Kundrelationer kan skapa eller bryta ett företag - och en karriär. Om du redan arbetar med klienter, vet du att det bör vara din främsta prioritering att etablera ömsesidig respekt och en god arbetsrelation. Och om du bara börjar med kunder, lär du dig det mycket snabbt.
Det första mötet med en ny klient? Det är det första som kan göra eller bryta relationen.
Oavsett om du just har blivit tilldelad ett befintligt projekt eller om du börjar arbeta med en nyligen stängd kund är det viktigt att imponera från första dagen. Efter år i PR-världen är här fem saker jag alltid tänker på.
1. Gör din forskning i förväg
Precis som om du skulle gå in i en intervju med en solid förståelse för företaget, bör du gå in på ditt första kundmöte med åtminstone lite baskunskap om din klient och hans eller hennes verksamhet. Uppenbarligen kan du inte veta allt - och klienten borde förstå att du bara hoppar in - men ju mer du kan visa upp din kunskap om branschen och företaget, desto bättre.
Börja med att veta hur man uttalar företags- och kundnamn och till och med toppkonkurrenter bara för fall. Ha förståelse för din kunds ställning i branschen och alla framgångar och kämpar som företaget har mött. Du kan ofta ta reda på detta genom att göra en del research online i förväg. Google din kundkontakt, företaget och branschen - och se till att du tittar på nyhetsavsnittet för trender. Artiklar kan avslöja så mycket om ett företag, inklusive dess ställning i en bransch.
Om den här klienten har arbetat med andra i ditt företag tidigare (eller har arbetat med andra i ditt nätverk), lära dig vad du kan från dem. Finns det något särskilt unikt med den här klienten? Har han eller hon några gillar eller ogillar som dina kollegor har tagit upp? Några tips för att arbeta bättre tillsammans? Dessa nyanser behöver inte vara uppenbara; de kan också vara de minsta, mest löjliga sakerna. Till exempel gillar en av mina kunder inte sammandragningar (eller ska jag säga, gillar inte sammandragningar). Det är en liten husdjurskåpa, men att veta detta hjälper mig att undvika att irritera någon direkt.
Slutligen är det värt att göra lite research för att lära sig till synes obetydliga detaljer om personen du kommer att träffa. Gick du på samma universitet? Har liknande hobbyer? Det kanske inte är relaterat till ditt arbete alls, men att väva dessa lurar i den inledande konversationen kan skapa en stor rapport.
2. Var övertygad om din erfarenhet och kapacitet
Kundens främsta problem är dina kunskaper och kunskaper - är du rätt att hjälpa till med detta arbete? Troligtvis kommer du att få en möjlighet att presentera dig själv och ge lite bakgrund, och det är en chans att ta itu med dessa upplevelser framåt. Kom ihåg: Du valde att arbeta med den här klienten av en anledning, så var inte rädd att visa upp vad du har.
Är du inte säker på vad du ska säga under din introduktion? När du har angett ditt namn är den här mallen ett bra ställe att börja:
Detta behöver inte vara längre än ett par meningar - du vill inte verka som att du försöker för hårt - och se till att du avrundar det med en anledning till varför du är upphetsad att arbeta med tillsammans.
3. Lyssna och anpassa
När du har haft en chans att presentera dig, luta dig tillbaka och lyssna. Även i den första konversationen bör du ta reda på vad som är viktigast för klienten och vad han eller hon vill att din roll ska vara. Bör dina möten vara fokuserade på arbete och uppgiften eller mer om att lära känna varandra? Bör du ställa frågor för att få mer konversation eller regera i en konversation som tappar fokus? Ska du avbryta rekommendationer under mötet eller lyssna helt innan du kommer tillbaka med dina tankar?
Var beredd att anpassa oavsett vad fallet är. Att spegla din klients känsla och kroppsspråk hjälper till med ditt första intryck, samtidigt som du noterar och anpassar dig till dessa hjälper det till alla dina framtida interaktioner.
4. Ställ frågor och ta anteckningar
Alla älskar att känna sig som en expert och bli uppsökta efter expertis. Baserat på din tidigare forskning, ställa relevanta frågor om klienten och hans eller hennes verksamhet. Detta förhållande är nytt, och nu är den bästa tiden att samla in så mycket information som möjligt. Dina frågor bör inte vara så grundläggande att lite forskning redan skulle ha behandlat dem (t.ex. "Vad är ditt företags huvudsakliga tjänst?") Och borde fokusera mer på övergripande trender, som företagets eller branschens inriktning. Prova frågor som: Vilka är ditt företags största utmaningar? Vilka trender ser i denna bransch? Och, naturligtvis, se till att du tar grundliga anteckningar.
Om din klient letar efter en mer personlig relation kan du också ställa frågor om familjeliv eller intressen utanför. Återigen, anteckna. Att veta om kundens kommande semesterplaner, familj eller till och med preferenser mellan te och kaffe kan vara till nytta i framtiden.
5. Följ snabbt upp
Ett snabbt e-postmeddelande efter introduktionen kommer att ge kunden din kontaktinformation, ge dig möjlighet att förstärka din iver att arbeta tillsammans och låta dig upprepa alla åtgärdsobjekt som kom ut från ditt möte. Detta kan vara en mycket kort anmärkning.
Om möjligt är det nu en bra tid att göra din roll tydlig för klienten. Om du är punktpersonen från och med nu, nämn det i din e-post så att det inte finns någon förvirring framåt.
Med ett bra första intryck kommer ditt förhållande till klienten att börja. Du kan se fram emot att etablera en bra arbetsrelation och dyka in i de goda sakerna - arbetet.
