Det finns vissa förfrågningar i livet som är svåra att vägra. Till exempel, när en gammal vän oväntat är i stan och behöver en plats att bo, känner du dig tvungen att säga "ja" oavsett hur upptagen du kanske är, eftersom du verkligen inte kan tänka på ett acceptabelt sätt att säga "nej. ”
På samma sätt känner många sig skyldiga att säga ”ja” när de blir ombedda att rekommendera eller skriva ett rekommendationsbrev till en kollega. Men vad händer om personen som begär ditt godkännande är någon du inte känner så bra? Tänk om hans eller hennes framträdande var så imponerande att du skulle vara hårdpressad för att få fram ett enda positivt attribut? Eller, värst av allt, vad händer om du inte kunde - med gott samvete, ändå - rekommendera den här personen för något jobb?
Till exempel berättade en kvinna nyligen om en praktikant som hon övervakade i sex månader. Han tog examen från en högsta lagskola och applåderades för sina skrivfärdigheter, men han saknade helt professionalism. Han klädde sig på ett adekvat sätt, förbannad i närvaro av chefer och var ovillig att utföra arbete som han såg som "under honom." Företaget talade formellt till honom om sitt beteende vid flera tillfällen, men ingenting förändrades.
När han senare bad henne att rekommendera honom för ett jobb hos ett politiskt konsultföretag, gick hon med på det. ”Varför skulle du göra det?” Frågade jag henne. Hon svarade fårigt: "Jag ville inte bränna en bro med honom."
Tyvärr kommer hennes oärliga rekommendation troligen att bränna en bro med företaget som tar emot Mr. Underperformer. Så här är frågan: Är det verkligen värt risken att knyta dig själv (och ditt företag) till någon du inte tror på - sätta ditt eget rykte och varumärke på linjen?
I de flesta fall är det inte. Naturligtvis är det lättare att säga ”nej” än gjort, så här är tre metoder för att avslå en ovälkommen begäran.
1. Kontrollera din anställdhandbok
Här är det bästa fallet: Många företag har policyer som förbjuder anställda att skriva rekommendationsbrev. Det betyder att det är dags att du dammar bort den anställdas handbok och tittar - om du har tur är allt du behöver säga till din förfrågare: "Tyvärr förbjuder vår företagspolicy alla anställda att skriva rekommendationsbrev, men Jag får bekräfta din titel och anställningsdatum hos din blivande arbetsgivare. ”
2. Ha en personlig policy
Även om ditt företag inte utfärdar riktlinjer för rekommendationsbrev har du all rätt att skapa din egen policy. Regeln här är att hålla det enkelt, kortfattat och utan utrymme för argument. Om en underpresterande kollega - eller någon kollega, verkligen - närmar dig dig för en rekommendation, är det rättvist att säga något som: ”Jag är ledsen, jag skriver inte rekommendationer på grund av det ansvar som följer med dem. Jag hoppas att du förstår. ”Oberörbar.
3. Hjälp mig att hjälpa dig
Om en kollega närmar sig dig och du inte känner att du känner personen väl, är det rättvist att säga att du inte känner tillräckligt med hans eller hennes arbete. Så här kan det låta: ”Jag önskar att jag kunde hjälpa till, men jag tror inte att vi arbetade noggrant tillsammans för att jag skulle kunna skriva den glödande rekommendationen som ni förtjänar.” Även om detta gör en svår konversation, visar det också att du ha den andra personens bästa intresse i hjärtat.
Den här typen av svar kan också gälla i en situation där en gammal kollega närmar sig dig. Istället för att säga att du inte arbetade tillräckligt nära tillsammans kan du dela att det har gått för länge sedan du arbetat tillsammans för att du effektivt skulle kunna tala om hans eller hennes arbete. Och för en underpresterare? Prova en enkel ”Jag önskar att jag kunde hjälpa, men jag tror inte att jag är den bästa personen som talar med dina förmågor för den här rollen. Lycka till."
När du samtycker till att vara värd för din vän i sista minuten är det värsta fallet att du hamnar trött mitt på arbetsdagen. Att skriva ett oförtjänt rekommendationsbrev är dock inte lika konsekvent. När Mr. Underperformer rycker ut i sitt nästa jobb, offrade du inte bara en timme eller två av din dyrbara tid - du offrade ditt rykte. Tänk noga innan du säger "ja" till nästa person som ber dig om en rekommendation.
Som sagt, kom också ihåg att dagens underpresterande praktikant kan vara morgondagens chef. Så, som du skulle göra i någon annan professionell situation, fortsätt med takt och gott omdöme.
