När det gäller uppföljningsmeddelanden tror jag att de faller in i en av två distinkta grupper: Checka in eftersom du desperat hoppas på ett svar eller cirklar tillbaka eftersom du desperat behöver ett svar.
Om du någonsin jobbat jaktat tidigare, känner du förmodligen det första scenariot. Du har antagligen oskyldigt dykt tillbaka i anställningschefens inkorg några gånger med det svaga hoppet att du äntligen kommer att höra något om nästa steg i anställningsprocessen. Ja, den radiotystnaden kan vara nedslående.
Men ärligt talat är det den andra gruppen av uppföljningar - de där du absolut, frenetiskt utan tvekan kräver ett svar - som kan vara upprörande.
Oavsett om du väntar på en förfallen bit av ett projekt från en medarbetare eller om du fortfarande håller ögonen skalade efter det nödvändiga svaret från din chef, får du inte det du behöver när du behöver det kan vara frustrerande i bästa fall . Och för det mesta kräver detta en annan typ av tillvägagångssätt än de vänliga meddelanden som du "bara checka in!" Du är van vid att skicka till potentiella arbetsgivare eller blivande kunder.
Så här är fyra viktiga tips som hjälper dig att effektivt följa upp när du inte bara vill ha ett svar, utan absolut behöver ett.
1. Motstå lusten att be om ursäkt
Låter bekant? Det är troligt alla rader du har använt för att starta ett uppföljningsmeddelande. Och när du skickar ett artigt e-postmeddelande till någon som en anställningschef kan de vara ett något effektivt sätt att dela in din begäran.
Men när du ivrigt väntar på ett svar som någon legitimt är skyldig dig? Det finns verkligen inget behov av att be om ursäkt för det. Du förtjänar ett svar för att fortsätta gå vidare med ditt eget arbete - och det är inte något du behöver vara ledsen för. Du har inte gjort något fel.
Så motstå den överväldigande lusten att börja din e-post med ett gäng halvhjärtade ursäkter och snälla. De är verkligen inte nödvändiga.
2. Gör det enkelt
Om du följer upp har du antagligen redan skickat den här personen minst en (okej, några ) relaterade e-postmeddelanden innan den här. Och chanserna är att dina initiala meddelanden innehöll mycket bakgrundsinformation: Vad du behöver, varför du behöver det, vem du behöver det för, så vidare.
Naturligtvis är det viktigt att tillhandahålla lite sammanhang - mottagaren bör kunna hämta grunderna från bara en e-post (utan att behöva bläddra igenom den till synes oändliga tråden). Kom dock ihåg att nyckelordet där är grunderna .
När du behöver ett svar, är ditt bästa alternativ att göra det så enkelt som möjligt för den personen att faktiskt komma tillbaka till dig - vilket innebär att du måste hoppa över luddet och komma direkt till den snygga skit.
Lita inte på det standardämnet "Följande" och redigera istället ämnesraden för att tydligt beskriva vad som behövs. Använd korta meningar och stycken och använd till och med punktpunkterna om det gör ditt meddelande lättare att skumma.
Vill du ha bonuspoäng? Inkludera en tidsfrist för när du behöver svar - i fetstil om du känner dig särskilt modig. Ju lättare ditt meddelande är att läsa och svara på, desto mer sannolikt är det att du faktiskt får det du behöver.
Här är ett exempel på hur den här typen av e-post kan se ut:
- Kundtillväxtdiagram
- Kundbranschdiagram
3. Prova andra metoder
Vi har alla kommit att förlita oss mycket på e-post - och med goda skäl. Det är ett bekvämt och enkelt sätt att kommunicera på.
Men med tanke på att vi alla ständigt drunknar i våra inkorgar, är det lätt för dessa meddelanden att gå helt vilse i blandningen. Folk läser din e-post och lovar att svara på det senare, bara för att få det begravt längre och längre ner - vilket betyder att "senare" aldrig kommer.
I en situation då du bara hoppas få svar, skulle jag vanligtvis inte rekommendera detta tillvägagångssätt (ärligt talat, att anställa chefer inte gillar att bli förföljda). Men om du stannar och väntar på den information du behöver kan det vara dags att gå ut bakom din datorskärm för att få svaret.
Plocka upp telefonen, stopp vid den personens skrivbord eller nämn den för henne när du är samlad runt kaffekanna på morgonen. Ja, det här kan pressa dig över linjen från ihållande till skadedjur. Men ibland kräver desperata tider desperata åtgärder.
4. Beskriv nästa steg
När allt annat misslyckas är det dags att beskriva hur du kommer framåt om du bara aldrig får svaret du behöver. Oavsett hur många olika tips och taktiker du försöker finns det några människor som bara inte kommer tillbaka till dig. Och tyvärr betyder det inte att du bara kan torka av händerna på hela saken. Du måste justera och gå vidare.
Du vet vanligtvis när du skickar ditt sista uppföljningsmeddelande - din sista dikeinsats för att få personen att äntligen trycka på den "svar" -knappen. Så när du skickar den här slutliga varningen, avsluta meddelandet genom att specificera vad som kommer att hända nästa om du inte får det du behöver.
Jag vet - det låter förmodligen lite hotande. Men det är viktigt att du gör detta klart för din mottagare. Genom att använda vårt exempel från tidigare kan du lägga till en rad som den här längst ner i den e-postmeddelanden:
Lite hårdare än du är van vid att vara? Ja. Effektiv? Definitivt.
Att höra syrsor som svar på dina e-postmeddelanden är alltid frustrerande - men det blir särskilt irriterande när du faktiskt behöver ett svar. Och det scenariot kräver ofta ett annat tillvägagångssätt än det artiga du är van vid.
Implementera dessa tips så förbättrar du dina chanser att äntligen få det svaret du har väntat på. Om inte? Tja, åtminstone vet du att du försökte allt - kort för att skicka en bärduva (vilket jag inte skulle rekommendera).
