Möten får en dålig rap - och tyvärr av goda skäl. Varje månad tillbringar den genomsnittliga anställda 31 timmar med att sitta i uproduktiva möten (inte ett skämt), och låt oss inse det - det finns något med att sitta runt ett bord i ett beigeväggat, fluorescerande upplyst rum som inte precis inspirerar till kreativitet.
De goda nyheterna? Förutsatt att du har åtminstone lite flexibilitet i hur och var du gör ditt arbete finns det så många olika alternativ. Här på The Muse har vi varit kända för att träffa kaféer, på parkbänkar, på andra kontor eller på en promenad runt kvarteret. Och vi har funnit att bara en liten förändring av landskap kan ha ett stort boost på vår kreativitet och produktivitet.
Vill du prova det? Här är en snabb checklista för att se till att dina kontorsmöten är ännu effektivare än i konferensrummet.
Tänk på dina omgivningar
Även om ett off-campusmöte kan fungera i nästan alla situationer, skapas inte alla arenor lika. Till exempel är ett upptaget kafé förmodligen inte det bästa stället att ha en seriös konversation med din chef, medan en stor grupp kan ha svårt att kommunicera på ett promenadmöte.
Så överväg noggrant ton, storlek och tekniska krav för det möte du planerar. Kommer gruppen att behöva sitta ner? Är det viktigt med Wi-Fi eller butiker, eller kan du använda bärbara datorer? Behöver du integritet, eller är det okej om folk maler runt? Hur professionell måste platsen vara (dvs måste den vara en riktig restaurang eller är ett avslappnat kafé okej)?
Om du funderar på att gå på en restaurang eller ett kafé och aldrig har varit där under den tid på dagen ditt möte är planerat, kan du överväga att scope ut scenen några dagar i förväg. Du vill inte komma fram till dagen och hitta att det inte finns några bord eller att det är för högt att höra andra prata!
Förbered din teknik
Det kan låta motsatt, men bestäm först om du ens behöver några enheter för ditt möte. Beroende på inställningen kan det vara mest meningsfullt att alla ska ha anteckningar och pennor jämfört med sina bärbara datorer. Restauranger med begränsat bordsutrymme är bättre lämpade för bra gammaldags skrivverktyg, medan handsfree-verktyg som mobiltelefoner är bra för promenadmöten i parken.
Om du väljer att ta med en enhet, se till att du har tillräckligt med batterikapacitet för att hålla hela tiden - det finns inget värre än att slut på saft i det mest inopportune ögonblicket. Ställ in en påminnelse på din telefon för att ansluta dina enheter minst en timme innan du går ut, eller om du konstant glömmer att ansluta till enheten, investera i en bärbar laddare.
Slutligen överväga Wi-Fi-situationen. Om du ska på ett kafé, dubbelkolla på Yelp att det erbjuder gratis internet (och skanna recensionerna för att se om någon har klagomål om att det inte fungerar). Om du är på väg till ett annat kontor, ring kontorschefen i förväg för att ta reda på Wi-Fi-lösenordet - du kan hoppa över den besvärliga interaktionen med att behöva fråga någon som har glömt lösenordet för länge sedan att springa och ta tag i den. Och om du åker utomhus och absolut behöver ansluta till internet kan du överväga att få en bärbar Mi-Fi eller koppla datorn till din telefon för åtkomst.
Titta på din agenda
Slutligen, kör igenom dina mötesmål i förväg och se till att du har de dokument eller information du behöver för att göra mötet framgångsrikt. Om du har en bärbar dator eller surfplatta kan du spara viktiga dokument i en mapp som är lätt att hitta och som inte kräver tillgång till internet (för fall!). Om du möter ute i en park eller på promenad, skicka e-postmeddelanden till dig själv för enkel telefonåtkomst (du behöver inte bläddra igenom ett helt dokument på din lilla skärm medan du fortfarande försöker köra ett möte), eller notera några anteckningar i förväg för att hjälpa till att stöta ditt minne.
Du bör också tänka på om du behöver anteckna under mötet och hur du gör det. Uppenbarligen, om du har din bärbara dator eller en anteckningsbok, kan du notera saker precis som om du var på kontoret, men om du går runt kan du överväga att lägga anteckningar i en liten anteckningsbok eller använda prata-text för att kommentera mötet på din telefon. Och om du inte får skriva något på grund av platsen? Gör det till en prioritering att sitta ner i fem minuter så snart du kommer tillbaka till kontoret för att skriva ut något viktigt.
Nu när du har kommit med en plan kan du ta en minut för att visualisera ditt möte. Gå dock själv och se till att du inte har förbisett någonting som du behöver för att ha ett framgångsrikt möte utanför kontoret. Sedan? Gå ut härifrån! Du kommer att njuta av möten mer innan du vet det.
