Om du ser möten som en nödvändig ondska att drabbas av kan du missa den idealiska miljön för att visa upp dina ledarskapsförmågor.
Som Luann Pendy, vice president för global kvalitet på Medtronic förklarar, "Möten är din största möjlighet att vara synlig och visa din organisation vad du tar med till bordet."
Pendy borde veta. Hon har övervakning av kvalitetsåtgärder och är ansvarig för att se till att medicinsk utrustning för patienter över hela världen är av högsta kvalitet och pålitlighet. "Möten är hur vi får arbete, " fortsätter hon. Men hon är inte alltid den som ringer skotten. ”Jag tillbringar större delen av min tid på att delta i möten snarare än att leda möten. Jag gör det till mitt mål att vara ett bra mötesdeltagare eftersom ledarna vill att jag ska komma till deras möten för att hjälpa dem. ”
För att bli erkänd som en kommande ledare måste du ge bevis på att du kan leverera mycket mer än din arbetsbeskrivning begär. Som Pendy uttrycker det, "Du kan använda din tid i möten för att visa din effektivitet, din intelligens och dina ledarskapsförmågor." Det är svårt att visa upp den potentialen när du sitter på en arbetsstation, leder ner och gör ditt jobb.
Att prata upp och bidra i möten kan vara din bästa möjlighet att flytta andras uppfattning om dig: från taktiker till strateg, från uppgiftsuppnåare till omställningsagent och från görare till ledare. Med dina lagkamrater, ledningen och ibland viktiga ledande ledare i rummet, är möten en skräddarsydd plattform för dig att forma hur andra i din organisation uppfattar dig.
För att dra nytta av denna möjlighet är här fyra av Pendys bästa tips för hur du kan leda i möten, även om du inte är mötesledaren.
1. Vet din roll
Innan mötet studerar du dagordningen och förstår din roll i konferensen. Pendy rekommenderar att överväga flera viktiga frågor, som: Varför blev du inbjuden till mötet? Hur vill ledaren att du ska delta? Vad är syftet med mötet? Vad förväntas av dig?
Leverera sedan över de förväntningarna. "Det är väldigt viktigt att se till att du fyller den roll som förväntas av dig, " tillägger hon.
Är du till exempel för att ge en statusuppdatering från din del av verksamheten? Säg inte bara "saker går bra" när du kan ta med fakta och data för att göra din poäng med större auktoritet. Säg istället: "Kundnöjdhet har ökat med 3% jämfört med förra månaden" och ge din analys av varför. Eller om du kommer in som en extern expert (t.ex. som marknadsföringsspecialist på ett ingenjörsmöte), försök att få ett unikt perspektiv, till exempel att vara kundens mästare.
Om du inte känner din roll, fråga. Åtminstone tjänar du poäng för att bry sig.
2. Tala upp
För flera år sedan fick Pendy feedback om att hon upplevdes svår att läsa och tyst i möten, och som ett resultat tyckte det att det var svårt att arbeta med henne.
Dessa kommentarer öppnade för Pendy. "Jag skulle gå på mötena och vara väldigt artig och respektfull, " förklarar Pendy. "Jag lyssnade på vad alla sa, bearbetade det och lärde", sa hon. Men genom att göra det kände vissa medarbetare att hon inte var engagerad eller intresserad av vad som hände.
"Så jag bytte, " berättar hon. Hon började prata och började genast få mer positiv feedback. ”Anställda sa:" Tack för att du stöttade mig. " Mina kamrater sa: "Tack för att du delade dina tankar och dina idéer." Och ledningen sa: "Tack för att du leder."
Istället för att vänta på tillåtelse eller en inbjudan att prata, kom beredd på förväntningarna att du kommer att bidra. Brainstorma minst tre samtalspunkter i förväg och utmana dig själv att ta upp varje punkt under mötet. Det blir svårare att bryta sig in i konversationen när ett möte fortskrider, så prata tidigt för att etablera din "röst" i rummet.
Och om du inte har förslag som ger mervärde till konversationen? Att tala för att förespråka för en medarbetares synvinkel eller ställa en väl genomtänkt fråga kan gå lika långt.
3. Hitta mötes mentorer
Pendy föreslår att man hittar en förebild som navigerar väl under möten. ”Hitta någon inom din organisation som är väldigt kunnig med företagets etikett och lyckas med att leda och delta i möten. Observera dem för att se hur deras beteende bidrar till deras framgång, ”erbjuder hon. "Du lär dig mycket om din organisations kultur och etikett."
Räkna till exempel ut hur många frågor och kommentarer som anses lämpliga och vad som övervägs över toppen. I vissa företagskulturer tas frågor bättre utanför mötet, och om du arbetar mot den etiketten kommer du att ha svårt att lyckas.
Eller, till exempel, låt oss säga att du ser ett mer effektivt sätt att projektera tidslinjen att struktureras. Det hjälper till att veta om mötetiketten dikterar att förändringen görs av gruppkonsensus då och där, eller om du förmodligen inte borde ta upp mötetid och diskutera en fråga som snabbt kan hanteras i en privat konversation.
Genom att vara uppmärksam på de oskrivna och outtalade reglerna för mötetikett kan du leda effektivt samtidigt som du undviker misstag som kan skada ditt rykte.
4. Var närvarande
Om du var med på mötesinbjudan förväntas du vara där för att bidra. En viktig del av det är att sitta vid bordet. "Ofta ser jag junioranställda komma in i ett rum där det finns ett stort, långt konferensbord och försöker hitta stolen i hörnet bort från bordet, " sade Pendy. ”Det kommer inte att vara positiv, säker, engagerad och entusiastisk. Sättet att få plats vid bordet är att dyka upp i tid eller tidigt så att det finns en öppen plats. ”
Enligt Pendy är din hållning också viktig. ”Lägg armbågarna på bordet - något som din mamma lär dig att aldrig göra vid middagen, ” rekommenderar hon. Överraskad? "När du är på affärsmöte, om du lutar dig framåt och lägger armbågarna på bordet, berättar den för gruppen att du är engagerad, intresserad och har något att bidra med."
Harvard Business School lektor Amy Cuddys TED Talk har samlat över 16 miljoner visningar och populariserat maktpositionen - "Wonder Woman" -ställningen som ökar självförtroendet och ökar andras uppfattning om din myndighet.
Enligt Cuddy, stå upp för att tala om möjligt, med fötterna bekvämt från varandra, axlarna bakåt, haka upp och expansiva armar, så att ditt kroppsspråk ger trovärdighet till ditt meddelande. Det fungerar också när du sitter; att sitta rakt upp med armarna ut ökar det utrymme du tar, vilket är en demonstration av makt.
Slutligen, lämna inte mötet utan att gå frivilligt för att leda något eller ta på dig en åtgärdspost. Du garanterar dig själv en plats på dagordningen i nästa möte.
