Alltför många kunder kommer till mig på ett "Jag kan inte ta det längre" -fas i sin karriär.
Ta till exempel Tricia, som kom till mig avskräckt med sitt jobb och sin oförmåga att hantera det. Hon arbetade länge - de flesta av dem satt vid möten och hanterade hundratals e-postmeddelanden - och rusade sedan sista minuten för att avsluta marknadsföringskampanjer, som alltid tycktes förvandlas till brandövningar.
Mentaliteten ”alltid på” var att få henne. Och hon var redo att sluta.
Jag såg omedelbart att Tricia saknade den viktigaste jobbfärdigheten som jag tror att varje anställd måste ha: prioritering och ledning. Det vill säga förmågan att tydligt identifiera de viktigaste prioriteringarna och fokusera den stora majoriteten av din energi och tid på dessa saker.
Tyvärr, även om vi ofta pratar om tidshantering och produktivitet på kontoret, försvinner konsten att prioritera ofta. Som ett resultat hamnar många människor som Tricia: utmattad, frustrerad och utbränd.
Om du känner dig överväldigad av överdrivna timmar och ständigt byter till dos, här är några tecken på att du kan behöva hantera dina prioriteringar bättre - och några enkla sätt att komma tillbaka på rätt spår.
Tecken nr 1: Du tror att allt är viktigt
Om du tittar på din uppgiftslista och ser allt lika viktigt, är det lätt att bli överväldigad med din volym av uppgifter, snarare än kvaliteten av ditt arbete. Men tänk på detta: Pareto-principen föreslår att 20% av dina uppgifter ger 80% av dina resultat - och det betyder att en liten bråkdel av ditt dagliga arbete förtjänar merparten av din uppmärksamhet.
I Tricias fall accepterade hon varje mötesinbjudan hon fick. Men det betydde inte att mötena var värda hennes tid eller hjälpte henne att uppnå något av hennes primära mål.
Lösning: Gör tydliga mål och mål
Arbeta med din chef för att få en kristallklar uppfattning om exakt hur din prestanda kommer att bedömas (t.ex. kommer du att granskas baserat på det dollarbelopp du tog in eller dina kunders nöjdhetsnivå?). När du har fått ett bättre grepp om dina leveranser kan du dela upp dem i vecksmål.
Till exempel, om ditt ultimata mål är att generera nya intäkter, bör ditt primära fokus vara på att följa upp leads du fick på en mässa och bygga relationer med potentiella kunder - inte spendera timmar varje vecka för att hjälpa till att planera nästa mässa.
När du fattar beslut om arbete under varje dag, fråga dig själv: "Hur kommer det att komma mig närmare mina mål?" Om det inte gör det, lägg ner det och gå vidare.
Tecken # 2: Du konsumeras av aktivitet snarare än prestationer
Har du någonsin börjat med en lista i början av dagen, känt dig upptagen hela dagen, men kvar att känna att du inte fick gjort något? Frustrerande, eller hur? Tricia var verkligen upptagen, men hon gjorde inte mycket.
I verkligheten fick du antagligen många saker med låg prioritet - som att klicka genom obetydliga e-postmeddelanden, sitta genom ineffektiva möten eller göra små uppgifter som inte leder ditt viktiga arbete framåt. Kanske har du tillbringat dagen på projekt för att hjälpa din chef eller medarbetare, men inte få ditt eget arbete gjort.
Lösning: Gör en daglig plan och håll dig fast vid den
Skapa en daglig plan som börjar med att schemalägga ditt viktigaste arbete. Dessa prioriterade aktiviteter får första sprickan i din kalender, innan du ens tänker på att göra något annat.
Du kommer sannolikt att slutföra vissa uppgifter när du tar upp ett specifikt datum- och tidsåtagande för dem. Om e-postmeddelandet är en konstant distraktion, stäng av den och kontrollera den bara vid två eller tre specifika tider varje dag. (När du är förankrad i arbetade och blir distraherad genom att läsa ett e-postmeddelande tar det hela 64 sekunder för ditt fokus att återhämta sig. Tänk på det: Du tappar mer än en minut värdefull tid för varje e-postmeddelande du läser i mitt i viktigt arbete!)
Tecken nr 3: När du kommer till det viktiga arbetet blir du distraherad
Du hör den kontinuerliga "ding" av inkommande e-postmeddelanden, texter och snabbmeddelanden och känner dig tvungen att kika. Du blir ständigt distraherad av Sirene-samtalet från sociala medier. Förhalning hindrar dig från att börja och perfektionism hindrar dig från att avsluta. Och du tror felaktigtvis att du genom att göra flera uppgifter får mer gjort på samma tid. Låter bekant?
Multitasking till viss del är oundvikligt, men kom ihåg: även om du kan begränsa ditt arbete till de viktigaste uppgifterna, kommer du inte att kunna göra några framsteg om du inte kan fokusera tillräckligt länge för att avsluta dem.
Lösning: Utveckla din förmåga att fokusera
När du är klar över det prioriterade arbetet som måste göras, lära dig att fokusera på dessa uppgifter - och stanna -. Prova dessa go-to-strategier:
1. Chunk ditt arbete: Använd Pomodoro-tekniken för att schemalägga 25-minuters tidsluckor för att arbeta med prioriterade uppgifter. Titta inte upp förrän tiden är över, ta sedan en kort paus. Upprepa fyra gånger och ta en längre paus.
2. Samla ditt arbete: Gruppera liknande uppgifter i tidsblock i kalendern, så att du kan fokusera på en sak och få det gjort. Aktiviteter som bearbetning av e-post, återkommande telefonsamtal eller granskning av dokument kan grupperas och göras i batchar.
3. Stoppa fleruppgift: I slutändan tar varje uppgift längre tid - och du kommer att äventyra kvaliteten på ditt arbete att starta.
När du går igenom dagen, gör ofta verklighetskontroller: Stoppa varje timme och fråga dig själv snabbt: Bidrog den sista timmen till mina viktigaste mål? Om inte, löfte att förbättra de kommande 60 minuterna och börja om igen. Om du gör en verklighetskontroll varje timme, låter du aldrig en hel dag komma ifrån dig.
Slutligen spåra din framgång. Avsluta varje dag med en genomgång av vad du åstadkom och hur det rörde dig mot dina viktigaste leveranser. Detta gör det lättare att släppa de andra saker som inte är viktiga.
När du är redo att ta tillbaka kontrollen över ditt arbetsliv, kom ihåg att det inte handlar om tidshantering eller produktivitet. Poängen är inte att få allt gjort - det är att få det viktigaste arbetet. Jag gillar att hålla Brian Tracy råd i åtanke: "Det är inte den tid du tillbringar att arbeta totalt sett, utan hur mycket tid du lägger på att arbeta med högprioriterade uppgifter."
