Hur många gånger har någon sagt att du ska planera innan du vidtar åtgärder?
I skolan får vi höra om att planera i förväg när vi skriver uppsatser och studerar för tentor. På jobbet utbildas vi för att skapa en plan innan vi söker efter den nya klienten eller startar det nya projektet. I allmänhet får vi alltid höra att titta innan vi hoppar, planerar innan vi agerar.
På baksidan är vi betingade att undvika förhalning, eftersom det leder till att inga åtgärder vidtas. Men visste du att överplanering kan vara lika dålig?
Tänk på det här sättet: När du skjuter upp att arbeta på ett projekt, gör du inget för att främja det projektet. Med andra ord, den tid du spenderar på din faktiska uppgift är noll. På samma sätt, när du planerar över, är den tid du spenderar på att arbeta på det projektet också noll.
Som en nyligen förklarad artikel om Lifehacker förklarar: ”Att söka efter dina alternativ, prata om idéer med dina partners och skriva saker är alla bra sätt att gå vidare på. Men att "gå vidare" på ett projekt som inte går någonstans är inte mer produktivt än att titta på Netflix. ”
Sammanfattning: Dina planer betyder inte så mycket om de stoppar dina framsteg och inte leder dig mot någon verklig åtgärd.
Låter bekant? Om så är fallet, här är några enkla steg du kan vidta för att förhindra överplanering och börja börja arbeta så snart som möjligt.
1. Ställ in ett mål för hur mycket tid du ska spendera planering
Se till att detta mål ger dig en viss tid att förbereda och ger mer tid för faktiska åtgärder. Om du till exempel måste skriva en komplex rapport ska du spendera 10 minuter på att beskriva den och minst 20-30 minuter åt gången på att skriva den. På så sätt var din plan användbar, men den ätit inte upp din dyrbara skrivtid.
2. Uppmuntra andra att göra samma sak
Om du är på ett kontor som lägger för mycket tid på att hålla möten och prata om planeringsinsatser kan du försöka få ditt team ombord med avsiktliga ansträngningar för att spendera mindre tid på att tänka och mer tid på att göra.
Det är enkel matematik: En person som försöker att inte slösa bort tid är inte lika effektiv som 10 personer som inte försöker slösa bort tid.
3. Planera din dag i ett sväng
Om du verkligen behöver seriös planeringstid, ta en timme från början av din dag för att planera hur allt kommer att gå istället för att planera en uppgift, slutföra den och sedan starta dina planeringsinsatser för nästa uppgift.
Tänk på det som kockarna fungerar på: De tar vanligtvis ut alla ingredienser i förväg och förbereder dem innan de börjar laga mat så att de inte behöver springa runt i köket senare. Om de måste fortsätta att pausa för att planera, slutar de vanligtvis med bränd kyckling eller överkokt pasta (som inte är för välsmakande).
Sammantaget är det första steget att se till att du är målmedveten att vara medveten om hur mycket faktisk tid du spenderar på en uppgift. Den andra du tillbringar mer tid på att göra istället för att tänka på att göra, desto mer påverkan kommer du att göra.
Ett annat plus: Du har också mycket mindre metaforisk bränd kyckling.
