Jag ska gå vidare och börja med att erkänna att såvida inte allt går bra, kan det vara ganska grovt att ge och få feedback. Uttrycket "konstruktiv kritik" uppfanns säkert som ett grymt skämt för både personal och chefer.
Men som chef måste du bli riktigt, riktigt bekväm att leverera den. Mycket av det. Och även om det är en utmaning att ge tuff feedback till vem som helst, är det särskilt svårt när det gäller en underpresterande anställd, eller den som rasar på din sista nerv. Kort sagt, i dessa situationer krävs lite konstnärskap.
För flera år sedan hade jag en anställd som inte exakt var min favorit (ja, chefer har favoriter). I ett försök att undvika att bli snuskig med henne tenderade jag att distansera mig från henne när det var möjligt. Och det fungerade ganska bra - tills hon kontaktade mig för att be om en höjning.
Det faktum att hon hade stenarna för att be om en höjning fick mig att tänka att problemen med hennes prestationer inte bara var hennes fel - jag var ju hennes chef. Det var mitt jobb att vägleda och stödja henne tills hon fick den höjningen, och om jag inte var nöjd med hennes prestanda var jag skyldig båda oss att berätta för henne.
Det var inte lätt, men jag lyckades ge feedbacken hon behövde för att höra, samtidigt som jag höll saker konstruktiva och undviker hårda känslor. Och du kan också.
Låtsas om att hon är någon som du respekterar djupt
När du måste hålla lite tufft prat med en person som du inte särskilt bryr dig om eller som redan är frustrerad med, är det svårt att få orden rätt utan att låta som ett skämt. Så för att hjälpa mig att hålla konversationen både civil och rättvis föreställde jag mig att jag pratade med någon jag verkligen respekterade.
Varför? Tja, när du handlar med någon du respekterar, är du vanligtvis försiktig med dina ord, och du är naturligtvis supermedveten om hur den andra personen kan känna när du hör din feedback.
Låt oss till exempel låtsas som om du hör en kollega, som har varit din mentor och förebild i åratal, ge några fruktansvärda råd till en praktikant. Du måste säga något, eller hur? Men skulle du bara komma ut och säga: "Ditt råd var hemskt!" Förmodligen inte.
Istället skulle du närma dig henne med takt och ödmjukhet, men du skulle inte sockerla det heller - hon kan hantera sanningen och förtjänar din ärliga åsikt. Och så gör dina anställda. Att gilla din personal finns inte i din arbetsbeskrivning, men att lära dem är det. Det är ditt jobb att vägleda dem i rätt riktning, även om det är det sista på jorden du skulle välja att göra på en tisdagsmorgon.
Förbered scenen
Att ge feedback kan vara en emotionell process för båda parter. Även om du har ditt barndomsidol i åtanke när du börjar ditt tal, kommer känslan ensam inte att minska det. Du behöver exempel att dela för att illustrera din poäng.
Innan ditt möte, tänk tillbaka på ett tydligt, specifikt exempel på att din anställd gör vad som helst som gör dig galen eller har orsakat problem med hennes prestanda. Men försök att välja något som kunde ha hänt med någon i laget - du vill inte att hon ska komma i defensiven innan du gör din poäng.
I mitt fall valde jag ett exempel på en vana som alla i mitt team tycktes ha ibland, men råkade vara en av den anställdas största utmaningar. Jag beskrev en händelse där hon hade lovat en klient att hon skulle lösa en fråga direkt och sedan fortsatte att starta till lunch - utan att säga till teamet eller hennes klient att hon skulle vara borta.
Jag utelämnade alla fördömande fakta, så att hon kunde föreställa sig att det skulle hända med en annan anställd - vilket naturligtvis gjorde henne mindre defensiv och gjorde att vår konversation kunde baseras på riktiga exempel utan att peka på fingrarna.
Vänd borden
När du har ställt in scenen med ditt exempel är det dags att sätta din anställd i förarsätet. Det är bemyndigande för alla att bli frågade hur hon föreslår att en situation ska hanteras - och det är exakt hur du vill att din anställd ska känna.
Efter att ha beskrivit situationen sa jag till min anställd att jag tyckte att det var utmanande att ta itu med frågan och frågade hur hon skulle hantera saken om hon skulle leda gruppen. Detta öppnade en diskussion, som gjorde det möjligt för oss båda att dela vad som fungerade och vad som inte gjorde, allt utan att kasta någon under bussen.
Idealt, när slutet av din diskussion kommer din anställd att ha identifierat sina egna utmaningar och har några föreslagna lösningar som hon kom på med på egen hand. Du kanske har guidat konversationen, men råden kommer att vara hennes, och det kan vara ett motiverande verktyg.
Ge henne en chans
Oavsett bakre historia, du är en viktig spelare i din anställds karriär, och det är upp till dig att hjälpa till att positionera henne för framgång. Och en del av det innebär att ge henne en chans att omsätta hennes noggrant utformade råd i praktiken.
Efter min diskussion med min anställd bad jag henne att hjälpa mig att identifiera och lösa liknande problem framöver. Jag lyfte fram de idéer som hon gillade bäst, och lade till några av mina egna tills vi båda hade utformat en plan. Men att be henne att bara hjälpa mig räckte inte. Jag ville att hon skulle ta äganderätt till projektet och vara ansvarig för resultatet - och helst dess framgång. Så jag anklagade henne också för att presentera sina resultat för gruppen vid nästa teammöte.
Genom att ge henne en chans att ta sitt eget råd och lita på henne med ansvaret för att representera teamet, kan den feedbacken bara hålla fast.
Att vara chef kan vara oerhört uppfyllande och arbeta igenom utmaningar - oavsett om det är att berätta din minst favoritlagmedlem hur hennes fruktansvärda modekänsla dödar stämningen på konferenser, eller att hennes stridande attityd med klienter gör allas svårt liv - kommer att hjälpa dig båda tar dina karriärer till nästa nivå.
