Som en ivrig basketfan kan jag lätt föreställa mig de sista sekunderna av spelet och behovet av att en spelare ska ha förmågan att ta slutskottet. Det finns paralleller mellan att ta det sista skottet och att behöva leverera en kritisk presentation till ett rum med verkställande ledare. Du måste vara redo - fysiskt och mentalt.
Du spelar kanske inte för en fullsatt arena, men din arbetspublik (dvs. medarbetare, chefer och verkställande ledare) är på jakt efter dina kommunikationsförmågor, intellekt och uthållighet under tryck. Liksom inom sport är din talang bara en ingrediens i ett framgångsrikt resultat. Din förberedelse, precision och leverans är avgörande faktorer.
Enligt en studie om verkställande närvaro står ditt "utseende, kommunikation och gravitas" för 26% av vad som behövs för en kampanj. Det finns begränsade möjligheter för dig att förmedla allt detta, så viktiga möten är den perfekta tiden att bli uppmärksam.
Här är fem nycklar för att göra ditt bästa intryck framför de mest inflytelserika människorna som sitter i rummet med dig.
1. Känn din målgrupp
Lär dig vem de viktigaste beslutsfattarna i din organisation är och vad de letar efter i den här presentationen. Det finns fall där det slutliga beslutet inte fattas av den person som har den högsta titeln. Till exempel, i flera projekt som jag har varit en del av, har projektsponsorn auktoritet som trummar de ledande befattningshavarna. Dessutom kanske projektledaren inte har tillsyn över teamet, men har direkt inverkan på tidslinjen och genomförandet.
Med andra ord, du vill inte spendera hela tiden på att göra ögonkontakt med personen som har VP i sin titel - bara för att lära sig att hon inte är involverad i implementeringen.
2. Använd data för att stärka ditt argument
Forskning och analys är avgörande för värdefulla diskussioner. Det spelar ingen roll vilken avdelning du är i, du bör dela de statistik som används för att mäta resultat och ha stöddata för att säkerhetskopiera vad du säger. Att tolka siffrorna och vara beväpnad med en strategisk lösning för ROI eller kostnadsminskning kan göra stor skillnad. Se bara till att dina nummer presenteras på ett sätt som är lätt att förstå.
3. Stjäl inte spotlighten (men förbered dig ändå på det)
Till att börja med kanske du inte är den primära presentatören, men det är viktigt att förbereda sig som om du är poängen. Som en back-up basketbollspelare för Golden State Warriors som inte hade startat ett spel hela säsongen, utnyttjade Andre Iguodala sin möjlighet att leda laget till 2015 NBA Championship och vinna NBA Finals 'mest värdefulla spelare utmärkelsen. Han tjänade detta genom övning, engagemang och förmåga att prestera när han uppmanas. Så förbered dig för mötet som om du leder det. Sedan, när du blir ombedd att göra det på ett ögonblick, kommer du att blåsa bort alla.
4. Kommunicera
Så intuitivt som det kan låta är grundläggande kommunikationsförmågor som att lyssna och ansluta till din publik kritiska. Ett förvånansvärt enkelt sätt att skilja dig själv är genom att förbereda motposter, eftersom publiken kanske inte är ombord inledningsvis. Dessutom vara uppmärksam på frågor som inte besvaras under mötet. Många säger: "Jag kommer tillbaka till dig med mer om det, " men att vara någon som faktiskt följer upp kommer att visa upp din flit.
5. Stäng med förtroende
Behåll samma nivå av energi under hela din interaktion, oavsett om det är i en formell eller informell diskussion. Även om din första presentation inte går som planerat kommer hur du avslutar konversationen - dvs. om du betonar ditt engagemang för delade mål eller ifrågasätter hela tonhöjden inför motstånd - påverkar hur människor kommer ihåg hela presentationen. Vet att konversationen inte slutar när människor går ut genom dörren. Se till att följa upp överenskomna åtgärdsföremål och förbered din leverans för pågående åtaganden.
I din karriär är det viktigt att kultivera starka relationer med viktiga påverkare i ditt team, avdelning, projekt eller arbetsgrupp, och ett viktigt möte är det perfekta stället att bygga dessa kontakter. Med korrekt förberedelse kan du göra ett stort och varaktigt intryck.
