Är det inte irriterande när du tar dig tid att skicka ett väl genomtänkt e-postmeddelande till en medarbetare som lägger upp ett projekts olika problem och möjliga lösningar och får "Låter bra" eller "Fungerar för mig" som svar.
Du reagerar antagligen genom att skrika. Eller vill skrika, men istället stirrar på din dator i oordning. Men vet du det, hur ofta tar du bort snabba svar i ett försök att genomföra alla olästa meddelanden?
Lita på mig när jag säger att jag förstår drog som är din inkorg. Precis när du tror att du är noll på nya meddelanden, visas tre till som med magi. Det är därför du är så snabb att svara - skrivfel, blandade meddelanden, obesvarade frågor är förbannade.
Men om du blir så irriterad när någon gör det åt dig - varför gör du det med andra?
När du tar genvägar och bara bläddrar i ett meddelande innan du tar bort ett snabbt svar riskerar du att irritera dina medarbetare på allvar (eller värre, kunder). Istället för att skicka svar som hotar med att få dig att vara lat eller galet - varken är en vinnande egenskap - försök att visa att du är uppmärksam.
Det är verkligen lika enkelt som:
- tar sig tid att läsa varje meddelande i sin helhet
- dubbelkontrollera att du svarar på några frågor
- korrekturläsning innan du trycker på skicka
Och om du går längre än det och gör något som att lägga ut nästa steg eller volontär för att följa upp, kan du göra din kollegas dag.
Det är den verkliga hemligheten med att skriva bättre e-post. Genom att ta dig tid att läsa vad som finns i din inkorg innan du skjuter av ett svar, kommer du inte bara att förbättra ditt rykte, utan du sparar också ansikte med kollegor, klienter och din chef.
