Så du måste avbryta på ett kundmöte - kanske för att din arbetsbelastning bara är för tung för att hantera ett annat möte, eller för att något annat kom upp. Eller kanske har du träffat dem flera gånger tidigare och därmed har dina interaktioner blivit repetitiva, om inte oproduktiva.
Det är svårt - särskilt eftersom huvuddelen av ditt jobb är att, ja, hantera klienter, så att avbryta dem inte precis gör att du ser bra ut.
Det första du måste tänka på om du någonsin vill backa ut en kund är ditt företags förhållande till dem. Alla klienter är viktiga, men vissa har större vikt än andra i din prioriteringslista. Så fråga dig själv, var faller de i hierarkin? Bidrar de mycket affärer till ditt företags resultat? I så fall finns det förmodligen ingen bra ursäkt för att inte träffa dem (såvida du inte säger, fruktansvärt sjuk eller hanterar en nödsituation). Tänk också på din ursäkt - hatar du bara möten, eller behöver du faktiskt planera om av en giltig anledning?
I alla fall måste du ibland frigöra tid så att du kan hantera alla relationer på din lista. Så jag föreslår följande:
1. Vänd mötet till ett telefonsamtal
Skulle de vara villiga att hoppa i telefon istället för att träffas personligen? Det här kanske inte sparar dig hela tiden, men det sparar dig en resa till och från deras kontor - och visar fortfarande att du är villig att ansluta.
2. Vänd mötet till ett kortare möte
De vill göra detta till en 90-minuters chatt om hur deras konto fungerar, men du vet att du kan täcka allt på 30 minuter. Håll konversationen kort (och eventuellt flytta den till e-post eller telefon) med den här mallen:
3. Vänd mötet till en e-post (för nu)
Om de är superflexibla och du enkelt kan förmedla allt skriftligt kan du försöka förvandla det som skulle vara ett timmes långt möte till en 10-minuters e-post. Naturligtvis förstå att om det är en viktig eller allvarlig fråga att diskutera, kanske du fortfarande måste hoppa i telefon senare.
4. Böj ut från mötet som din medarbetare drog dig till
Låt oss säga att du är en designer som arbetar på ett projekt för en klient. Du är inte den direkta kontakten - din medarbetare, kontohanteraren. Så när du har blivit inbjuden till mötet är din närvaro inte obligatorisk så länge kontobeståndaren kan tala för dig.
Om du vill att din kollega ska hantera tonhöjden utan dig är det nyckeln att utrusta dem med allt de behöver för att prata ut det och svara på klientens frågor. Den här mallen ska hjälpa:
Verkligheten i att arbeta med kunder är att du måste ta itu med möten. Det är dock möjligt att de vill äta upp hela kalendern när du har andra saker du behöver göra. Så snarare än att helt avbryta dem (och riskera att skada din relation) kan du försöka begränsa hur mycket av din tid de tar - det kan bara vara tillfälligt, men åtminstone ger det dig lite andningsutrymme för att få allt gjort.
