Om du är ny med att hantera är det förmodligen säkert att du har kämpat med delegering. Eftersom ditt lags prestanda återspeglar direkt på dig måste du se till att du hanterar allt själv, eller hur?
Jag antar att du inte har den typen av tid. Plus, det teamet av människor du hanterar? Du har dem av en anledning.
Jag vet, jag vet - det är svårt att släppa kontrollen. Men genom att delegera uppgifter till de omkring dig kan du hjälpa dem att vara mer produktiva, ge dem möjligheter att växa och låta dem vara en integrerad del av ditt företags resultat - allt en del av ditt jobb som chef. Dessutom, som en bonus, kommer du att frigöra lite tid för att faktiskt vara chefen.
Om du är en kontrollfreak är det dags att gå tillbaka och få några av de gnagande uppgifterna från din tallrik. Så här ställer du in dig för en framgångsrik delegation.
Sätt dina ursäkter att vila
Om du tvekar att delegera eftersom du inte tror att någon annan kan utföra uppgiften "rätt" har du inte gjort ditt jobb som chef. En del av din arbetsbeskrivning är att lära, vägleda och utbilda dina anställda, så att de får de färdigheter som krävs för att utföra uppgifter såväl som (eller bättre än) dig.
Eller kanske är du rädd att att för många uppgifter kommer att göra din position irrelevant - vad ska du göra med en tomt att göra-lista?
Oroa dig inte heller för den situationen. Det är viktigt att du har tid för de stora bilderna: vägleda ditt teams projekt, hjälpa till att uppnå större mål, anställa rätt personer och hålla processer flöda smidigt. Dessutom, när du har lite fritid, kommer du att kunna spendera det på att coacha dina teammedlemmar en-mot-en, vilket kommer att göra alla mer effektiva på lång sikt. Kom ihåg att även om du inte slutför uppgifter och projekt själv är du avgörande för slutresultatet.
Välj rätt person för jobbet
Detta är regel nr 1 när det gäller delegering: Tilldela uppgifter baserade på varje persons bästa färdigheter, eller - om det är lämpligt - baserat på de färdigheter som människor försöker utveckla. Om du till exempel delegerar beslut om ett konferensevenemang, välj en person som konsekvent spikar logistik och som är bra med leverantörer, eller tilldela den till personen som har bett om möjligheten att ta en större evenemangsplaneringsroll.
Det är också viktigt att beakta dina anställdas nuvarande arbetsbelastning. Kanske har någon inte fått en stor uppgift på ett tag och inte verkat fullt engagerad. Att leda henne för nästa viktiga projekt kommer att fylla hennes tid med meningsfullt arbete och ge henne en chans att lysa, vilket kan ge ett efterfrågat produktivitetsökning. Å andra sidan, om någon är överbelastad med projekt, kommer hon inte att göra sitt bästa arbete, oavsett hur bra hon är.
När den anställd du väljer har färdigheterna (och tiden) för den delegerade uppgiften, är det mer troligt att hon lyckas - och du känner dig mycket mer säker på att låta henne ta över.
Visa dem den stora bilden
Innan du börjar dela ut uppgifter är det viktigt att förstå exakt vad du tilldelar. Nu betyder det inte att du behöver bestämma hur en viss uppgift ska göras (det är det du delegerar!), Men du bör svara på följande frågor: Vad berättar du specifikt om? Varför måste detta göras? Vad är det bästa resultatet? Vad är tidsfristen för den färdiga produkten?
Ge sedan den informationen till personen du har valt. Anställda är mycket mer framgångsrika när de kan se den stora bilden, eftersom de förstår exakt hur deras del kommer att passa in i det övergripande målet. Därifrån kan de bestämma hur de ska ta itu med uppgiften för att fullt ut uppfylla dina (och företagets) förväntningar.
Ge bara tillräckligt med vägledning
När du har lämnat en uppgift, motstå lusten till mikromanering. Jag vet att det är frestande, särskilt när du märker att du skulle göra annorlunda, men kom ihåg: du är inte den som gör det.
Det finns en fin linje här. Du bör svara på frågor och se till att jobbet görs, men du bör inte tänka på de små sakerna (åtminstone ännu inte) - särskilt om du inte blir frågad. Om du till exempel har bett någon att skriva upp en rapport, kom in och se hur det går. Om hon frågar dig var du vanligtvis drar försäljningsnumren från är det information du kan dela som kommer att vara till hjälp, eftersom det pekar henne i rätt riktning. Men inte porera över hennes siffror när du "bara går förbi" eller börja diskutera andra meningen i fjärde stycket på tredje sidan.
När du väl har delegerat är det upp till dig att se till att din anställd inte använder din vägledning som en krycka. Ibland blir anställda nervösa för att fatta beslut och checka in med dig vid varje tur, men påminn dem (och dig själv) varför du tilldelade dem projekten i första hand: Eftersom du visste att de skulle göra ett bra jobb. Det kommer att förmedla att du har fullt förtroende för ditt team, och att känslan av förtroende kommer att öka deras motivation att lyckas.
Följ upp med feedback
När allt är sagt är det viktigt att ge feedback om dina anställdas färdiga produkt. Lyssnade de på dina instruktioner? Uppfyllde de tidsfristerna? Har projektet blåst bort dig och få dig att undra varför du inte delegerade det förr? Eller kanske du hade någon som blev kort och kunde använda en konstruktiv kritik. Oavsett resultat måste du checka in efter varje projekt för att förklara dina tankar.
Du bör också ta chansen att be om feedback om dina delegeringsförmågor. Ger du tillräckligt med vägledning? Låt du faktiskt dina anställda ta itu med jobbet på egen hand? Vad kan du göra annorlunda nästa gång? Det enda sättet som delegationsprocessen kan bli enklare är att öppet kommunicera vad som gick rätt och vad som kunde ha gjort bättre.
Delegering kan öppna timmar med extra tid så att du och ditt team kan bli exponentiellt mer produktiva. Så, så mycket du vill behålla kontrollen över varje sista uppgift, ge ditt team chansen att kliva upp till plattan. Hej, de kanske bara överrasker dig! Och kom ihåg: När de lyckas har du gjort ditt jobb rätt.
