Det finns många begåvade administrativa assistenter där ute. Jag har träffat många människor, både manliga och kvinnliga, som har gjort karriärer som verkställande assistenter, kontorschefer eller administrativa samordnare och kultiverat deras talanger för evenemangsplanering, projektledning och klient-concierge till en välbetalande karriär. Denna typ av arbete är viktigt och håller verksamheten igång.
Jag är dock ingen administrativ assistent - jag är inte heller begåvad på dessa administrativa uppgifter. Jag är jättebra med kunder, men när det gäller att samordna flera människors resor och transport är jag inte din tjej. Jag är vänlig, men min röst, som liknar tonhöjden som en tioåring, lämpar sig inte för en professionell telefonuppvisning. Jag vet naturligtvis inte hur många kilo potatsallad jag beställer till en 20-personslunch. Jag har faktiskt aldrig planerat ett stort parti - min mor planerade hela mitt bröllop.
Och ändå har det ofta antagits att jag skulle åta mig administrativa uppgifter på jobbet - anteckningar, beställning av lunch, kopior - för jag är den enda kvinnan som är involverad i ett projekt. Många professionella kvinnor har delat liknande erfarenheter med mig. Faktum är att en tidigare kollega i förlags- och medieindustrin berättade nyligen för mig att hennes manliga kollegor tog för givet att hon skickade kalenderinbjudningar, bokade mötesrum och anteckningar för ett tvärvetenskapligt projekt. Hon är senior chef och har över 15 års erfarenhet, i nivå eller överskridande kollegernas.
Vad som är ännu mer oroande är antagandet att kvinnor på något sätt är mer utrustade att göra dessa saker än deras manliga motsvarigheter. Även om vi har gjort så mycket framsteg, kan vissa (men naturligtvis inte alla) av våra äldre manliga kollegor tyckas inte skaka troen på att oss gals bara är bättre på att anteckna och skicka inbjudningar.
Jag tvekar att skriva ett ”hur man” -stycke om att hantera den här situationen eftersom ansvaret för att vända kulturella traditioner inte bara bör falla på ett kön. Men, om du är som jag, har du arbete att göra (faktiskt arbete, det arbete du betalas för att göra) och måste kluta av detta problem i knoppen när det händer. Så att erkänna att det här är korta korrigeringar för ett problem som tar mer än ett par arbetsdagar att korrigera, här är vad som har fungerat för mig.
1. Fråga dig själv: Är detta ett "All Hands on Deck" ögonblick, eller är detta olämpligt?
Jag bryr mig inte om att slå in under en "all hands on deck" -situation. Till exempel arbetar jag för närvarande för en liten start och som ett resultat av företagets storlek och budget har jag tagit på mig ansvar som rör verksamhet, ekonomi och HR som normalt inte krävs av någon i marknadsföring. Jag anser inte att dessa ytterligare ansvarsområden är olämpliga, utan snarare marken i startvärlden.
Om du å andra sidan upptäcker att dina teammedlemmar upprepade gånger ber dig (istället för andra lika färdiga yrkesmän, och särskilt i stället för dina manliga kollegor) att ta hand om administrativa uppgifter som inte är relaterade till din position - som att beställa eller hämta lunch - gå vidare till nr 2.
2. Upprätta inte ett prejudikat
I en av mina första positioner från forskarskolan erbjöd jag att hämta lunch till min chef den första dagen. Jag försökte vara trevlig, men jag visste omedvetet ett farligt prejudikat: Därefter bad han mig att få honom lunch hela tiden.
Det finns inget fel med att vara vänlig och hjälpsam, men det finns många sätt att uttrycka en vilja att gå utöver tullsamtalet bortsett från att köra personliga ärenden eller hoppa upp när någon behöver något FedExed. Lär mig av mitt misstag och tänk länge och hårt innan du går ner på denna väg.
I själva verket kan du också ställa in prejudikatet som du inte kommer: Om du är i ett projektgrupp som inte har en administrativ person tilldelad det, ta dig tid under det första planeringsmötet för att direkt ta upp frågan om vem som kommer ta hand om att organisera möten, få tryckta dokument och så vidare. Rekommenderar från get-go att dessa uppgifter är uppdelade mellan alla eller att gruppmedlemmarna växlar.
3. Lär dem att fiska
Målet med volontärarbete för att fullfölja administrativa uppgifter bör vara att visa din vilja att samarbeta och få gjort arbete, inte att visa att du bara kommer att göra arbete för andra människor. Med det i åtanke, om du upptäcker att kollegor upprepade gånger ber dig skanna, faxa, kopiera eller schemalägga möten, säger du helt enkelt: "Låt mig visa dig hur du gör detta så att du inte behöver fortsätta att fråga mig. Det är verkligen lätt. ”Och sedan gå igenom dem genom processen.
Detta kommer både att avskräcka personen från att fråga denna tjänst igen och minska den dumma känslan av "Jag är bara så hjälplös och dålig med teknik, är det inte söt?" Som ofta följer med dessa förfrågningar. Du och jag båda vet att uppgifter som dessa inte kräver magiska krafter, bara några minuter. Och talar om tiden:
4. Stå upp för din värdefulla tid
Om en kollega ber dig att kopiera och samla en bunt med 40 sidor dokument, ber han dig att ägna tid åt en uppgift som många människor kan göra istället för att arbeta med dina faktiska projekt, vilket antagligen bara du kan göra.
Kontorsaktiviteter är viktigt, men det betyder inte att du måste ta hand om dem dag in och dag ut. Du har ett annat jobb att göra, och att ta tid bort från det kan ha skadliga effekter. Om ditt resultat lider eftersom du spenderade för mycket av din tid på administrativa uppgifter kommer din chef att se detta som en oförmåga att effektivt prioritera. Du kan också skicka ett meddelande om att du verkligen föredrar verksamhetsrelaterat arbete. Kom ihåg istället att alla "valfria" ansvarsområden bör vara möjligheter att visa dina färdigheter, utveckla professionellt eller visa din chef att du medvetet tänker på din framtid med företaget.
Jag kan inte tillräckligt betona att det inte finns något förnedrande med administrativt arbete. Men om du inte har en administrativ roll, finns det ingen anledning att dina kollegor ska kräva eller anta att du är standardadministratör bara för att du är den enda kvinnan i konferensrummet. Stå upp för dig själv och gå tillbaka till arbetet.
