Har ett jobb? En som involverar en dator, en internetanslutning och ett skrivbord?
Då kommer du förmodligen att skriva en roman som är värd via e-post i år - medan du hanterar cirka 100 e-postmeddelanden per dag.
Jag tror att vi alla kan vara överens: överbelastning via e-post når en feber tonhöjd. (Och inte bra feber, som diskotek eller kojskälla. En dålig feber. Som tyfus.)
Liksom de flesta har jag lagt ned en betydande tid på att tänka på hur jag ska organisera e-post, prioritera e-post och svara på e-post snabbare. Men nyligen har jag funderat på en mer intressant fråga: Hur kan jag "träna" människor (försiktigt och kärleksfullt, naturligtvis) för att skicka mig färre e-post till en början?
Här är tre av mina favorit tekniker.
Är det revolutionära begrepp? Inte riktigt. Är det förnuftiga, förnuftiga påminnelser? Jag tror det. Och om du håller med, hoppas jag att du mailar mig och berättar allt om det. (Bara skojar. Helt.)
1. Svara inte på varje e-post direkt (eller alls)
Detta låter kanske intuitivt, men när du verkligen gräver i det, tenderar många "brådskande e-postmeddelanden" att lösa sig utan din hjälp.
Exempel: Ungefär en gång om dagen får jag ett hektiskt e-postmeddelande från en härlig klient, kollega eller kund som säger något som:
”Alex! Hjälp! Jag försöker göra _________ men jag kommer inte ihåg vad du berättade för mig om _________. Kan du påminna mig igen? ”
Cirka 90% av tiden, om jag väntar en timme eller två och inte gör någonting alls, skriver samma person tillbaka och säger:
”Alex! Hurra! Jag listade ut det. Mitt fel. Glöm det!"
Genom att välja att inte svara direkt, "utbildar" du människor för att vara mer självhjälpande - samtidigt som du skapar förnuftiga, realistiska förväntningar om hur snabbt du kan svara.
Använd naturligtvis sunt förnuft här. Om du arbetar i en kundtjänstposition - och ett viktigt element i ditt jobb är att reagera snabbt på människor som behöver din hjälp - så kommer uppenbarligen din definition av "vem som behöver min hjälp" att vara annorlunda än någon annans.
Men oavsett vilken typ av jobb du har kan du prova detta nästa steg.
2. Skapa en autosvar med användbara svar på vanliga frågor
Skapa en lista med vanliga frågor som människor skickar e-post till dig, dag in och dag ut. Lägg sedan dina svar i en auto-responder som ger människor exakt vad de behöver.
Det är mycket effektivt och återigen skickar det ett subtilt meddelande om att du uppskattar människor som är villiga att hjälpa sig själva.
Här är ett enkelt exempel:
Hallå där!
Tack för att du skrev.
Om du läser de här orden betyder det att jag är djupt i ett stort, spännande projekt - och jag kommer inte att kontrollera min e-post på flera timmar.
Men tack vare magin med e-post kan jag fortfarande hjälpa dig, just nu!
Om du skickar e-post för att ställa in ett möte:
Använd mitt schemaläggningsverktyg online här. Det är det bästa sättet att låsa tiden.
Om du mailar för att få en statusuppdatering på Project XYZ:
Kolla in den aktuella tidslinjen här.
Om du har en extremt tidskänslig fråga:
Vänligen ring min cell på ### - ### - ####. Eller promenera till mitt skrivbord på tredje våningen. Jag ska vara med.
3. Svara med förklaringar, inte fler frågor
Om du avslutar dina e-postmeddelanden med öppna frågor som dessa:
"Vad tycker du att vi borde äta lunch?"
"Kommer du ihåg hur du uppdaterar webbplatsen, eller behöver du hjälp?"
"Hur tror du att vi ska fortsätta härifrån?"
Dina frågor kommer bara att generera fler e-postmeddelanden, med ännu fler frågor, vilket kräver din fortsatta tanke och uppmärksamhet.
Så istället för en öppen fråga, försök att avsluta dina e-postmeddelanden med en tydlig deklaration, som:
”Låt oss äta lunch kl 12:30. Vi ses på Café Luna. ”
”När du är redo att uppdatera webbplatsen, här är en WordPress-tutorial och en länk till våra företagets branding-riktlinjer. Jag är här om du behöver mer hjälp. ”
”Låt oss ansluta igen om en vecka. Jag ringer dig klockan 10 nästa måndag. ”
Om det du föreslår inte fungerar för dina mottagare, kommer de att meddela dig! Men för det mesta är de tacksamma för din precision. Du eliminerar mentala benarbeten för dem - för att inte tala om en lång rad onödig bak-och-föring.
För att sammanfatta allt?
Om du vill utbilda människor att skicka färre (och bättre) e-postmeddelanden: Modellera beteendet som du vill se i världen.
Om du brukar skicka e-post till vänner och kollegor och be om råd om saker du antagligen bara kunde Google, kommer andra förmodligen att göra samma sak mot dig.
Om du skriver långa, prickande, pussel-esque e-postmeddelanden, får du svar som är lika mystifierande.
Men om du är tankeväckande och kortfattad, höjer du fältet för alla i din cirkel - lär andra exakt hur du vill bli behandlad.
Så var en tydlig och konsekvent lärare. Din inkorg (och psyke) kommer att tacka dig.
