Förra fredagen kl 16:30 stängde jag av min dator, städade av skrivbordet och åkte hem. En av artiklarna som jag kastade i papperskorgen innan jag lämnade var min uppgiftslista för veckan: 150 artiklar, alla kollade. Jag arbetade inte en enda sen kväll eller tidig morgon den veckan. Och jag hade till och med tid hemma att göra mig anständiga middagar, träffa vänner, gå med hunden och titta på för mycket TV.
Innan du gör några antaganden om innehållet i min uppgiftslista eller vikten av mitt jobb i allmänhet, bör jag nämna att jag under den veckan ledde ett styrelsekommittésamtal, brainstormade ett bidragsförslag för USDA, träffade en huvudstiftares verkställande direktör, introducerades till en ledande entreprenör av en Microsoft-verkställande direktör, lämnade in tre bidragsförslag och fick min årliga resultatgranskning (vilket förresten var mycket positivt).
Kort sagt, jag gör mycket arbete varje vecka. Hur gör jag det utan att ha en nervös nedbrytning - och med tid att spara? Här är några tips.
1. Vet vad som behöver göras
Även om det verkar uppenbart, så är de saker som stressar människor mest oftast de saker de inte visste förvänta sig. Så för att starta veckan, granska allt du behöver göra i detalj. Låt oss till exempel säga att du vet att ett förslag beräknas på fredag, och det är ditt jobb att göra berättelsen, men finansgruppen ansvarar för budgeten. För att säkerställa att hela projektet slutförs i tid, se till att lägga till "checka in med finansgruppen om budget" till din uppgiftslista.
Jag är ganska agnostisk när det gäller verktyg för att göra-listor; skrivna listor fungerar lika bra för mig som elektroniska lösningar, som Evernote eller Asana. Men jag har en regel att hela listan måste vara på ett ställe. Du kan segmentera och ordna allt du vill, men du bör se allt du behöver göra med en enda blick.
2. Vet vad som behöver göras först
När jag har övervakat mindre erfaren personal fann jag att den största vägspärren för dem inte var att veta hur man skulle prioritera och ordna sin dag.
Till exempel, om det fanns ett stort projekt på grund av nästa vecka, skulle de driva full ånga framåt mot den tidsfristen, trots att de först behövde samla in information från en annan avdelning - information som troligt kan ångra allt arbete de hade gjort det. Och under tiden fanns det andra, mindre projekt som de kunde ha gjort riktigt framsteg på.
Dina prioriteringar kan också ändras utifrån ditt humör eller schema. Om jag till exempel har en särskilt okreativ dag, vet jag att det skulle vara mer effektivt för mig att prioritera ett dataprojekt. Om jag är på möten större delen av dagen svarar jag på samtal och e-postmeddelanden mellan möten snarare än att försöka starta till något större inom så kort tidsram.
Du kommer att bli mycket effektivare om du arbetar med dina prioriteringar och begränsningar snarare än att försöka motstå dem.
3. Be om hjälp
Om jag inte har fått något annat av att arbeta i ideella organisationer, har jag lärt mig att om du inte frågar så får du inte det. Ingen kan göra arbetet i en organisation ensam. Om du inte har färdigheter eller tid att göra något effektivt, är det din skyldighet att be om hjälp.
Lyckligtvis arbetar jag för ideella organisationer kan jag vanligtvis hitta en volontär som hjälper mig med mer vardagliga uppgifter. Om jag behöver en högre kompetensnivå drar jag ut min adressbok och ser om jag känner någon som kan föreslå en lösning. Nyligen, till exempel, blev jag irriterad över en delrapport för en givare. Vi var halvvägs genom ett nytt program, så även om jag visste att vi hade gjort mycket, visste jag inte hur jag skulle förmedla det i rapportformen. Så jag tog en av mina kommunikationsvänner till en kopp kaffe, och hon föreslog att fokusera hela rapporten på berättelser från kunder och hur de tolkade det nya programmet.
Det var ett genombrott - ett jag aldrig skulle ha haft på egen hand. Givaren älskade det och fick mig i kontakt med sin kommunikationsavdelning för att publicera programmet ännu mer. När jag hade idén tog det mig en vecka att slutföra rapporten - samma tid som jag tillbringade oro över det innan jag träffade min vän.
4. Stäng slingan
Känner du till den tillfredsställande känslan av att kontrollera något från din uppgiftslista? Det känns inte bara bra; Det är ett viktigt sätt att indikera att du har slutfört en uppgift och nu kan gå vidare till något annat.
Men innan du går vidare, vill du se till att du har ett register över dina slutförda uppgifter någonstans, så att du kan följa upp om - ahem - mödrar inte är lika effektiva som du är. När jag till exempel avslutar ett bidragsförslag lägger jag alltid en påminnelse i min kalender att följa upp med finansiären om åtta veckor. Vid den tiden kommer de flesta finansiärer att ha fattat sina beslut, och om de inte har gjort det, kan de vara intresserade av att lära sig lite mer om organisationen. På samma sätt kanske din chef inte kommer tillbaka till dig om ett projekt på några veckor om du lämnar det upp till honom, men en snabb efter några dagar kan få honom att titta tidigare.
Jag tror på att arbeta smartare, inte hårdare. Mitt jobb är för viktigt för mig och de människor som min organisation tjänar för att acceptera allt annat än det bästa. Men jag vet av erfarenhet att att köra mig trasig genom att arbeta 60 timmar plus i veckan inte kommer att hjälpa någon i slutändan. Att arbeta mer effektivt innebär bättre resultat och en helg - vad kan vara bättre än så?
