Sommaren närmar sig snabbt, och i stället för att gå på stranden, är många högskolestudenter på väg till ditt kontor - som dina nya sommarpraktikanter.
De är fräscha, energiska och ivriga att komma på jobbet - exakt vad du letar efter i din sommarpersonal. Men för många är detta deras första gång i en företags arbetsmiljö, och de lutar dig att lära dig jobbets och branschens rep. Och att ge dina praktikanter en positiv inlärningsupplevelse medan du fortfarande utnyttjar de extra händerna - på bara en kort period på 8-10 veckor! - kan vara en svår balans.
Så när du välkomnar dina nya praktikanter är det viktigt att spendera lite tid på att tänka på hur man kan göra upplevelsen bra för alla. Vi satte oss ned med några praktikledare, praktikerexperter och tidigare praktikanter och fick deras hemligheter för att sätta upp en framgångsrik sommar.
1. Välj rätt praktikanter
Praktikanter kan bara vara tillfälliga anställningar, men de påverkar fortfarande ditt team på ett stort sätt. En praktikant som är omotiverad, oproduktiv eller utan hjälp kan undergräva ditt lags moral och effektivitet. Men en stor hyra kan bidra med ett fantastiskt nytt perspektiv till ditt arbete - och till och med bli din senaste rockstjärnuthyrning i slutet av sommaren.
Så när du intervjuar och anställer kandidater är det viktigt att komma ihåg vem du verkligen letar efter. Beroende på vad du vill att dina praktikanter ska ta på sig, kanske du letar efter en specifik arbetslivserfarenhet eller akademisk referens - men de borde inte alltid ta del av ditt beslut så hårt som du kanske tror.
Mark Babbitt, VD för YouTern, uppmuntrar att anställa studenter för immateriella frågor över allt annat: "Leta alltid efter studenter som visar entusiasm, coachförmåga och solida lyssnningsförmåga och de som tar initiativ, " säger han. "Där en blivande praktikant går på college är det sista jag tittar på."
Viktigast av allt, leta efter studenter som visar äkta intresse för din bransch eller positionen. Även om det kan vara till hjälp att fråga blivande praktikanter om deras passioner och karriärföreställningar, se också vidare: Vilka klubbar och fritidsaktiviteter deltar de i? Om du till exempel letar efter en redaktion, skriver han eller hon för skoltidningen eller har en blogg? Vad elever gör på sin fritid kan vara bra indikatorer på vad de verkligen brinner för.
2. Planera dem
Det finns inget värre än att ha praktikanter som inte har tillräckligt med att göra - inte bara kommer de att bli uttråkade, utan du kommer hela tiden att försöka ta reda på vilka uppgifter du ska tilldela nästa istället för att ta hand om din dagliga dos. Det är inte produktivt för någon.
Så det är viktigt att förbereda arbetsuppgifter långt i förväg för att se till att dina praktikanter har tillräckligt med på sina tallrikar. Games.coms internchef David Schwarzberg börjar till och med tänka på vad hans praktikanter kommer att göra flera månader innan de faktiskt börjar: "I april träffades vårt team enbart för att bestämma vilka typer av projekt våra praktikanter kommer att arbeta med i sommar, " förklarar han.
Även om du precis börjar nu, ta dig lite tid att beskriva vilka typer av uppgifter dina praktikanter kommer att ansvara för, färdigheter de borde lära sig och projekt du vill ha dem under hela sin tid med ditt team. Sedan utarbetar du varje vecka - ungefär som om du lägger en lektionsplan om du var lärare - en arbetsplan varje vecka.
Det viktigaste är att du ger dem utmanande, väsentliga uppgifter som kommer att bidra till att de lär sig mer om ditt område. Som Schwarzberg säger: "Vi försöker utnyttja deras styrkor i tidigare roller och kurser - men samtidigt planerar vi att utsätta dem för nya och utmanande uppdrag som direkt kommer att påverka teamet."
