Mina minsta favoritdagar på jobbet är vad jag kallar "lila staplar." Mitt företag använder Google Kalender, och färgen för mitt personliga schema är lila, så på de fruktansvärda dagarna ser jag inget annat än tidstoppar från 9:30 till 18:30. Det får mig alltid att undra, "hur i helvete hände det här?"
Förutom att jag känner att jag inte har utrymme att andas eller göra faktiskt arbete på de dagarna, är jag rädd för att vara den "killen" som måste tippa från ett möte tidigt, sedan spendera extra tid senare för att ta reda på vad jag missade, eller som visar sent till mitt nästa möte eftersom det föregående sprang för länge. (Eftersom jag skrev om att jag aldrig hade varit sen eller inte förberedd för möten, håller mina medarbetare mig i schack!)
"Busyness" är ett sådant trick. Det får oss att känna att ju längre våra to-do-listor är, desto mer framgångsrika är vi. Det får oss att känna att ju mer vi har på våra tallrikar, desto mer framgångsrika är vi. Men sedan när ger dig en överdriven middagstallrik dig något annat än kramper eller mat koma? Det behöver inte vara så, och jag tar en öppen resolution för att bekämpa den.
Möten hamnar på våra kalendrar på två sätt: eftersom vi accepterar dem och för att vi skapar dem. Det är vid dessa beslutspunkter som vi kan göra saker lite annorlunda för att ta tillbaka våra kalendrar och ge oss själva (och våra medarbetare) tid att vara beredda och produktiva. Här är tre sätt att göra det:
1. Tala upp
Innan du skickar eller accepterar en mötesinbjudan, se till att du förstår vad den ska göra och hur du bör förbereda. Om du inte gör det, prata med arrangören och lyssna på om det finns en specifik agenda. Om det inte finns en, be honom eller henne att skapa en (eller ännu bättre, frivilligt att hjälpa). De bästa dagordningarna är specifika med tidsfördelningar för att säkerställa att alla relevanta artiklar täcks. Om det inte finns tillräckligt med tid att skapa en agenda, kan du gå med och hjälpa arrangören att hålla ett öga på klockan.
Om du organiserar mötet, använd en agenda för att planera hur lång tid mötet ska vara. Googles kalenderinbjudningar är en timme och det är enkelt att klicka på "skicka" utan att tänka på att förkorta dem, men den inställningen kan ändras! Du blir förvånad över hur mycket du kan täcka på 15, 30 eller 22 minuter. Beroende på din relation med arrangören, om du ser att ett möte är planerat att vara en timme och du inte tror att det borde vara (eftersom du förstår syftet och förväntade resultat), be om att tiden ska förkortas.
Slutligen, om du har accepterat en inbjudan till ett möte som avslutas samtidigt som ett annat möte är planerat att starta (allvarligt, hur övertygar vi oss själva om att vi kan vara på två platser samtidigt?), Meddela arrangören att du måste lämna det mötet tidigt. Idealt kommer detta att uppmuntra arrangören att avsluta mötet när du behöver avgå. Åtminstone kommer du att känna dig bekväm att lämna utan att störa, och arrangören blir inte förvånad när du gör det. För extra försäkring, gå vidare och låt arrangören av ditt nästa möte veta att du kan komma sent.
2. Bläddra din tid
Så snart en mötetid har bekräftats, och om din kalender har utrymme runt den, skydda den! Lägg 15-30 minuter före och efter mötet som heter "Övergångstid." Innan mötet, använd tiden för att granska material, ta en badrumsavbrott och anlända till platsen innan det börjar. Efter mötet är det en bra period för dig att reflektera över materialet medan det fortfarande är färskt. Det är rimligt att förvänta sig att medarbetare ska respektera vad som finns på din kalender; de planerar bara varhelst det finns gemensam fritid. Så om ett möte slår till kl 15 och du blockerar tid för att återfå efteråt kommer de förmodligen (förhoppningsvis?) Inte att börja ett nytt möte kl 15:15 eller 3:30.
3. Blockera din tid
Detta är produktivitetens heliga gral: att ha bitar av tid - till och med dagar! - med inga möten. BuzzFeed har förklarat tisdagar och torsdagar som mötesfri. Kan du? Det kan ta en avsiktlig ansträngning bland företagets högsta ledning att rensa en hel dag, men det är värt att titta på dina egna arbetsvanor för att se när du får ditt bästa arbete. Är du en morgonperson eller blir du verkligen efter 14.00? Undersök ditt schema och se var du kan blockera två till fyra timmar bara en gång i veckan för att fokusera på att göra eller göra. Du kan bara sätta en trend i ditt företag från grunden!
Så detta är mitt åtagande att ta tillbaka kalendern! Vem är med mig?
