Möten är dyra. Inte för att du laddar människor att delta (uppenbarligen), utan för att de använder människors tid; tid som kan spenderas på att göra massor av andra intäktsgenererande saker. I själva verket fann en studie att ett återkommande möte mellan chefer på medelnivå kostade ett företag 15 miljoner dollar per år.
15 miljoner dollar per år!
För att inte nämna, måste du också ta hänsyn till förberedelsetiden och kontextväxlingstiden. Professor Gloria Mark vid University of California, Irvine fann att det tar i genomsnitt 25 minuter för en arbetare att återvända till sin ursprungliga uppgift efter ett avbrott.
Att känna till denna statistik betyder att när jag diskuterar om jag behöver ringa ett möte, frågar jag mig själv vad det är värt (bokstavligen). Är detta den bästa användningen av allas tid, inklusive min? Och inte så sällan är svaret "nej."
Så vad ska jag göra då? Lätt! Skicka ett enkelt men kritiskt e-postmeddelande för att hålla alla informerade och på rätt spår.
Vad du ska inkludera
Det finns tre viktiga saker du behöver täcka:
- Logistik : varför mötet avbröts och, om det är ett återkommande möte, vad man kan förvänta sig för nästa gång
- Åtgärd : alla kritiska åtgärdsobjekt som har slutförts eller är i väntan
- Information : eventuella uppdateringar eller allmänna FYI: er för gruppen
Obs: Fäll inte i fällan att sätta åtgärdsobjekt och logistik sist. Att ha den mest kritiska informationen högre upp säkerställer att den ses när dina kollegor skummar över sin e-post. Åh, och ett bonustips för dig: Sätt folks namn i fetstil om de behöver göra något för att göra det tredubbla att de märker det.
E-postprov Hur man förvandlar ett möte till ett e-postmeddelande
- Nå ut till fem kunder för feedback om designen - Maria
- Skicka den sista tidpunkten för marknadsföringsplan för godkännande - Jason
- Marknadsföringskopia låst in
- Kundens kortlista slutförd
- Budgetförfrågan skickas till finansgruppen
- Startdatum bekräftat (14 nov!)
Det kan tyckas enkelt, men att lägga till mötet-vände-e-postmeddelandet till din professionella väska med tricks är ett bra sätt att öka fokus och produktivitet i ditt team. När du respekterar andras tid och alltid ser till att nästa steg är tydliga, är det mer troligt att andra omkring dig gör detsamma. Och vem älskar inte en timme tillbaka för att få jobbet på en hektisk dag?
