"Kontrollera inte din e-post hela tiden!"
Du har hört det tidigare, och du kommer att höra det igen som ett sätt att förbättra din produktivitet och sluta vara en slav för din inkorg.
Uppenbarligen är det dock mycket lättare sagt än gjort. Många av oss får hundratals e-postmeddelanden per dag (till och med timme!), Vilket gör det svårare och svårare att flytta ner en viss timme på dagen.
Men vetenskapen backar nu upp idén att du verkligen måste gå av ditt e-postkonto för att vara mer produktiv på allt du gör. I ett nyligen stycke för The New York Times diskuterade Daniel J. Levitin, professor vid McGill University, sitt arbete med samarbetspartner Vinod Menon. De två upptäckte att på grund av hjärnans kretslopp växlar människor ständigt mellan två medvetenhetstillstånd: att vara antingen uppgiftspositiva (aktivt fokusera på en uppgift till hands) eller uppdragsnegativa (vandra eller dagdrömma). "Att se" för snabbt mellan dessa två nätverk kan göra att din hjärna känner sig "svimmel" och inte kan engagera sig i något av staterna. Och när är du troligtvis i det här förvirrade mitt emellan? När du är på sociala medier eller surfar på webben.
Mer intressant tyckte de två att vetenskapen säkerhetskopierar det gamla rådet: Du får verkligen inte gjort mycket när du kontrollerar e-post hela tiden. Varför? Eftersom distraktionen undertrycker din förmåga att verkligen finslipa i det ena sinnestillståndet eller det andra.
Levitin skriver, "Ett e-postmeddelande som du vet sitter där, oläst, kan tappa uppmärksamma resurser när din hjärna fortsätter att tänka på det och distraherar dig från det du gör. Vad kan vara i det? Vem kommer det från? Är det goda nyheter eller dåliga nyheter? Det är bättre att lämna ditt e-postprogram än att höra den ständiga pingen och vet att du ignorerar meddelanden. "
Vad är Levitin och Menons lösning på att svara på e-post men inte låta det ta över ditt liv? Behandla det som alla andra enskilda projekt eller uppgifter, och avsätt en specifik tid för e-postmeddelanden på din dag. Och om det låter tufft (e-missbrukare förenar sig!), Här är ett par enkla sätt att få dig ur din inkorg och schemalägga riktig e-postsvarstid.
1. Stäng av Push-aviseringarna
Som Levitin antydde i sin artikel kan pushmeddelanden på din telefon kraftigt öka din ångest för att lämna e-postmeddelanden obesvarade (trots allt att höra att ping var femte sekund är distraherande). Så ta tillbaka kontrollen. Inaktivera dina push-aviseringar och kontrollera bara din e-post när du är redo att åta dig lite tid åt det.
2. Stäng av e-post
Om du fortfarande kontrollerar e-postmeddelanden ständigt på din telefon tar du bara av dina e-postkonton helt så att du inte frestas att smyga snabbt mellan möten eller under affärsluncher.
3. Blockera tid
Liksom alla andra projekt eller vanliga möten, blockera tid varje dag för att spendera besvara e-post utan avbrott. Lägg den i din kalender och håll dig fast vid den tid varje dag du har ägnat dig åt att svara via e-post.
Få dessutom en rutin för din e-posttid och förbered dig som du skulle göra för ett möte eller ett projekt. Stäng flikar och dokument för andra projekt. Stick i dina hörlurar och lyssna på en specifik e-postsvarande spellista. Se bara till att du upprepar dina steg varje gång.
4. Installera hanteringsappar
När du har planerat din vanliga e-posttid, se till att den är så produktiv och effektiv som möjligt. Installera appar som Mailbox (vilket gör din inkorg mycket mer användarvänlig) eller The Email Game (vilket utmanar dig att komma igenom dina obesvarade e-postmeddelanden så snabbt som möjligt). Ju effektivare du blir, desto mer kan du maximera din tid.
Orolig för att människor blir irriterade av dig för att de inte är tillgängliga via e-post 24/7? När de ser hur produktiv du är spelar det förmodligen ingen roll. Och om allt annat misslyckas, berätta bara för dem att det är vetenskap.