Tidigare AOL på marknadsförare och nuvarande anställd Alyssa Marino säger att dessa ”riktiga” uppdrag var det som skilde hennes praktik från andra erfarenheter: ”På AOL såg min chef alltid efter mina input och inkluderade mig i teammöten. Från början fick jag verkligt ansvar och kände mig alltid som en uppskattad medlem av teamet. ”
3. Välkommen dem
Alla vill känna sig välkomna på ett nytt jobb - speciellt praktikanter som bara kommer in i yrkesvärlden. Ett bra sätt att komma igång är att skicka ett e-postmeddelande till praktikanten som välkomnar dem till teamet och planerar ett kort möte eller avslappnad lunch för att presentera honom eller henne för gruppen.
Eller, om du tar med dig flera praktikanter, kan du överväga att vara värd för en officiell praktikinriktning som gör det möjligt för studenter att träffa varandra och lära sig om organisationen som en grupp.
Överväg också att matcha praktikanter med mer erfarna teammedlemmar som mentorer, rekommenderar Jenna Morton, campusrekryterare på faktisk.com. ”Vi välkomnar våra praktikanter genom att ge var och en av dem en mentor. Det här är någon som verkligen har utmärkt sig i organisationen - någon som praktikanten kan lära av, säger hon. ”Mentorn fungerar som en person till praktikanten” och kan fungera som en resurs för att svara på frågor och hjälpa anställda att övergå till arbetslivet för första gången.
4. Ställ in förväntningar
Förutom ett varmt välkomnande föreslår Babbitt att starta praktikplatser med ett möte om förväntningar. "Bör beskriva exakt vad praktikanten kommer att ansvara för, beskriva hur teamet arbetar och tydligt specificera hur prestanda kommer att bedömas, " förklarar han. ”Praktikanten bör rösta vad han eller hon vill lära av praktiken också.” Och efter mötet - lägg det på papper. "Att skriva ner dessa förväntningar är det tydligaste sättet att bedöma framsteg och framgång senare genom praktikperioden, " säger han.
Sedan hela sommaren kan du schemalägga veckovisa eller två veckors möten med dina praktikanter för att granska och hålla dig uppe över de förväntningar du fastställde på dag ett. "En av mina bästa praktikchefer planerade varje vecka beröringsbaser med mig för att se hur jag hade det och om jag hade några frågor", berättar sex gånger praktikant och nyligen nyutbildade Lehigh University Alexa Procaccino. "Jag lärde mig så mycket om företaget eftersom jag kunde fråga henne allt och vad som helst."
5. Glöm inte prestationshantering
Praktikplatserna är i grunden lärande erfarenheter. Så det är viktigt att ge dina praktikanter både positiv och konstruktiv feedback under sommaren för att hjälpa dem att lära sig mer om sig själva som proffs, inklusive vad deras styrkor är, vad de gör bra och var de behöver växa eller förbättra.
Utöver vecko-beröringsbaser ska du avsätta tid för att ha dessa konversationer och överväga till och med att genomföra en formell granskningsprocess. ”Performance management är en kritisk del av praktikplatserna, ” säger eBay Inc.s universitetsprogramchef, Laura Chambers. "Alla våra praktikanter deltar i en granskningsprocess i mitten av sommaren och slutet av sommaren, och de som är seniorer har ett klart beslut i slutet av sommaren om deras praktik kommer att leda till heltidsanställning."
Det är också viktigt att känna igen dina praktikanters bidrag innan de går tillbaka till skolan. "Vi avslutar vår sommarpraktik med en sommarutställning, där praktikanter visar det arbete de har gjort för företagsledare och chefer, " förklarar Chambers. Men du kan till och med göra detta på mindre sätt - som att be dina praktikanter att presentera sina sommarprojekt under ett avdelningsomfattande möte eller fira sina bidrag med en laglunch. Även en liten gest går långt för att visa din uppskattning för deras hårda arbete (och studenter älskar alltid gratis mat!).
Även om det definitivt är lite hårt arbete och planering, bör det vara roligt att ta på en praktikant! Tänk tillbaka på dina erfarenheter som praktikant eller högskolestudent och fråga dig själv vad du uppskattade under din sommarupplevelse - använd det sedan som din inspiration. "Alla i mitt team var en college praktikant vid någon tidpunkt, och vi är tacksamma för de möjligheter vi hade, " säger Schwarzberg. "När vi tar på oss en praktikant hoppas vi att kunna överföra liknande upplevelser."
