Älskar det eller hatar det (vi vet, du hatar det), du kommer att förlora anställda då och då.
Och även om omsättningen kan vara ett något brutalt piller att svälja, finns det fortfarande en sista sak du behöver ta hand om innan den teammedlemen packar upp sitt skrivbord och går ut genom kontorsdörren för gott: utgångsintervjun.
Stön, eller hur? Både arbetsgivare och anställda verkar skrämma för dessa slutliga nedläggningar där du skar ut vad som gick bra och vad som kunde ha varit bättre. Men som arbetsgivare vet du också att det verkligen inte finns någon bättre möjlighet att samla värdefull feedback som du kan använda för att förbättra framstegen - förutsatt att du vet exakt vad du ska fråga.
Lyckligtvis kan vi hjälpa till med den sista delen. Här är tio frågor om avslutningsintervjuer som du bör vara säker på att ställa anställda innan du bad dem ditt sista, bittersöta adjö
1. Varför lämnar du?
Detta är en av de nötter och bultfrågor som du kanske redan vet svaret på när utgångsintervjun rullar runt. Innan du fortsätter med andra frågor vill du dock se till att du är klar över exakt varför den anställden lämnar sin nuvarande tjänst.
Bjuds han en bättre möjlighet (eller högre lön) någon annanstans? Behöver han flytta av personliga skäl? Ville han göra en karriärförändring helt?
Börja med den här enkla och enkla snabbmeddelanden kommer att armera dig med det sammanhang som du behöver för att lyckas gå igenom resten av intervjun.
2. Vad var den största faktorn som fick dig att acceptera det här nya jobbet?
Även om denna fråga liknar den första, tar den saker ett steg längre och hjälper dig att identifiera om det finns ett specifikt område där du behöver intensifiera ditt spel för att förbättra dina lagringsinsatser.
Kanske nämner den anställda att det här jobbet erbjöd en möjlighet till avancemang som hon inte trodde var möjlig på ditt kontor - vilket innebär att du måste göra interna vägar för tillväxt och utveckling mer tydligt tydliga. Eller kanske förklarar hon att lönen var för bra för att gå vidare - vilket indikerar att du kanske måste ta en ny titt på din kompensationsstruktur.
Det viktiga att komma ihåg här är att du inte ska bli defensiv eller argumenterande. Om du ställer frågan måste du vara villig att få det ärliga svaret.
3. Vad tyckte du mest om din position här?
Medan exitintervjuer ofta kan känna sig som hänsynslösa sessioner för återkoppling av feedback, finns det inget fel med att strö i lite goda nyheter och positivitet genom att upptäcka vad den anställd gillade mest.
Denna information kommer att ge dig lite insyn i höjdpunkterna i just den positionen - vilket kan vara till hjälp när du skapar arbetsbeskrivningen och rekryterar nya kandidater.
4. Vad tyckte du mest om din position här?
Samtalet av den frågan kanske inte är lika roligt att ställa, men det kan vara lika värdefullt.
Kände den anställda att för mycket av sin tid spenderades på administrativt arbete eller byråkratisk huvudvärk? Eller hade han för många ledare eller chefer som gav honom vägledning - som ofta strider mot varandra?
Din anställds svar på den här frågan ger dig den information du behöver för att avgöra om det finns några justeringar som bör göras i den positionen - innan du vidtar åtgärder för att fylla den.
5. Hur skulle du beskriva ditt förhållande till din chef?
Du har troligtvis hört att folk lämnar chefer och inte företag. Så det är viktigt att du får lite inblick i vad den anställden tänkte om dynamiken med sin avdelningsledare.
Denna fråga kan vara en av de tuffaste för den anställda att svara. För att underlätta nerverna, gör det klart att syftet med denna utredning inte är att kasta någon under bussen. Istället siktar du på att få en förståelse för vad ditt ledarskap lyckas med - liksom vad de kan förbättra i framtiden.
6. Tror du att du var tillräckligt utrustad för att göra ditt jobb bra?
De mest framgångsrika anställda är de som känner sig stötta, uppmuntras och utbildade i sina positioner. Av den anledningen måste du ta reda på hur ditt företag mäter upp i det avseendet.
Kände den teammedlemen att han inte fick en grundlig utbildning och kastades istället till vargarna, så att säga? Var han frustrerad av föråldrad teknik eller en okommunikativ handledare?
Återigen är detta viktig information för dig så att du kan göra övergången för alla nya anställda så mycket lättare.
7. Hur matchade detta jobb med dina kunskaper och kvalifikationer?
Kändes den anställda som om hennes position passade väl med sin egen erfarenhet och kompetens? Eller kände hon som om hon hade vissa färdigheter eller kompetensområden som helt ignorerades eller underutnyttjades?
Förutom att fokusera på de faktiska kvalifikationerna för jobbet kan du också gräva lite djupare för att ta reda på om det här jobbet matchade hennes personliga mål och intressen. På så sätt kan du avslöja om det finns åtgärder du måste vidta för att bättre förstå dina anställda - och sedan justera deras karriärvägar i enlighet därmed.
8. Vilka tre saker kan detta företag göra för att förbättra?
Samtidigt som alla dessa frågor hjälper till att gräva upp områden där ditt företag kan göra några justeringar, kommer denna fråga direkt till hjärtat av det.
Var uppmärksam på att detta kan vara en annan som anställda tvekar att svara på (särskilt när de är villiga att inte bränna broar!).
Du kan dock hjälpa till att lindra lite spänning genom att föreslå ett område med förbättring själv först genom att säga något som: ”Till exempel tror jag att vi skulle kunna göra ett bättre jobb med att hålla alla informerade om tvärsavdelningsprojekt och ansträngningar. Vad tror du? Vad är tre viktiga saker som du tror att vi skulle kunna förbättra? ”
9. Vilka nyckelfärdigheter och kvalifikationer ska vi leta efter i ditt utbyte?
Ingen har större insikt i vad den positionen kräver än den som fyllde den. Så se till att fråga vad han tycker att du borde leta efter i kandidaten som kommer att kliva in i hans skor.
Med detta råd kan du anpassa de krav som anges i arbetsbeskrivningen på rätt sätt, liksom noll på de sökande som troligtvis passar bäst för den öppna rollen.
10. Skulle du rekommendera detta som ett bra ställe att arbeta?
Det här är en bra fråga att använda för att avsluta intervjun, eftersom den i huvudsak sammanfattar allt annat som redan diskuterats.
Får du ett sanningsenligt svar här? Ärligt talat finns det inga garantier. Men om inget annat kommer din anställd sannolikt inte att ge ett platt "nej." Istället kommer hon förhoppningsvis att dela några detaljer om de typer av människor som hon tror kommer att trivas och utmärka sig i din kontorsmiljö.
Utgångsintervjuer kan i bästa fall känna sig besvärliga. Men det förändrar inte det faktum att de är en värdefull möjlighet att få bra feedback från människor som lämnar ditt kontor.
Håll dessa 10 exitintervjuer praktiska, så kommer du att kunna leda ett produktivt och värdefullt samtal som ger dig möjlighet att göra nödvändiga förbättringar framåt (och som en följd minska din omsättning!).
