Vissa dagar vaknar jag och känner att allt bara rör sig för snabbt. Dussintals e-postmeddelanden hälls in under natten. En handfull möten, kaffesamtal och samtal är utspridda hela dagen. Det finns så många människor att ta tag i, ärenden att springa och lösa ändar som väntar på att bli bundna. Livet verkar smitta framåt och driva mig med det.
Jag är säker på att du är bekant med känslan.
Men sedan minns jag en linje av racinglegenden Mario Andretti, "Om allt verkar under kontroll, så går du inte tillräckligt snabbt, " och jag inser att denna känsla av att inte ha allt under kontroll kanske inte är en dålig sak. När allt kommer omkring, att känna att du är på snabbspåret betyder helt enkelt att saker och ting görs och saker du planerat har nu startat.
Nyckeln, jag har lärt mig, är att inte motstå hastigheten på allt som händer, utan att vara medveten om att se till att det inte blir bättre för dig. Om du börjar känna dig lite överväldigad, men att minska inte är något alternativ kan du prova några av dessa sju taktiker för att fortsätta få viktigt arbete - utan att bli galen.
1. Hitta sätt att kompensera
Ganska ofta förstärks känslan av att bli överväldigad främst av din uppfattning om situationen. Det kan vara så att din lista med uppgifter faktiskt är en mil lång, eller mer troligt, att det helt enkelt känns som det är - speciellt om allt från olika delar av ditt liv kastas ihop.
Eftersom hur mycket du klarar av att hantera skift baserat på var du är och vad du gör, är det mer meningsfullt att dela in och "blockera" de uppgifter eller oro som du inte kan göra någonting åt just nu, fokusera istället på bara ett objekt, en uppgift eller ett projekt i taget. Presidenten Bill Clinton och Ronald Reagan har varit kända för att använda denna teknik med framgång. Att hålla en mental barriär för att separera dina känslor av ansvar gör att du kan bryta ner dina skyldigheter i betydande bitar. På så sätt kommer du att kunna hantera dem individuellt när det är vettigt och bevara en sinnesfrid vid alla andra tidpunkter.
2. Skapa tid för att tänka djupt
Mycket av stressen att flytta för snabbt kommer från att inte veta exakt vart du ska. Att vara förknippad med det vita ljudet av konstant aktivitet gör det svårt att få kvalitetstanktid för att avgöra vart du försöker gå och om arbetet du gör verkligen bidrar till det.
Det kan hjälpa dig att omorganisera ditt schema efter hur tankeintensiv dina aktiviteter är, och schemalägga mindre intensiva händelser (till exempel en-till-en-fångar) före eller efter din högsta tid för produktivitet och tänkande. Om du upptäcker att du troligtvis kommer in i zonen tidigt på eftermiddagen eller sent på morgonen, gör det till en punkt att bevara ett block av oavbruten tid för dessa viktiga intervaller. Genom att identifiera din arbetsrytm och skydda dina toppar för tydligt tänkande kommer dessa värdefulla möjligheter att verkligen utnyttja din hjärnkraft inte att komma till slump eller avbrott.
3. Utvärdera Nice-to-Haves kontra Need-to-Haves
Med andra ord, se till att du arbetar med rätt saker som faktiskt tar dig mot dina mål. Att avgöra vad som är absolut nödvändigt för att komma dit minskar plötsligt problemets omfattning och hjälper dig att filtrera bort distraktioner och effektivt låta dig omfördela tid till det som verkligen är nödvändigt. Även om detta kan verka uppenbart, skulle du bli förvånad över hur mycket av din tid som hamnar på att få fördelar med fransar som verkar trevligt att ha men som faktiskt avleder dig från vad som faktiskt betyder.
Det finns så många möjligheter till distraktion att isolering av vad som faktiskt är nödvändigt är besläktat med att hitta de "stora stenarna." När dessa är på plats är dina prioriteringar olagliga och allt annat kommer att falla på plats - eller, åtminstone så mycket som passar -Och du kommer att upptäcka att resten var förmodligen allt främmande ändå.
4. Prioritera baserat på andra
Ett annat bra sätt att prioritera är att se till att allt på din överbelastade platta inte hindrar någon annan från att få gjort arbete. Med andra ord, om någon annans jobb är beroende av något du gör, få den biten först.
Om jag till exempel vet att jag kommer bakom i e-postmeddelanden tar jag ett ögonblick för att reda ut hur troligt att min brist på svar kommer att hålla andra människor uppe. Om andra väntar på att mitt svar ska slutföra nästa steg, är dessa uppgifter min första prioritet. På detta sätt kommer framsteg att göras så snart du överlämnar stafettpinnen till andra, lättare din skuld (och uppfattning av stress) för att hålla dem upp.
5. Missa inte upptaget för produktivitet
Upptagenhet efterliknar produktivitetens handlingar, men den ena får resultat där den andra, ja, kanske inte. Se till att vad du gör verkligen överensstämmer med att få resultat du behöver.
Det vanligaste sättet att falla i facket är att fylla din tid med små, obetydliga uppgifter. Att kontrollera saker från din to-do-lista kan få en känsla av prestation, men det kan vara saker som är bättre delegerade till andra, eller värre, spelar ingen roll. Att tänka kritiskt på om uppgifterna du arbetar med är faktiskt viktiga eller om de bara fyller din tid kan betyda skillnaden mellan att känna att du gör saker och faktiskt att göra saker.
6. Fokusera på uppdraget bakom uppgifterna
En lång rad uppgifter verkar skrämmande för någon, men de som kan driva framåt tänker förmodligen inte på uppgifterna i sig själva, utan som små bitar som passar inom ett övergripande mål.
Om du till exempel ser dig själv som agent i samband med ett större uppdrag kan du fokusera mindre på hur mycket du tar på dig och mer på visionen om hur ditt arbete kommer att påverka. Ofta kan du sätta dina dagliga ansvarsområden i sammanhanget med varför du gör dem och hur de anpassar sig till det större pusslet kan ge mer mening till dina individuella uppdrag - och ge dig den extra oomph att smida igenom.
7. Välj bort Resistance Mindset
Mycket av det obehag som följer känslan av överträdet kommer från motstånd. Ju mer du förväntar dig att allt är hanterbart men befinner dig begravd under monteringsarbetet, desto mer känner du kontrasten mellan din idealistiska förväntan och en tuff verklighet.
Det är motsatt, men ibland att försöka behålla kontrollen när saker och ting snurrar ur kontrollen gör det bara värre. Att acceptera att fler erbjudanden, engagemang eller projekt händer oftare de närmaste veckorna är ett effektivt sätt att ta ett snabbt tempo (och allt som följer med det) i steg.
Kanske säger skådespelaren Paul Hogan det bäst: ”Hemligheten till min framgång är att jag tappade mer än jag kunde tugga och tugga så fort jag kunde.” Att ta på mig mer än du kan hantera hela tiden är helt klart inte tillrådligt. Men ibland är det nödvändigt för att gå framåt - och när du befinner dig i en situation där du känner dig överväldigad, har du några strategier för att hjälpa dig att hålla dig i nivå.
Och hej, vem vet? Kanske tar du till och med överraskning efter att ha sett hur mycket du graciöst kan ta på dig under tryck.
