Föreställ dig en morgon som en fjärrarbetare: Du sätter dig ner på soffan med din bärbara dator, börjar springa genom din to-do-lista, medan du släpper Lucky Charms ur en skål och tittar på Survivor- program. Spoiler alert: Det är inte så det är att fungera praktiskt taget - inte ens nära .
Chefer som har begränsad erfarenhet av virtuella team ( hosta , du) kan dock anta att det är så anställda skulle spendera sina dagar på att arbeta på distans. Om dina anställda har bett dig om flexibiliteten att arbeta hemifrån, men du känner dig lite försiktig, är jag här för att visa dig hur du kan få det att hända.
1. Prioritera insyn
När du hanterar ett fjärrlag är det viktigt att din organisation har en hög grad av öppenhet mellan projekt, uppgifter och individuella mål. Därför blir det avgörande att du använder (eller börjar använda) projekthanteringssystem som kan nås från vilken plats som helst. Det rätta systemet bör också göra det möjligt för teammedlemmarna att se vad deras medarbetare gör.
Dessa typer av ledningssystem gör det möjligt för chefer att spåra sina teams framsteg och hålla enskilda anställda ansvariga för sitt arbete. För att inte nämna: Denna öppenhet gör virtuella team mer produktiva än sina kontor på motsvarande sätt - med en ökning på så mycket som 43%.
Min organisation använder Basecamp för att hantera olika projekt eftersom det möjliggör en hög grad av insyn inom och mellan olika team. Det håller också uppladdningar av filer på praktiska platser som kan nås från alla enheter som är anslutna till internet.
På samma sätt uppmuntrar mitt företag anställda att använda Google Apps för att dela våra telefonkonferenslinjer och mötesrumsplaner, så att inga delade resurser blir överbokade.
2. Integrera kommunikation
Till skillnad från anställda som arbetar sida vid sida kan virtuella anställda ha svårare tid att få svar på frågor i tid eller få tydlighet i en fråga som de kanske inte helt förstår. För att lösa detta problem, inkludera några föredragna kommunikationsmetoder med dina anställdas virtuella inställningar.
Till exempel omfattar många företag sociala intranät som MangoApps eller meddelandeappar som HipChat för att hålla kontor och virtuella anställda anslutna till varandra under hela arbetsdagen. Om någon - över något lag - har en fråga, kan han eller hon snabbt chatta en annan teammedlem och få svar.
Vissa kanske oroar sig för att sådana verktyg skulle hindra företagets produktivitet när de missbrukas. Men om du redan har vidtagit nödvändiga åtgärder för att skapa öppenhet har du minimerat sannolikheten för att människor chattar bort utan anledning - anställda är medvetna om att deras effektivitet (eller brist på dem) kommer att märkas.
Dessutom har studier visat att många virtuella anställda känner sig ensamma och förbises som en del av det större företaget. Meddelandeappar och integrerad kommunikation kan hjälpa ditt team att känna sig mer anslutna till själva kontoret.
3. Tänk framåt
Visst är att arbeta praktiskt taget inte utan dess utmaningar. Men tack och lov finns det redan beprövade strategier för att hantera de vanligaste problemen.
En uppenbar fråga är: Hur är det med dåliga internetanslutningar? Den frågan har också ett uppenbart svar: Endast anställda med stabila internetanslutningar bör få arbeta praktiskt taget. Och i händelse av att det finns ett problem med deras hemsinternet, borde de veta att förväntningarna är att de kommer att gå till en lokal Wi-Fi-hotspot eller komma tillbaka till kontoret (förutsatt att det är i närheten), snarare än att skylla tekniska svårigheter och tar dagen ledig.
Ett annat vanligt problem är felkommunikation. Men det här problemet är ganska lätt att lösa också. Om något blir förvrängd via e-post eller chat, ställer du in ett Skype-samtal eller Google Hangout för att förklara det i ett "ansikte mot ansikte" -format. Till och med ett enkelt telefonsamtal kan göra stor skillnad. Och om den andra personen inte kan visualisera vad du säger, prova Lightshot. Det tar och delar skärmbilder, vilket kan vara en stor hjälp när en anställd försöker göra en poäng och alla tittar på en annan dator.
Vi lever i en extraordinär tid med många högt betalande virtuella jobb efterfrågan. Och med en uppskattad tillväxt på 22% för relaterade jobb inom sektorn för informationsteknologi fram till 2020 verkar den här trenden inte komma någonstans snart.
Så om ditt team driver dig att överväga att låta dem arbeta hemifrån, försök att hålla jämna steg med tiderna. Det kan bara hjälpa dig att hålla ditt team nöjd - och ombord.
