Det är en vacker sommar fredag morgon, och du är positionerad för en tidig resa från kontoret. Sedan kontrollerar du din inkorg och krymper. Kanske svär. Där är det - meddelandetiteln i rött, utropstecken som markerar det brådskande. Din dröm om en solig fredag happy hour på stranden smälter när du läser begäran som behövs före klockan 16 idag.
Vi har alla varit där. Den fruktade brandborraren - kontorssjargong för den oplanerade, oväntade, högenergiska intrång i din fredliga fredag. För låt oss inse det, eldövningar händer aldrig vid en bra tidpunkt, eller hur?
Dessa brådska situationer äter inte bara dina planer på att lämna tidigt på en fredag eftermiddag - de rippar också ofta resten av din to-do-lista till strimlor. Plötsligt har du tillbringat hela dagen på en brandborr, medan resten av ditt ansvar föll vid vägen. Hur håller du det tillsammans och håller dig på rätt spår när dessa bomber tappar på din produktivitet?
Oavsett var du arbetar kommer dessa nödsituationer utan tvekan att vara en del av arbetslivet. Använd dessa tips för att närma dig dem med ett nytt perspektiv, så att du kan gå igenom dem mer effektivt och återhämta sig snabbare - och helst undvika dem i framtiden.
Förklar uppdraget
Det finns inget värre än att riva igenom en brandborruppdrag och sedan få höra: "Det är inte precis vad jag ville ha."
När du rör dig snabbt glömmer du ofta att ställa frågorna som ger en tydlig avsikt för vad du ska leverera. Och när din chef är i panik, kanske han eller hon inte är 100% tydlig. Att ställa goda frågor - som följande - kan spara båda mycket tid:
-
Vad är problemet vi försöker lösa? Detta hjälper dig att klargöra vad det slutliga resultatet ska bli. Innan du dyker in vill du vara säker på att ditt arbete kommer att ta itu med det aktuella problemet.
-
Vad är den exakta leveransen vi behöver tillhandahålla? Beräknas du producera bilder, ett kalkylblad, en berättelse eller något annat?
-
Vad driver behovet av att slutföra det senast klockan 16? Din chef kanske vill se det före klockan 16 - även om det inte förfaller förrän i mitten av nästa vecka - så att han eller hon har tid att mullföra det. Om så är fallet kan det öppna ett fönster för att förhandla om tidslinjen.
-
Vilka andra alternativ har vi? Kanske har det redan gjorts arbete som kan återanvändas och uppdateras, istället för att skapa något från grunden.
-
Vilken ytterligare information behöver vi för att göra detta? När du har fått huvudet om ett brådskande uppdrag, tänk på vem du behöver för att dra in dem och sedan få dem i standby. Ring Megan i bokföring med en head-up som du behöver nummer, eller ring Dorinda i kundservice för att låta henne veta att hon behöver ta tag i de senaste undersökningsdata.
- Vad är möjlighetskostnaden för att flytta alla till denna brandborr? Låt någon veta vad som kommer att falla från din tallrik idag på grund av denna utveckling. Detta hjälper dig att avgöra om brandborrarna verkligen ska vara din prioritering, eller om ett annat av dina projekt borde hålla din uppmärksamhet.
Förhandla om tidslinjen
Jag arbetade en gång för en chef som var fast besluten att överleverera till chefer. Om hon hade tre dagar på sig att göra något, skulle hon kräva att vi tappade allt och gör det på några timmar. Medan den snabba vändningen helt enkelt är avsedd att imponera högre, betyder det tyvärr brandövningar för alla andra.
Om du känner att detta kan hända, prata med din chef. Se om du kan förhandla om tidslinjen på nytt så att det inte är en fullständig produktivitetssmältning, men ändå gjort på ett sätt som får honom eller henne att se ut som en rockstjärna. Om du kan köpa dig själv bara en extra dygn, gör det borraren mer uthärdlig medan du fortfarande ger dig tid att ta hand om ditt ursprungligen planerade arbete.
Skjut inte för perfektion om "First Pass" kommer att göra
I min tidiga karriär var brandövningar en mördare eftersom jag besatt av arbetet för att säkerställa att det var helt perfekt. Sedan - efter att jag använt några omgångar för att göra om det - insåg jag att brandövningar ofta bara kräver ett "första pass", eller ett grovt inledande utkast.
Innan du börjar arbeta med en brandborr ska du kontrollera var arbetet kommer att hamna när du är klar med det. Om det inte är för en verkställande eller klient (ännu), inte besatt över det för att försöka göra det perfekt. Brandövningar tillåter ofta ett första pass vid något som kan revideras och perfekteras vid ett senare tillfälle.
Återställ snabbt
Brandövningar kan kasta dig från kursen från vad du arbetade med, även efter att du är klar med nödsituationen. För att komma tillbaka snabbt på spåret ska du alltid ha en synlig och realtidslista till hands. Beroende på hur du fungerar bäst och vilken typ av surfplatta eller smartphone du använder, kolla appar som todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist eller HabitRPG för att hålla reda på dina enastående uppgifter.
När du hanterar brandövningar, flytta objekt upp eller ner i listan beroende på vad du fortfarande har tid att åstadkomma. Detta hjälper dig att känna dig produktiv trots att du tappar lite tid.
Det är också bra att ha ett par beprövade produktivitetshack i rygfickan för att hjälpa dig att få ditt momentum snabbt tillbaka. Till exempel kanske du använder Pomodoro-metoden för att ställa in en timer i 25 minuter och sedan satsa alla dina (väsentliga) e-relaterade uppgifter. Gör sedan samma sak för telefonsamtal och sedan samma för att förbereda för de möten du har nästa vecka. Genom att samla in och plöja genom liknande uppgifter får du din känsla av att göra saker trots brandövningarna.
Gör en granskning efter åtgärden
När den figurativa röken har rensat, medan allas minne är färskt, kan du prata med ditt team om vad som hände och varför. Har laget en blind plats? Var det dålig planering som förvandlades till allas nödsituation? Var det något som kunde undvikas?
För att undvika brandövningar i framtiden måste ditt team ta reda på vad som hände och ta reda på vad du kan göra för att förhindra att det händer i framtiden.
Ha en konversation med din chef
Om det finns ett konsekvent mönster av brandövningar på ditt kontor är det dags för en konversation av en annan typ. Överväg att uppmuntra din chef att undersöka mönstret och se vad han eller hon kan göra för att sänka frekvensen.
Var saklig och direkt: ”Carmen, under de senaste tre veckorna har vi haft sju brandövningar som drog teamet från de viktigaste prioriteringarna. Som ett resultat har våra leveranser på ABC-projektet gått ner, och det ser inte bra ut för oss eller för dig. Vad kan vi göra för att minska detta beroende av nödsituationer och bygga en del av detta arbete i vår vanliga plan? ”
Genom att peka på frekvensen och kostnaden för dessa borrar kan du kanske skapa en ny medvetenhetsnivå. Och genom att ha en gå-till-återhämtningsstrategi kommer du inte att känna att du tillbringade hela dagen med att stressa över vad du inte fick göra.
