Det finns många orsaker till att människor ber dig att hjälpa dem på kontoret.
De kanske behöver ett extra par händer, och de tror att du är den perfekta personen för jobbet. Kanske känner de sig överväldigade och försöker vara rättvisa när de fördelar sina uppgifter bland sina teammedlemmar. Eller kanske, uppriktigt sagt, de försöker få lite grymt arbete från sina tallrikar. Och du är den som har bett om att ta på sig nya projekt, eller hur?
Hur som helst kan det vara svårt att vara en lagspelare som är öppen för nya ansvarsområden utan att vara en pushover som är överväldigad av diverse uppgifter och projekt på din tallrik. Även om du vill anstränga dig mer på kontoret, betyder det inte att du vill att alla ska ladda upp din inkorg med sina avskedningar (eller att du ska säga ja till varje begäran för din tid).
Så, vad ska du göra när en kamrat ber dig att ta på sig ett projekt som är tekniskt del av hans eller hennes eget jobb? Här är en trestegsplan för att bedöma och hantera situationen.
Steg 1
Ta först tid att tänka på om projektet skulle vara till nytta i din karriärstillväxt. Skulle det hjälpa dig att få en ny färdighet? Skulle det leda till kvantifierbara resultat som du kan spela på din CV? Skulle det hjälpa dig att skapa relationer med kollegor som du aldrig har arbetat med tidigare? Om så är fallet - och om det inte skulle störa ditt eget arbete - kan det vara en stor uppgift att ta på sig.
Överväg också om att plocka upp extraarbetet bara är en del av att vara lagspelare. Till exempel, vid ett tidigare jobb i mitt, efter att en medarbetare släppts, fick en annan medlem av hennes team hela sitt arbetsbelastning. Han uttryckte för sin chef behovet av ytterligare ett par händer för att bära vikten, men under tiden kontaktade han sina andra teammedlemmar för att kartlägga olika ansvarsområden. I tider som detta kanske du vill suga upp det och hjälpa till, särskilt eftersom det förmodligen kommer att komma en tid då du också behöver be om hjälp.
Det är när du känner att dra nytta av eller när det stör ditt eget arbete att det finns ett problem. I ett annat scenario tävlade min kusin och en annan anställd varandra mot en kampanj. Min kusins officemate ville imponera på sin chef genom att ta itu med ett nytt projekt, så han bad min kusin att bära ett dagligt ansvar som han inte skulle ha tid för tack vare det större och bättre projektet. Inte coolt.
Steg 2: Ta upp situationen
I fall som min kusin är det definitivt okej att säga nej när du har bestämt att begäran inte är den du bör ta på.
Förklara att du alltid är glad att hjälpa till och att du inser att var och en av er på kontoret bidrar till en övergripande teamprodukt - men att du i slutändan måste prioritera ditt eget arbete. Vem kan argumentera med det?
Om det är vettigt kan du se om det finns en tidsfrist för projektet och låta din kollega veta att du skulle vara villig att slå in om din tid tillåter det. Du kan också föreslå några alternativa sätt han eller hon kan ta itu med projektet - finns det till exempel praktikanter att ta på en eller två delar av arbetet? I en situation vid ett tidigare jobb kände en medarbetare sig överväldigad och bad mig om hjälp i projektledningen av en aspekt av hennes arbete. Eftersom jag hade gjort arbete för samma klient, var jag bekant med bakgrunden - jag hade bara inte tillräckligt med utrymme på min tallrik för att ta på hennes del av processen också. Men efter att jag hade slutfört mina egna uppgifter under veckan lånade jag en hand med hennes, och hon var tacksam för hjälpen.
Chansen är stor att din kollega inte försöker dumpa arbetet med dig - han eller hon känner sig bara överväldigad och kommer att uppskatta något bidrag.
Steg 3: Sätt i Big Guns
Naturligtvis finns det definitivt tillfällen då någon försöker driva arbetet på dig, och det är inte något du vill göra - eller borde ta på. Eller så kan du komma överens om att ta ett ansvar för en medarbetare en gång och upptäcka att öppningen av den dörren gjorde det svårt att stänga. Om situationen kvarstår, eller om du får pushback från din kollega, planera lite tid att chatta med din chef om hans eller hennes förväntningar.
Vid en tidpunkt i min karriär fann jag att att hjälpa någon några gånger hade placerat hennes uppgift permanent, snarare än tillfälligt, under min jurisdiktion, och det började erodera tiden jag hade för min egen arbetsbelastning. Jag ville klargöra med min chef att hon hade det bra med mig att ägna en stor del av tiden till något som inte ursprungligen var avsett för min roll - och det visade sig att hon föredrog att återfokusera min energi någon annanstans.
Du behöver inte kasta din kollega under chefen - bara hålla konversationen fokuserad på din arbetsbelastning. Prova, ”Jag älskar att få erfarenhet av olika aspekter av företaget, men jag har spenderat ungefär 10 timmar per vecka på kundrapportering för marknadsföring. Och jag vill bara se till att den procentuella tiden jag spenderar på det överensstämmer med vad du behöver från mig. ”Om det inte är så kan du eller din chef prata med den andra parten och flytta tillbaka arbetet dit det hör hemma.
Det är alltid en bra idé att vara öppen för att ta på sig nya ansvarsområden - men du måste också se till att det du lägger din tid på är i din karriärs bästa intresse och din avdelning eller team som helhet. Sammanfattning: Hjälp när du kan, vara ärlig när du inte kan och låt någon annan dra nytta av din fantastiska arbetsmoral.
Hur hanterar du när en kollega ber dig ta på sig något som är tekniskt hans eller hennes eget ansvar? Har du någonsin varit tvungen att göra det tidigare?
