Hemligheterna för att vara produktiva när du har ett stort projekt

Om du är något som jag är du en evig multi-tasker. Den här kvaliteten kan vara till hjälp, men det kan också vara ett handikapp - som när du försöker slutföra en avhandling, avhandling, termodokument eller ett långsiktigt kreativt projekt. Dessa typer av uppgifter kräver ensamhet, fokus och flitighet - inte studsar från idé till idé.

När jag först började arbeta med min avhandling, varje gång jag satte mig för att skriva, befann jag mig distraherad av andra uppgifter på min to-do-lista. Företaget kändes så stort att jag tyckte att det var lättare att arbeta med små projekt som jag visste att jag kunde avsluta snabbt. Dessutom hade jag fortfarande en hel del andra saker jag behövde göra, så jag motiverade tiden bort från att skriva som tiden mot andra brådskande frågor.

Vad jag lärde mig är att när jag strukturerade min tid på att omedelbart svara på nästa uppgift att dyka upp, blev jag överskridit av det brådskande tyrannin och gjorde inga framsteg med min huvudprioritet: examen! Jag behövde hitta ett sätt att få mig att koncentrera mig på att skriva och inte bli förspänd av arbete eller socialt ansvar som kunde vänta på en annan dag.

Om du är i samma position, låt mig berätta om två tekniker som jag hittade som hjälpte mig ur denna cykel.

Pomodoro-tekniken

När jag berättade för en vän om svårigheten jag upplevde, rekommenderade hon att jag skulle kolla in Phinished, ett doktorsavhandlings- och avhandlingsforum och supportgrupp. Det var här jag först lärde mig om kraften i Pomodoro-tekniken för att fokusera på och avsluta små bitar av skrivande (eller vilken typ av arbete, för den delen).

Pomodoro-tekniken är en tidshanteringsmetod som använder en timer för att dela upp arbetet i intervaller mellan fokus och vila. Dessa intervall kallas "Pomodoros" (eller "tomater" på italienska), efter de tomatformade köket timrar som fungerar perfekt för timing sessioner. Pomodoros separeras av korta pauser för distraktioner, dagdrömmer, snacks - vad som helst. Det fungerar så här:

Välj en uppgift att arbeta uteslutande i 25 minuter.

Ställ in en timer.

Arbeta med uppgiften tills timern ringer.

Ta en fem minuters paus.

Upprepa denna cykel fyra gånger och ta sedan en 15-minuters paus.

Den här tekniken har hjälpt mig att maximera koncentrationen och minska distraheringarna medan jag skriver min avhandling. Jag har funnit att jag i allmänhet föredrar att slutföra längre Pomodoros (30-45 minuter) med längre pauser, men varje dag är annorlunda och jag försöker sätta upp mål i enlighet därmed.

För att få mina intervall och spåra mina framsteg använder jag PomodoroPro-appen på min iPhone ($ 2, 99 från App Store). Webbplatsen Pomodoro Technique har också gratis resurser för att hjälpa dig att effektivisera din arbetsprocess och bekämpa dina multi-tasker tendenser.

Få saker gjord metod

En annan metod som jag stött på för att hantera min tid och hantera distraktioner är Getting Things Done (GTD), ett tidshanteringssystem som är utformat för att hjälpa dig strukturera dina uppgifter och hantera detaljerna i ditt liv utan att göra ditt schema för stel.

GTD handlar om att få kontroll över och perspektiv på saker du vill åstadkomma eller behöver göra. Oavsett om du behöver hämta en bok från biblioteket, schemalägga en intervju eller utarbeta en disposition, förblir du på uppgiften handlar det om att lära dig att hantera och organisera dina saker.

Här är en grundläggande beskrivning av hur det fungerar:

Samla och katalogisera alla dina saker: Organisera alla dina anteckningar på en central plats. Bli av med slumpmässiga Post-its på din skärm och konsolidera alla dina uppgifter och idéer på ett ställe. Rekommenderad app: Evernote

Bearbeta saker med precision och syfte: När du har samlat alla dina saker är det dags att bearbeta. Allt som tar mindre än två minuter ska hanteras direkt. Om du behöver mer än två minuter för att slutföra en uppgift lägger du till den uppgiften i en lämplig kategoriserad åtgärdslista. Du kan tematisera handlingslistor efter sammanhang (till exempel "för kontoret" eller "på biblioteket") eller efter funktion (till exempel "litteraturgranskning" eller "datainsamling"). Rekommenderad app: Påminnelser

Dela upp saker i handlingsbara steg: För ett projekt med flera åtgärder som en avhandling måste du dela upp dem i bitar. Beskriv objekt så tydligt som möjligt och lägg till dem i kategoriska handlingslistor. Rekommenderad app: saker

Dessa steg hjälper dig att få kontroll över dina uppgifter och åtaganden, men du måste också se till att du har perspektiv på dina prioriteringar, så att du kan "börja med slutet i åtanke."

Av denna anledning kräver GTD en veckovisa över alla dina fokusområden, vilket skulle hjälpa dig att återansluta dig med dina prioriteringar och se var du befinner dig och vart du ska. Här är några rekommendationer för en veckovis granskningsagenda:

Samla alla dina lösa papper: Samla anteckningarna som du har samlat under veckan på ett ställe.

Processanteckningar: Läs igenom dina anteckningar och leta efter åtgärdsobjekt. Lägg till åtgärdsobjekt till rätt åtgärdslista.

Granska kalendern från förra veckan: Se till att du inte missade några möten eller uppgifter.

Planera ditt schema för den kommande veckan: Lägg märke till alla viktiga möten eller tidsfrister så att du kan prioritera relaterade uppgifter .

Granska dina handlingslistor: Titta på alla de olika listorna du har skapat och bestäm vad du ska ta itu med under den kommande veckan.

För att lära dig mer om GTD, besök skaparen David Allens webbplats, skaffa boken eller kolla in dessa GTD-appar.