En av dina medarbetare ger dig ett slutfört projekt för en gång. Du tittar snabbt och magen plummar omedelbart i dina skor. Det här är fel . Inte en "oopsies, du saknar ett komma" typ av fel, mer av en "vem, du måste göra om det här" typ av situation.
Nu då? Du vet att du definitivt inte bara kan låta det misstaget glida förbi. "Om du ignorerar det kommer det troligen att fortsätta, " säger Janel Anderson, en ledar- och kommunikationsekspert som fick sin doktorsexamen i organisationskommunikation från Purdue University. "Jag uppmuntrar alltid människor att ha dessa tuffa samtal till tjänst för det stora arbete som deras organisation eller team gör."
Så hur gör du det här? Hur exakt kan du bryta nyheterna och säga till din kollega, "Du har skruvat upp!" På ett sätt som är direkt, men inte nedlåtande?
Oavsett om du interagerar med en helt ny hyra, en kamrat, en direkt rapport eller till och med din chef, behöver du alltid berätta för någon att de har trasslat är alltid besvärligt. Lyckligtvis finns det några fraser som du kan luta dig till för att leda dem i rätt riktning - utan att vara helt brutala.
1. "Kan du ta en ny titt på?"
Trots att dina insidor skriker, Fel, fel, fel! , du vet att en hård korrigering förmodligen inte kommer att bli väl mottagen.
Det är det fantastiska med att börja med en fråga. Det sätter omedelbart dig och den andra personen i en mer samverkande sinnesram, samtidigt som du försiktigt leder dem till det område (eller områden ) där de har gjort några misstag.
Dessutom har den personen en uppmärksamhet mot de specifika platserna där de har röra sig och ger dem en chans att känna igen (och adressera) sina egna fel - utan att du bara omväxlar allt. Denna möjlighet att vara lite mer praktisk med sina korrigeringar innebär att de är mer benägna att faktiskt behålla den informationen till nästa gång.
En viktig sak att notera om detta tillvägagångssätt: Du måste vara specifik om exakt vad de behöver ta itu med. "Det är uppenbarligen något de missade första gången, " säger Anderson. "Så, säg något som:" Kan du titta igen på punkt tre eller bild sju? "" På så sätt kan du rikta dem till de exakta platserna som kräver deras uppmärksamhet.
Hur ser detta ut: "Kan du ta en ny titt på beräkningen för kolumnen för procentändring i denna månads kalkylblad för webbplatstrafik?"
2. "Oj, jag har skruvat upp innan för!"
Oavsett hur snäll någon är med sin leverans, att vara i slutet av negativ feedback eller nödvändiga revisioner kan det fortfarande känns som en attack på dig och ditt arbete. Du har varit där, eller hur?
Ett sätt att mildra din kritik är genom att gruppera dig själv med den personen. Det är exakt vad ett uttalande som detta gör (även om det är en vit lögn). Din korrigering kommer att känna mycket mer stödjande och mindre dominera - medan du fortfarande direkt uppmärksamma de platser som behöver förbättras.
"Detta hjälper till att sätta den personen i en mindre sårbar position eftersom du gör dig själv lite sårbar, " förklarar Anderson. "Du säger:" Låt mig hjälpa dig att lära av mina misstag. "
Ett sätt att ta detta svar till nästa nivå? Erbjud alla tips eller resurser som du använde för att korrigera din egen bommar när du gjorde det.
Hur det här ser ut: “Oj, jag har skruvat upp kolumnen för procentändring tidigare! Det ser ut som att alla dessa resultat måste fixas, eftersom du körde beräkningen med värdena i fel ordning. Jag skickar dig den här praktiska online-kalkylatorn som jag använder för att dubbelkontrollera min egen matematik. Låt mig veta om du har några frågor. ”
3. “Behöver fixas. Hur kan jag hjälpa?"
Nu vet du att du vill vara några saker när du berättar för någon att de har röra sig: direkt, stödjande och icke-anklagande. Det här svaret är alla dessa saker.
"När saker kommer till en punkt där personen kan bli defensiv riktigt snabbt, rekommenderar jag att du tar ut alla personliga pronomen, " säger Anderson. Om du tar bort det fingerpekande "du" -språket hjälper du att hålla din korrigering fokuserad på arbetet - i motsats till upplevda brister hos en viss person.
Följ detta med en uppriktig fråga och fråga hur du kan hjälpa dem (du kan lägga till personliga pronomen igen!). Kanske tar de dig med på din vilja att hjälpa, eller kanske de kommer att dra sig tillbaka till sitt skrivbord för att implementera din feedback ensam. Hur som helst, det är bara att utöka erbjudandet långt för att visa att du är där för att stödja dem - och inte bara straffa dem.
Så här ser ut: “Kolumnen för procentändring måste fixas. Det ser ut som att värdena var i fel ordning för beräkningarna. Hur kan jag hjälpa dig att göra den här uppdateringen? "
Det finns en sak du kommer att märka i vart och ett av dessa tre svar: De är alla artiga och vänliga, men de är fortfarande direkt.
Traditionell visdom kan berätta för dig att smörja in din konstruktiva feedback mellan två komplimanger. Men i slutändan lägger det bara förvirring och skickar den personen på en känslomässig berg-och dalbana - och trodde att de gjorde ett bra arbete bara för att få reda på senare att de i huvudsak bunglade projektet.
Luta dig till dessa tre olika svar för att berätta för någon att de har skruvat upp och du ska peka dem i rätt riktning, vänligen. För att du kan vara okomplicerad utan att vara helt brutal.
