Om du någonsin har ledat ett möte har du förmodligen också upplevt att försöka dra tillbaka en session som snabbt har vänt en tur för det kaotiska.
Du kanske har att göra med ett extra pratsamt gäng - eller den personen som verkar ha uppmärksamhetsområdet för en fyraåring. Kanske alla där har en bra idé att dela - eller kanske det kungliga barnet till slut fick namnet, och det är allt vem som helst kan prata om.
Oavsett anledning, möten kan och göra, spiral utan kontroll. Men om du är ansvarig för samlingen, vill du se ut ovanpå saker och undvika att slösa bort all tid med ineffektiva möten.
Att hålla gruppen på rätt spår kan vara lättare sagt än gjort, men med lite smart planering och några strategidagar är du på väg till mer fokuserade teammöten.
Börja med en plan
Det första steget i att upprätta kontroll är att förbereda en agenda. Och jag menar, en god, gammaldags, upptecknad agenda som kan skickas runt till deltagarna i förväg (och sedan visas eller delas ut vid mötet som en vänlig påminnelse). Det kan kännas för uppenbart att skriva ner allt, men lita på mig, att ha några detaljer på papper kommer att hjälpa dig - och alla andra - att fokusera på vad mötet verkligen handlar om.
När du sätter ihop din plan bör du tänka på det slutliga målet du vill uppnå under mötet (är det t.ex. en brainstorming-session, eller behöver du slutföra några viktiga åtgärdsobjekt?). Arbeta sedan bakåt för att avgöra vad som måste diskuteras för att nå det målet, vilka frågor som måste besvaras och vilket ansvar som måste tilldelas. Se till att någon av dessa lösa ändar har en plats på dagordningen, så att alla vet vad de kan förvänta sig innan de kommer.
Utöver dessa punkter på agendan, tänk också på de personer som kommer att delta. Hur många kommer det att finnas? Känner de varandra? Vilka är deras personligheter? Vad distraherar dem vanligtvis? Detta hjälper dig att bestämma om du behöver bygga in någon extra tid i början av sessionen. Om du till exempel vet att dina mötesdeltagare kommer att vilja engagera sig i personligt prat innan de kommer igång, planera några minuter för alla att få skratten ur sina system innan de går igång.
Underlätta för fokus
Ditt nästa steg är att skapa ett mötesutrymme som avskräcker distraktion och störningar. Börja med det fysiska utrymmet, se till att rummet är avstängt från yttre ljud och konversationer och fritt från visuella distraktioner som en slingande videoskärm eller material på bordet. Och strax innan mötet börjar, lägg bort din telefon och stäng din bärbara dator - det är ett subtilt tecken för andra att de borde göra samma sak.
Sätt sedan scenen för produktivitet. Se till att dagordningen är tillgänglig - antingen genom att ha tryckta kopior eller genom att dra den upp på skärmen - och se till att ändra målen för mötet medan du välkomnar alla (t.ex. "Vi är här i dag för att slutföra informationen" för insamlingsevenemanget. ”). Se också till att påminna människor om när mötet ska försvinna. Bara att säga, "Jag vet att vi alla har mycket att göra, så låt oss försöka hålla detta under 30 minuter", kommer att påminna människor om att du vill ha ett effektivt möte lika mycket som de gör.
På mer av en logistisk anmärkning, om du har ytterligare mötesmaterial, skicka ut dem när du går med i stället för i början av sessionen. Jag har hört andra föreslå att denna metod är distraherande, men jag har lärt mig att majoriteten av människor kommer att läsa framåt och avspänna möten om de har möjlighet att se vad som kommer fram.
Att föra tillbaka gruppen
En tydlig dagordning och ett rent mötesrum är långt i att hålla saker på rätt spår, men oavsett hur noggrant du planerar ditt möte kan distraktioner fortfarande hända. Det är där konsten för övergången spelar in. Innan du går in i ett möte, se till att du är beväpnad med några artiga, men ändå effektiva sätt att omdirigera konversationen tillbaka dit du vill ha den. Här är några av mina favoriter:
Linda upp det
Precis som en bra uppsats (ja, vi kommer alla ihåg dem), bör du avsluta ditt möte med en kort sammanfattning. Ange tydligt vad som har åstadkommits och alla efterföljande doser, nästa steg eller ansvar. Det behöver inte vara detaljerat - det borde faktiskt inte vara mer än en minut eller två - men det hjälper dig att sätta något för ditt möte för att säga något som: ”Tack alla. Vi har gjort stora framsteg när vi slutför evenemangslogistiken. Emily kommer att kontakta evenemangskoordinatoren med dessa detaljer, så skickar jag ut en e-postlista med allas slutliga uppgift. ”
Låt oss inse det, när du placerar ett gäng människor i ett litet rum kan det vara svårt att upprätta och behålla kontrollen. Att gå in i ditt nästa möte med en plan, en agenda och några nyckellinjer för att få alla tillbaka på rätt spår kan göra stor skillnad.
Berätta för oss! Hur håller du kontrollen över dina möten?
