sig sina återstående två veckor vara helt oförutsägbart. Jag har haft topppresterande anställda som fortsatte med sitt stellararbete ända fram till deras sista fredag klockan 5, men jag har också haft vanligtvis lysande medarbetare som blir oproduktiva och sura - specifikt, som öppet tillkännagav sitt missnöje med jobbet för hennes medarbetare och berättade blatant för mig (hennes direkta handledare!) att hon bara "inte brydde sig längre."
Så, ditt första steg är att vara uppmärksam på den anställdas allmänna inställning när hon ger sitt avgång. Uttrycker hon oro för att lägga ner sitt återstående arbete? Eller ger hennes avgång plötsligt, som min anställd-rogue, plötsligt att klaga och bortse från hennes återstående arbete?
Att mäta hennes reaktion kan hjälpa på ett par sätt. Först kommer det att hjälpa dig att bestämma hur du bäst meddelar hennes avgång till resten av teamet - om du lämnar det upp till henne att berätta för sina kollegor, eller om du kallar ett snabbt teammöte så att du kan sätta tonen innan hon gör det. Det kan också leda till en diskussion om hur hon kommer att hantera henne de kommande två veckorna. Även om det är uppenbart hennes val att diskutera hennes missnöje (eller hennes spänning över sitt nya jobb) i hennes privata liv, är arbetsplatsen inte ett lämpligt utlopp - och du kan behöva berätta för henne det.
Utveckla en övergångsplan
Nästa steg är att arbeta tillsammans med din anställd för att utveckla en övergångsplan. Hennes idé om vad som måste avslutas innan hon lämnar företaget kan skilja sig från din, så det är viktigt att samarbeta en lista över alla hennes vanliga veckovisa uppgifter, de projekt hon arbetar för närvarande och klienter som hon håller i direkt kontakt med. Spendera god tid på den här listan, gör den så omfattande som möjligt, eftersom du snart måste bestämma vem som kan ta över dessa projekt och ansvar på kort sikt. Du bör också bestämma tillsammans hur du proaktivt ska kontakta medarbetarens ordinarie klienter, leverantörer och kollegor så att deras e-postmeddelanden och telefonsamtal plötsligt inte kommer att besvaras.
Övergångsplanen bör koka hela vägen ner till eventuella specifika lösa ändar som måste knytas upp innan den borttagna tårtan klipps på fredag eftermiddag (t.ex. att få den slutliga avmeldningen på förra månadens budget eller slutföra dagordningen för nästa månad avdelningsmöte). Att ha en specifik och begränsad lista över slutliga doser ger din anställd en känsla av syfte och struktur under de senaste två veckorna - och kommer att se till att hennes övergång är så sömlös som möjligt.
Jag rekommenderar att du gör detta inom en vecka efter att hon meddelade henne och sedan checka in igen några dagar innan hon åker för att se till att hon är på väg för att avsluta allting.
Se till att du vet vad hon vet
Innan din anställd går ut genom dörren, se till att hon inte tar väsentlig information med sig. Jag menar inte att du ska kolla in hennes väska för kopior av företagets ekonomiska rapport - men om hon har varit i företaget länge, finns det en god chans att hon har utvecklat några unika färdigheter eller kunskap som du och resten av teamet kan inte vara medveten om. Och om du inte överför den kunskapen till en annan teammedlem kommer den att gå direkt ut genom dörren tillsammans med den anställden.
För ungefär ett år sedan lämnade en av mina anställda ganska plötsligt företaget. Efter att hon hade varit borta i ett par dagar insåg jag att hon var den sista anställda i hela avdelningen med arbetskunskap om ett gammalt program - ett som vi inte sålde längre, men ändå erbjöd teknisk support för. Eftersom hon var den enda som visste hur man skulle arbeta med den här programvaran - hade vi stora problem.
Så ta det från mig - det är viktigt att utvärdera den avgående anställdes kunskap. Om du upptäcker att hon vet något som måste delas med teamet, sitta ner med henne och genomföra en "kunskapsöverföring" - det är, låt henne förklara (eller ännu bättre, dokumentera) den kunskapen, så att du inte är kvar i svängen när hon går om ett par veckor
Utvärdera behovet av en ersättning
När du har skapat en övergångsplan och genomfört en kunskapsöverföring har du en ganska bra idé om exakt vad din anställd gjorde och hur mycket arbete som kommer att finnas kvar när hon är borta. Då vill du jämföra denna information med ditt lags nuvarande prioriteringar, uppgifter och arbetsbelastning, så att du kan avgöra om och när du behöver anställa en ersättare.
Till exempel kanske du inser att hennes arbetsbelastning är så skrämmande att du måste få en temp i ASAP. I andra fall kanske du kan dela ut alla hennes projekt till nuvarande teammedlemmar i några veckor medan du väntar på att hitta rätt kandidat. Eller kanske du inser att det nu är en bra tid att strukturera om positionen och hur den passar in i ditt team. Om du lätt skulle kunna ge din anställds återstående arbete till andra teammedlemmar, till exempel, kan du kanske förlåta att anställa en annan projektledare och istället välja att anställa en säljföretag som kan börja generera fler leads.
I vilket fall som helst är det en bra idé att starta eventuella anställningsprocesser förr snarare än senare. Så inom några dagar efter att hon gett sitt avgång, polera upp denna arbetsbeskrivning, meddela HR och gör dig redo att gräva igenom några CV.
Önska din anställd väl
Kom ihåg i slutändan att verksamheten med att förlora en anställd är mer än bara, ja, affärer. Oavsett omständigheterna, se till att du båda lämnar på goda villkor. Önska henne väl i sin nya position, erbjuda att vara en referens i framtiden och uppmuntra henne att hålla kontakten. Även om hennes prestanda inte var den största under de senaste två veckorna, finns det inget behov av att bränna den bron - du vet aldrig när du kommer att korsa vägar igen i framtiden.
Att förlora en anställd (särskilt en stor) är tufft - men som chef måste du möta det förr eller senare. Så det är bäst att vara beredd med en handlingsplan - och naturligtvis kan ett hjärtligt kort och avskedskaka alltid hjälpa till att lindra smärtan också.
