Volontärer får mycket uppmärksamhet för sitt bra arbete runt om i världen, men för att skapa den optimala volontärupplevelsen, händer mycket bakom kulisserna. Oavsett om du är en betald anställd som har till uppgift att hantera volontärer eller projektledare för en organisation i fältet, måste du navigera i olika personligheter, färdigheter och förväntningar för att få arbetet gjort.
Att hantera volontärer är inte så mycket annorlunda än att hantera personal på kontoret, förutom en stor skillnad - volontärer är i allmänhet obetalda och ibland till och med betalar för upplevelsen. Och i många situationer är förväntningarna höga och det finns inte alltid tydliga leveranser. Så, hur ser du till att frivilliga får ut mesta möjliga av sin erfarenhet och får jobbet gjort? Här är några strategier jag har använt för att se till att både chefer och volontärer har en fantastisk upplevelse.
Var realistisk när det gäller timing
Debatten pågår fortfarande om den mest effektiva och effektfulla tiden för volontärer att engagera sig i ett projekt. Vissa säger att 3-6 veckor är tillräckliga, och andra hävdar att 6 månader till ett år är den bästa tiden för att säkerställa volontärtillväxt och påverkan på marken. Så överväg vad som är bäst för din organisation och kommunicera vad en realistisk tid för din organisation är innan du tar med dina frivilliga ombord.
Vänta på allvar kostnaderna och fördelarna med frivilliga ”roterande dörrar” som bara är på en dag eller två. Om du inte verkligen behöver arbetskraft eller finansiering, eller om de verkligen kan ge resurser till din organisation, innebär "hit and run" -stilen för frivilligarbete att din organisation ofta ger mer än den borde rymma de frivilliga. Det är inte alltid bra för en organisations långsiktiga mål, och det främjar definitivt skepsis i de lokala samhällena.
Orientera till en ny miljö
När volontärer anländer är det första du bör göra att vara värd för en orientering, både för din organisation och på kulturen där du arbetar. (Du skulle bli förvånad över hur många som anländer utan grundläggande kunskaper i landet.) Många organisationer hoppar över detta steg, men riktningar är kritiska - de fungerar som en grund för frivilliga och hjälper dem att förstå dagliga operationer, teammål och vad som är förväntas av dem.
Som en del av denna process kan det vara bra att ha en inträdesintervju med varje volontär, mäta deras färdighetsnivåer och hur de kan vara mest effektiva. Det är också dags att klargöra din policy som organisation och viktiga detaljer, till exempel din policy för konfidentialitet och ansvarsfull användning av sociala medier. (Det är bra för frivilliga att använda sociala medier för att öka medvetenheten, men det är viktigt att se till att informationen som frivilliga avslöjar online inte utsätter din organisation eller lokala samhällen i riskzonen.)
En omfattande orientering hjälper dig också skapa en kultur för öppen kommunikation från ankomsttidpunkten, låta dina frivilliga veta att du är där för att lyssna om de har problem eller om de behöver förtydligande. För att upprätthålla denna kultur, försök att inrätta veckovisa volontärmöten för att prata genom förväntningar och frågor, eller använd tiden över måltider för att göra en incheckning om temperaturen där alla befinner sig.
Hantera deras förväntningar
När jag arbetade i Kambodja lyckades jag en grupp frivilliga som sa till mig halvvägs genom vår forskningsresa, ”Vi vill bygga ett bibliotek.” Detta var en konstig begäran, eftersom byn bad om jordbruksverktyg, inte läsematerial. Det var ett välmenande förslag, men vem skulle faktiskt ta hand om detta bibliotek när vi åkte - och med en låg läskunnighet, vem skulle faktiskt läsa böckerna? För att inte tala, det var inte vårt syfte på marken, och samhället ville inte heller ha ett bibliotek.
Volontärer kan komma in med många förväntningar: att din organisation ska fungera sömlöst, att den ska fungera som en västerländsk organisation eller att den ska göra något mer eller annorlunda. För att förhindra konflikter som kan uppstå från dessa förväntningar måste du vara mycket tydlig om vad du kan och inte kan tillhandahålla, vad dina mål är och inte är, och vilka resurser du kommer och inte har tillgång till. Ju fler volontärer förstår om din organisation, desto mer ombord kommer de att vara med dina projekt och mål.
På liknande sätt är det viktigt att hantera dina frivilliges förväntningar om resultatet av sin resa: De gör något bra, men de kommer inte att förändra världen över en natt. Ibland blir färska volontärer avskräckta och frustrerade när de inte ser omedelbar förändring, och de kan vara snabba att skylla värdorganisationen eller volontärchefen. Genom att ställa förväntningarna i front kan du hjälpa dem att förstå att detta arbete tar tid och att de är en del av ett mycket större mål eller rörelse genom att bidra med sin tid.
Skapa ett system för utvärdering och ansvarsskyldighet
Medan volontärarbete är obetalda är de ofta en springbrett för annat ideellt arbete, så det är viktigt att se till att dina frivilliga lär sig och växer under processen. På samma sätt, även om du inte hanterar betalda anställda, har du ett jobb att göra, så du måste skapa ett system för att säkerställa att volontärer slutför projektet de har avsett att göra.
Precis som på ett kontor, bör du sätta upp mål och tidsfrister, ha uppföljningsmöten och ha halvtidscheckinspelningar. Du kanske också vill överväga att frivilliga undertecknar en uppförandekod eller ett dokument som belyser deras åtagande (mer symboliskt än lagligt), så att du kan påminna dem om vad de avsåg göra vid deras ankomst.
Om du har problem med frivilliga, prata med dem direkt som du skulle göra en anställd, och om det inte är någon förändring, prata med deras sponsororganisation (vanligtvis är det en skola eller placering företag). Om det inte fungerar, och de slösar bort din tid och resurser, har brutit en politik eller helt enkelt inte drar sin vikt, då kan du skjuta dem. Detta är svårt för många chefer (eftersom hela idén med frivilligarbete handlar om att vara osjälvisk), men det finns tillfällen då en volontär gör mer skada än nytta, och det är till någon nytta för någon.
Var ärlig när det gäller uppföljning
Bland tårar och kramar säger volontärer ofta "Jag lovar att komma tillbaka, jag kommer aldrig att glömma dig, " till lokalsamhället och personal. Men hur rörd de än är av erfarenheten, kanske de inte har resurser eller tid att återvända när de kommer hem. Det är OK, men uppmuntra dem att vara realistiska om vad de kan göra när de kommer hem - oavsett om det är en liten insamling, som håller några föredrag för att uppmuntra andra frivilliga eller inte alls. Det kan vara bra att utveckla en handlingsplan med en tidslinje innan de går, så att ni båda vet vad du kan förvänta dig och kan följa upp den. Som sagt kan du uppmuntra frivilliga att hålla sig involverade och anslutna genom att upprätthålla en listsserv, Facebook-grupp eller Twitter-flöde.
Och som en sidoanteckning, se till att du är ärlig om uppföljningen du kan göra på uppdrag av dina frivilliga. Det är bra att vara en referens eller skriva rekommendationsbrev för dina volontärer om du kan, men om din tid inte tillåter att rekommendera alla (eller om du inte är bekväm med det), var ärlig och meddela dem.
Att ge dina volontärer en fantastisk upplevelse kräver mycket planering, uppföljning och kommunikation. Var praktisk, beredd och ärlig, och både din volontärbas och organisationen kan dra nytta av att göra bra.
