En gång i ett tidigare jobb fick jag ett viktigt e-postmeddelande i min inkorg som varnade mig för några oroande nyheter.
Var sjätte månad genomförde vårt företag en omfattande anonym anställningsundersökning som nästan varje anställd deltog i. Om ditt team var tillräckligt stort (som mitt var) skulle du få ditt eget resultat. Jag såg alltid fram emot att dyka in i mitt teams svar och få en uppfattning om hur människor verkligen känner för sitt arbete, vårt teamdynamik och mig - deras chef.
När mina ögon skannade de olika frågorna, graferna och svaren, stoppade en punkt särskilt mig i mina spår.
Under frågan: "Hur ofta visar din chef vård för dig?" Diagrammet med svar från mitt team var en massa rött. Jag var tvungen att läsa det några gånger för att säkerställa att jag inte missförstod: Majoriteten av mitt team trodde att jag inte visade omsorg för dem?
Detta var svårt att bearbeta eftersom jag naturligtvis brydde mig om dem. Jag brydde mig mycket! Jag var stolt över att tänka på nya sätt att hjälpa mina direkta rapporter växa och frodas. Jag gav dem utmanande projekt och återkommande feedback eftersom jag ville se dem lyckas. Och om det fanns sätt på vilka jag kunde hjälpa dem - genom att anställa till sitt team, förespråka för frågor på deras vägnar eller slå in i ett tufft projekt - kom jag alltid upp. Hur kunde de tänka att jag inte bryr mig?
Den kvällen träffade jag en kollega som också var chef för middag och hällde mitt hjärta till honom.
"Julie, " sa han, "Har du någonsin berättat för dina rapporter att du bryr dig om dem? Eller frågade dem hur de skulle vilja ta hand om? ”
Jag sökte mina minnen och kom kort.
"Alla är kopplade annorlunda, " sade han. ”Och med de bästa avsikterna kämpar vi för att förstå varandra. Varje chef och rapport har sina egna preferenser för hur de fungerar och hur de vill behandlas. ”
Han hade helt rätt.
Även om du är en bra, erfaren chef och även om du kommer att arbeta varje dag med självförtroende kommer du fortfarande att misslyckas med att komma i kontakt med andra då och då. En del av detta kommer att bero på kulturella skillnader eller kontrasterande personligheter, eller för att vi helt enkelt har olika perspektiv och livserfarenheter. Men ju mer jag förstod vad som betydde för mina rapporter, desto bättre skulle jag vara manager. På samma sätt, ju mer mina rapporter förstått hur jag arbetade, desto färre missförstånd skulle vi ha.
Så jag fick hans feedback och gick till arbetet med att bättre förstå vad "att ta hand om" betydde för mina rapporter. Och därmed insåg jag att jag också behövde skapa en användarmanual - för mig själv.
Varför ska du skapa en användarmanual?
När du köper en ny kamera kommer den med en användarmanual som lär dig om gadgetens detaljer - vad varje knapp betyder, hur du väljer rätt belysning för situationen, hur du kommer åt bilderna.
En användarhandbok till din hanteringsstil fungerar på liknande sätt genom att skapa tydlighet för hur du arbetar - vad du värdesätter, vad dina blinda fläckar eller tillväxtområden är och hur människor kan bygga förtroende hos dig. Det är något du kan ge till varje ny rapport som går med i ditt team så att de vet exakt hur de kan arbeta effektivt med dig. Viktigast av allt, när du går igenom och reviderar det under din karriär, får du se aspekter av dig själv som har förändrats till följd av din erfarenhet.
Så hur ska du göra med att skapa din egen "manager manual"?
Det första du måste förstå är att du verkligen behöver känna dig själv. För att fylla en kräver att du reflekterar över dina styrkor och svagheter, vad som får dig att kryssa för, vad du föredrar andra omkring dig och vad som hjälper dig att prestera när du är.
Mallen som jag har inkluderat nedan innehåller frågor och svar från min egen bruksanvisning. Du kan också ladda ner en ren kopia med bara frågorna här genom att välja Arkiv> Ladda ner som> vilken filtyp du vill eller Arkiv> Skapa en kopia . Efter att jag skapade den och delade den med mitt team, uppmuntrade jag dem att göra samma sak och dela deras arbetssätt med mig så att jag kunde lära mig hur jag bäst hanterar dem. Känn dig fri att ändra den så att den passar dina behov bäst och fortsätt att ändra och anpassa den när du lär dig mer om vad som gör din specifika bruksanvisning effektivare.
En användarhandbok för att arbeta med
Introduktion
Varför skriver du den här användarhandboken? Vad hoppas du kommer att bli resultatet av att skriva och dela det?
Hur jag ser framgång
Vad betyder det att vara bra på ditt jobb för dig? Vilka är några av de värden som ligger till grund för din förståelse av framgång?
Vad får och förlorar mitt förtroende
Vad får dig att lita på någon annan? Omvänt, vad utlöser dig? Vilka är de egenskaper du värdesätter som inspirerar ditt förtroende?
Mina tillväxtområden
Vad är dina blinda fläckar? Vad jobbar du på? Vad kan andra hjälpa dig med?
Ytterligare valfria avsnitt att tänka på i din användarmanual
Mina förväntningar på Mina direkta rapporter
Vad anser du som ett starkt jobb för någon i ditt team? Vad anser du som ett medelmåttigt eller dåligt jobb? Vad är unikt med dina förväntningar som kan skilja sig från andra chefer?
logistik
Hur tycker du att synkronisera med dina rapporter eller kollegor? Vilka preferenser har du för en-mot-en-möten? Vill du föredra att folk kontaktar dig via e-post, chatt eller personligen? Vad är din tillgänglighet utanför arbetstid?
Ge och ta emot feedback
Vad är din filosofi kring feedback? Vad kan människor förvänta sig när de får feedback från dig? Hur skulle du föredra att få feedback från dina kamrater?
Allas ledningsresa är annorlunda och djupt personlig, och jag tror att stora chefer görs, inte födda. Det spelar ingen roll vem du är. Om du bryr dig tillräckligt för att läsa den här artikeln, bryr du dig nog att vara en bra chef. Att skapa denna manual hjälper dig att bättre ansluta till dina rapporter, så att du kan vara den bästa chefen - till dem - som du kan vara.
