Det finns en tid i varje nytt företag när du måste donera minst ett dussin hattar. Det är helt normalt och kommer med territoriet att äga ditt eget företag. ”Huvudkokare och flaskbricka”, som man säger.
Ändå är de flesta företagare inte så bra på att känna igen när det är dags att flytta ut ur denna fas och spendera sin tid på ett mer klokt sätt. De flesta hävdar att det handlar om budget, men att gräva lite djupare avslöjar ofta en annan skyldige: en tveksamhet och förvirring om hur och vad man ska delegera.
För många är delegering en taggig fråga som trasslar i känslor av kontroll och perfektionism och förtroende. Att räkna ut hur man delegerar effektivt och bekvämt är dock en av de viktigaste lärdomarna som en företagare kan lära sig.
Det första steget är att ta en ärlig titt på hur du spenderar din tid. Här är en snabb övning för att komma igång: Tänk på vad du gillar (och inte gillar) att göra och vad du behöver (och inte behöver) göra. Följ dessa steg för att dela upp det och sedan förstå vad du ska göra med dina resultat.
Granska ditt ansvar
Ta ett tomt papper och dela det i kvadranter med en penna. Märk en av de vertikala kolumnerna "Gillar att göra" och märk den andra vertikala "Gillar inte att göra." Märk sedan en av de horisontella raderna "Behöver göra" och den andra "Behöver inte göra." Du bör sitta kvar med fyra rutor som var och en representerar en annan kategori:
Därefter lägger du 15 minuter på att tänka på de aktiviteter som utgör ditt jobb och sortera dem i var och en av rutorna. Kom ihåg att "behovet att göra" -hinken inte hänvisar till om ditt företag behöver den här uppgiften. Det hänvisar till om du personligen behöver vara den som gör det. Till exempel är det viktigt för mitt företag att skicka ett nyhetsbrev varje månad, men det kräver inte att jag är den som gör montering och konfiguration.
När du har distribuerat dina aktiviteter kan du lättare ta reda på vilka uppgifter du bör spendera din tid på och vilka som tynger dig.
Så här ska du tänka på var och en av dem.
Gillar att göra och behöver göra (alias “The Good Stuff”)
Denna kategori bör vara huvuddelen av ditt jobb och hur du spenderar minst 60% av din tid. Objekten i denna hink bör tydligt dra nytta av dina styrkor och representera det unika bidraget du ger till ditt företag. Ju mer tid du spenderar på dessa uppgifter, desto lyckligare är du och desto mer är dina företag.
Gillar inte att göra och behöva göra (alias "The Necessary Evils")
Dessa uppgifter är nödvändiga ont som följer med jobbet. Kanske är det de ekonomiska recensionerna som du tycker är mer tråkiga än informativa, eller den nya affärsplaneringen som tappar snarare än förfriskande.
Tyvärr kommer det alltid att vara ospännande delar av jobbet som du inte kan komma runt eller ignorera, men du kan minska deras påverkan så mycket som möjligt. Du kan minimera tiden du ägnar dem åt dig, öka din effektivitet på dem genom utbildning eller coachning eller kanske göra dem mer smakliga genom att flytta ditt tänkande (eller belöna dig själv!). Sammantaget borde dock denna hink inte utgöra mer än 25% av din tid. Annars är du troligtvis olycklig på jobbet.
Gillar att göra och inte behöver göra (alias "The Guilty Pleasures")
Det kan finnas några uppgifter som du fortsätter att hänga på, men - om du är riktigt ärlig mot dig själv - behöver du inte faktiskt göra av dig. Kanske får du stor tillfredsställelse genom att skriva ut svarta tavlan-menyn på ditt kafé eller från att välja presenter som skickas till dina kunder. Och nej, företaget skulle inte drabbas om du inte gjorde dem, men du personligen kanske.
Så länge som de här uppgifterna inte har någon betydande nackdel (de är för tidskrävande, har oavsiktliga konsekvenser eller verkligen skulle bli bättre gjort av någon annan), gå sedan efter det. Men kom ihåg att det, som de flesta skyldiga nöjen, är viktigt att hålla dem i schack - och de bör inte ta mer än 20% av din tid.
Gillar inte att göra och behöver inte göra (alias "A Waste of Time")
Det här är delegationens söta plats. Helst bör denna hink vara helt tom. Om inte, är det dags att överväga hur man tappar dessa uppgifter så snabbt som möjligt genom att ta bort, delegera eller automatisera dem.
Så här attackerar du denna lista:
Ge sedan allt du bestämmer dig för att lämna på din skylt ett utgångsdatum eller tillhörande intäktsmål. Till exempel "Jag kommer att placera våra veckobeställningar i högst tre månader", eller "när vi tjänar ytterligare 1 000 dollar i månaden hittar jag någon att hantera sociala medier."
Men gör det också med försiktighet. När allt kommer omkring är det tid att du inte spenderar på att bygga upp och växa upp verksamheten. Varje arbetstid utgör en möjlighet till framsteg, och du vill spendera den tiden på att göra det som är bäst för dig och företaget - inte stanna i ogräset.
Kom ihåg att entreprenörskapets möjligheter är att göra arbete som du älskar varje dag på dina villkor. Med tanke på all tid och energi (för att inte tala om pengar) som du investerar i ditt företag förtjänar du inget mindre än ditt drömjobb.
