De flesta av oss har varit där: Du har åtta miljoner saker att avsluta, men ingenting verkar någonsin bli gjort. Du utarbetar en uppgiftslista efter uppgiftslistan och du känner att du lägger till fler objekt i listan än du checkar av. Betyder det att du bara är hemsk vid tidhantering, eller är det något annat?
Här är ett skrämmande (men konstigt tröstande) faktum: 89% av människorna slutar inte regelbundet sina dagliga uppgiftslister. Så oroa dig inte, du är inte ensam!
En annan anledning till att inte oroa dig: Det finns enkla strategier du kan använda för att göra mer gjort och göra ditt arbetslista sätt mer hanterbart. Här är en sammanfattning av våra bästa to-do-tips - eftersom det är dags att bli en av de 11% som faktiskt avslutar vad de avser att göra.
1. Ta regel 1-3-5 på allvar
Under dagen är det lätt att fånga in alla små saker som kommer upp. Visst, du ville verkligen avsluta den enorma kommittérapporten som har tyngt på dig i veckor, men du var tvungen att fylla din to-do-lista med ytterligare 17 saker som behöver din omedelbara uppmärksamhet.
Eller gör de?
Det är här 1-3-5-regeln är praktiskt: Genom att kartlägga en stor sak, tre medelstora saker och fem mindre saker du vill göra den dagen (och ja, det är i allmänhet antalet uppgifter du rimligen kan blir klar på en dag), vet du omedelbart var dina prioriteringar ligger (och vad som kan vänta). Och om prioritering faktiskt är din största fråga när det gäller produktivitet, kommer det att hjälpa dig att bli bättre på det.
Om du arbetar i ett jobb där saker verkligen dyker upp och behöver hanteras ASAP ska du lämna ett av ditt medium och en eller två av dina små fack öppna varje dag för att fylla i de viktigaste omedelbara behoven.
För att göra det ännu enklare har vi skapat ett mycket enkelt (och vackert) kalkylblad för dig att kartlägga dina 1-3-5 objekt, som du kan ladda ner här.
2. Använd Eisenhower-metoden
Alex Honeysett gör en bra fördelning av Eisenhower-metoden, men det viktigaste är att du måste börja förstå två saker om var och en av dina uppgifter: Hur viktigt är det och hur brådskande är det? Den stora lektionen här är att det som är viktigt inte alltid är brådskande, och tvärtom.
Idén med att prioritera uppgifter kan vara skrämmande (särskilt om du inte vet var dina prioriteringar ska ligga), så det här systemet skapar ett mycket enkelt rutnät att basera din to-do-lista på. Leta efter de saker som är brådskande och viktiga och gör det först. Spendera inte din tid på att krama över saker som bara verkar brådskande, och blockera specifika bitar av tid i ditt schema för sådana som är viktiga men inte behöver göras just nu. Och något som du bestämmer är inte brådskande eller viktigt? Gör allt du kan för att få det ur din alltför fullständiga lista.
3. Åtagit till endast en uppgiftslista-app
En god vän till mig klagade en gång till mig om hur hon aldrig kunde komma ens nära att få henne att göra listan, och när hon öppnade upp sin dator såg jag varför: Hon hade nio olika produktivitet eller att göra-lista. appar som går samtidigt på hennes skrivbord!
Många människor gör misstaget att tro att termen ”ju mer ju mer” gäller apper (särskilt produktivitetsapparater), men för de allra flesta människor gör det inte det. Du kommer att spendera hälften av din dag med att röra med allt, och det finns inget sätt att lära dig ins och outs i varje enskild app.
Ta istället lite tid att titta igenom dina produktivitetsappalternativ (här är en bra lista för att komma igång) och välj bara en att åta dig. Ladda ner den, läs upp funktionerna och åtagit dig en hel månad att bara använda den appen för dina att göra-lista. Du kommer att bli chockad över hur mycket mer du kommer att kunna göra när du inte fidget med så många olika saker hela tiden.
4. Var specifik när det gäller vad varje uppgiftslista innehåller
Du borde inte ge samma vikt för att fylla i en rapport som tar dig fem timmar att skriva och skicka ett e-postmeddelande som bara behöver två minuter av din tid. I stället bryter du ned stegen som varje uppgiftslista innebär tills de alla tar ungefär samma tid och ansträngning (en expert föreslår att varje uppgift inte bör ta mer än 10 minuter) och tänka på dem som sina egna att göra lista objekt.
Genom att faktiskt visualisera hur mycket arbete allt kommer att ta, är det lättare att planera resten av din to-do-lista och ditt dagliga schema i enlighet därmed. Medan man bara säger ”skriva kommittérapport” kan göra det enkelt, kan du plotta ut de sex stegen som följer med att göra det möjligt för dig att blockera rätt tid och flytta andra to-do-listobjekt till ett senare datum vid behov. .
5. Skapa en "Klar" -lista
Jag har en vän som håller sig till en klassisk pappers-och-penna-att-göra-lista, och en av anledningarna till att hon gillar det så mycket är för att hon älskar utseendet på att få saker korsade på ett papper efter en lång dag. Det finns en känsla av prestation där som inte finns med många att göra-lista-appar.
Att skapa en "Klar" -lista (mer om det här) ger dig inte bara samma känsla av prestation när du kan se tillbaka på allt du gjorde den dagen, utan om du tittar på listan och inser att du verkligen gjorde inte någonting, det är också ett bra väckarklocka som du behöver fokusera om och tänka om vad du tillbringar din dag med.
Tänk på när du testar något nytt produktivitetstrick som det tar tid att anpassa, så om saker inte verkar fungera efter en dag ska du inte ge upp. Ge varje nytt trick att göra listan minst en månad. Du kommer att bli en produktivitetsmaskin på nolltid!
