"En persons framgång i livet kan vanligtvis mätas med antalet obekväma samtal som han eller hon är villig att ha, " säger Tim Ferriss i sin bok, The 4-Hour Work Week: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rik .
Det är en verklig paradox: de samtal vi försöker undvika är de som gynnar oss mest på lång sikt. I grund och botten, att vara sårbar (eller villig att ha ”pratstunden”) hjälper människor att förhålla sig till och respektera dig - och ju fler människor respekterar dig, desto mer investerade kommer de att bli i din framgång.
En av de svåraste konversationer du kanske har på jobbet är en där du måste gå tillbaka till ditt ord - du kan inte uppfylla en tidsfrist, du kan inte hjälpa dig med ett projekt, du kan inte nå ditt kvartalsmål.
Eftersom de flesta inte älskar det när vi bryter med löften (vem gör?) Är vår första impuls vanligtvis att hitta en ursäkt för att helt undvika ansvar. Men genom att göra detta främjar man bara människor, vilket gör dem mindre förlåtande.
För några veckor sedan insåg jag till exempel att jag inte kunde uppnå de intäkter som jag hade lovat mina investerare utan att offra mitt företags andra mål - som att anställa ett bra team och svara på kundernas feedback.
Jag tänkte på alla de detaljerade berättelserna jag kunde berätta för att det skulle verka som om det inte var mitt fel. Men då insåg jag - jag ville inte ha den typen av relation med mina investerare. Jag ville att de skulle förstå mina mål och samla bakom dem.
Så jag förklarade varför att växa teamet och fixa produkten var så viktigt för mig. Jag talade om hur mycket framsteg vi hade gjort och hur mycket mer jag trodde att vi kunde göra med mer uppmärksamhet på dessa områden. Sedan redogjorde jag för de logistiska orsakerna till att vi inte kunde få in de intäkter jag förutspådde. Till en början var de skeptiska. Men när jag först förklarade mig själv fullt ut var de glada över att jag var fokuserad på rätt saker.
Här är vad den erfarenheten lärde mig om att gå tillbaka till ditt ord och använda dessa tuffa samtal till din fördel.
Berätta den fulla sanningen
Jag visste att mina investerare inte skulle vilja höra vad jag sa till dem - men vem litar på människor som bara säger dem saker de vill höra? Genom att vara ärlig mot dem förmedlade jag faktiskt att jag respekterade dem tillräckligt för att släppa in dem på sanningen. Jag visade att jag ville ge dem användbar information, inte bara rädda min egen röv.
Och jag hade inget att dölja. Jag var tvungen att få dem att se var jag kom ifrån. När de förstod att jag arbetade mot företagets bästa - även om det innebar att låta människor besegra sig - respekterade de mig mer.
Förklara din resonemang (i detalj)
Människor går ofta in i möten med en vag och formell inställning, rapporterar helt enkelt vad de gör och ignorerar orsakerna till att de är irrelevanta.
Men när du förklarar varför du gör vad du gör, kontaktar du andra på mänsklig nivå och sätter dina idéer i kontext. Genom att dela känslor som andra människor kan relatera till hjälper du dem att förstå varför de kan göra samma sak i din situation.
Så om du behöver ta extra tid på ett projekt eller borta på ett möte, låt dina medarbetare gå in på din tankeprocess. Ju fler detaljer du ger, desto lättare kan de sätta sig i dina skor och förlåta dig.
Gör inte ursäkter
Det finns skillnad mellan skäl och ursäkter. Ibland måste du gå tillbaka till ditt ord av en giltig anledning, och de människor som dina beslut påverkar förtjänar att veta vad det är.
Men andra gånger gör du misstag. I så fall kommer det bara att verka som om du motiverar att försöka förklara dina val.
När vi anklagas för överträdelser, vare sig av en kollega, vår chef eller någon annan, antar vi alltid att folk vill höra något som mildrar det vi har gjort. Men vad de verkligen vill höra är att vi äger upp till det.
Jag övar på att göra detta när jag är sen på möten. Det är frestande att skylla på trafik eller försenade tåg, men istället säger jag bara: ”Tyvärr är jag sen!” Jag har ännu inte sett att någon ger mig svårt att säga detta - för du kan verkligen inte argumentera med en ärlig ursäkt . (Även om detta hände mycket kan det kanske inte vara fallet.)
Om du behöver lite hjälp med att dra detta, kan du prova en av dessa mallar för att leverera en äkta "sorry".
Låt människor reagera
Om en medarbetare blir arg på dig för att gå tillbaka till ditt ord, låt dem vara arg på dig. (Ibland har de rätt att vara!) Lyssna på deras klagomål. Ilska eskalerar endast när du ogiltigförklarar det - som du förmodligen vet blir människor högre när de känner att de inte hörs. Om du erkänner dina misstag och accepterar deras känslor känner människor inte behovet av att påpeka dem och är mer benägna att gå vidare.
Faktum är att när människor har sänt sina klagomål, tacka dem för att de är ärliga mot dig. Även om du håller med, försöker de bara hjälpa dig att förstå deras perspektiv. Och ju mer du förstår varandra, desto bättre kommer du att kunna arbeta tillsammans framöver.
För att undvika att behöva bryta löften i första hand börjar jag med att göra mycket konservativa. Istället för att omedelbart säga någon, "Jag ska göra det här", säger jag, "Jag kommer att göra det under X-omständigheter." På det här sättet är det mindre troligt att jag kommer att göra dig besviken eller skrämma om planerna måste ändras.
Vi kan inte alltid förutsäga vad som kan komma i vägen för vårt arbete, och det är OK. Att erkänna att du felbedömt en situation visar ödmjukhet, vilket hjälper dig och dina medarbetare att ansluta på en djupare nivå. Alla kan förhålla sig till någon som röra sig, men ingen kan förhålla sig till någon med en perfekt ursäkt för allt.
