Någonsin gick ut från ett möte och tänkte, "wow, vi kom inte någonstans ?"
Att få en grupp tillsammans kan ofta vara det mest effektiva sättet att gå vidare med ett stort beslut eller en plan. Men det fungerar bara om mötet är rätt.
Så när det är din tur att leda, använd dessa fem steg för att skapa ditt möte för framgång - innan du ens går in i dörren.
1. Bjud in rätt folk
Ingenting kan avskaffa ett möte som att ha fel personer i rummet. Om ditt mål är att låta gruppen fatta ett beslut i slutet av mötet, se till att alla som har en stor insats eller vetorätt vid beslutet står vid bordet. Diskuterar en ny försäljningsstrategi för en produkt? Du vill förmodligen att säljledare och produktchef ska vara där, eller ingenting kommer att bli beslutat.
Å andra sidan, att ha för många "extra" människor - eller personer som är betydligt mer äldre eller mer yngre än alla andra i rummet - kan kasta bort dynamiken. Om du inte behöver PR-chefen chimma på en tillverkningsbyte, bjud inte in honom. Om alla skrämmas av ekonomidirektören, lämna henne från ett första brainstormmöte.
2. Tänk på att ge läxor
Vill du att folk ska börja från en ren skiffer, eller skulle det vara till hjälp för alla att gå in i mötet med lite bakgrundsinformation? Om du presenterar en plan som du vill ha inmatning på, skicka den ut kvällen innan (inte timmen innan), så chansen är att åtminstone några av de deltagare kommer att ha tid att titta över den och smälta.
Och om du vill att folk ska ta med sig idéer till mötet - berätta för dem.
3. Ställ in en agenda
Om du organiserar mötet måste du ställa dagordningen. Om du börjar mötet med att säga, ”Vi är här för att diskutera vår strategi för sociala medier. Vem har idéer? ”- Tja, du ber om kaos.
I stället dela ut - eller skriv på ett vitt tavla eller blädderblock - ämnen du planerar att låta gruppen diskutera, i den ordning du vill täcka dem. Till exempel kan din agenda vara:
När alla känner till planen, är de mer benägna att hålla ämnet. Dessutom ger agendan dig en struktur att falla tillbaka på: om diskussionen kommer från ämnet eller bås, kan du påminna alla i rummet om vad du ska diskutera.
4. Berätta för målen
Målen är inte samma sak som en dagordning. En agenda är vad du ska prata om. Mål är vad du vill uppnå, eller mål för mötet: beslut som måste fattas vid bordet, nästa steg som måste enas om.
Exempelvis kan mål för det hypotetiska mötet ovan vara:
5. Inga överraskningar: "Försälj" dina stora idéer
Om du presenterar en stor plan eller rekommendation är det alltid till din fördel att veta hur människor i rummet kommer att reagera. Vem kommer sannolikt att stödja dig? Vem kommer sannolikt att utmana dig, och vilka invändningar kommer de sannolikt att göra?
Innan mötet, identifiera nyckelpersoner vars åsikt är viktigt och dela din plan eller rekommendation med dem en-mot-en. Be om input. ”Sälj” din idé innan det stora mötet. Notera alla problem som de väcker och anpassa det sätt du presenterar din plan för att hantera dessa problem.
Finansdirektören tror att din lanseringsplan kommer att kosta för mycket? Se till att du utarbetar en budgetberäkning och ta reda på kostnaden för andra lanseringar så att du kan sätta din föreslagna budget i perspektiv. På så sätt kommer samtalet inte att raderas när hon säger att din plan "låter dyrt."
Å andra sidan, om alla älskar den sociala mediekomponenten i din plan - bra. Slösa inte 20 minuter på att motivera varför sociala medier är viktiga, bara hoppa till detaljerna i din faktiska plan, eller fokusera gruppens uppmärksamhet på andra områden där du har beslut som ska fattas.
Om du organiserar dig själv i förväg, samlar rätt grupp och undviker överraskningar, ställer du in dig för att få ut mesta möjliga av gruppens tid tillsammans. Dessutom är du säker på att imponera alla i rummet med din beredskap och få en chans att lysa som ledare.
