Du har stora nyheter om ditt företag och du vill få ordet. Det första steget är att utarbeta ett övertygande pressmeddelande - men vad är det då?
Du vet att du måste kontakta media, men att göra det kan vara lite skrämmande. Och, inte överraskande, det finns några outtalade regler som styr förhållandet mellan varumärken och media som kan vara svåra att navigera.
Men med lite förberedelser och några riktlinjer kan du utveckla en solid relation med dina mediekontakter. Här avmystifierar vi mediahöjningsprocessen och tillhandahåller användbara dos och don'ts för att förvandla detta pressmeddelande till en framsida (eller, låt oss vara ärlig, vilken sida som helst).
Bygg din lista över målmedia
Du kanske redan har några publikationer eller journalister i åtanke som du vill informera om ditt tillkännagivande. Men för att få bästa täckning för din utgåva måste du kasta ett brett nät. Tänk på var du gör affärer (eller var du vill) och utveckla en mållista för det området.
Låt oss till exempel säga att du har en stor kundbas i St. Louis. Gör lite grävning för att hitta de journalister som täcker din bransch för St. Louis-regionen. Lokala tidningar är ett utmärkt sätt att börja, men glöm inte branschpublikationer och onlinebutiker som är specifikt inriktade på din bransch (som Publishers Weekly, Runner's World eller PRWeek). Medielistor varierar i storlek baserat på tillkännagivandet, men det är alltid bra att ha minst 20-30 journalister på din uppsökningslista.
En som du har identifierat din lista över journalister och publikationer, nästa utmaning är att få deras kontaktuppgifter. Även om du ofta kan hitta det du behöver med din pålitliga vän Google, kan mer svårföljande journalisters siffror och e-postmeddelanden kräva viss strategisk slutning. Prova omfattande databaser, som Gorkana, som inkluderar journalister från hela världen - organiserade av de branscher de täcker och var de är baserade på - och, ännu viktigare, deras eftertraktade kontaktinformation.
Redo din utgåva för distribution
När du har fått din kontaktlista är det dags att börja pitcha. Medan pitching-tekniker finns i alla former och storlekar, delas de vanligtvis upp i två delar: distributionen av pressmeddelandet och den kompletterande pitchingen.
Distribuera pressmeddelandet
Bestäm först när du vill att pressmeddelandet ska släppas. Tips: För att få bästa möjliga chans att ses ska ditt meddelande skickas mellan 06:00 och 10:00 i regionen det distribueras från. Och det ska aldrig gå ut på en fredag. (Kom ihåg vad du gjorde förra fredagen runt kl. 15? Vad det än var, så handlade det antagligen inte om att läsa företagets tillkännagivanden.)
Därefter bestämmer du hur du vill skicka ditt släpp till journalister. Om du har budgeten, är ett effektivt och tidsbesparande sätt att distribuera din utgåva över en newswire, som BusinessWire, PR Newswire eller Marketwire. Dessa tjänster erbjuder tillgång till färdiga listor över topplager, regionala och handelspublikationer för att maximera din räckvidd.
Alternativt kan du välja ett mer personligt tillvägagångssätt och skicka ditt pressmeddelande direkt till alla journalister på din målmedia lista via e-post. Tänk dock på att när du skickar en version till flera källor, vill du att alla ska få din information samtidigt. Eftersom medierna i sig är konkurrenskraftiga kan en journalist besluta att inte täcka din berättelse om hon får reda på att du har delat släppet med ett annat utlopp i förväg.
Om du går vägen för att skicka massmeddelanden, vad du än gör, se till att skicka allt via BCC. Du vill visa dina källor att du uppskattar deras integritet - för att inte tala, hålla din noggrant undersökta mållista ett företag hemligt.
Skicka tilläggshöjd
Din kompletterande tonhöjd är en möjlighet för dig att ansluta en-mot-en med dina måljournalister. Det ger dig också möjlighet att lämna in ditt meddelande lite mer informellt än du kan i ditt pressmeddelande, samt besvara alla frågor journalister kan ha om dina nyheter.
När du skapar din kompletterande tonhöjd bör du hålla den i 4–6 meningar om din viktigaste meddelanden och sammanhang. Var noga med att inkludera den höga nivån vem, vad, var, när, samt all ytterligare information som kan locka journalisten att skriva en berättelse.
Om du till exempel tillkännager ett evenemang som förenar inflytelserika kvinnor inom teknik bör du inkludera plats, tid och anmärkningsvärda deltagare. Men du bör också tillhandahålla relevant sammanhang eller statistik (t.ex. "kvinnor utgör endast cirka 25% av teknikindustrin"), och eventuella höjdpunkter som kommer att locka journalisten att täcka det (t.ex. "flera av Forbes Women to Watch-listan 2012" kommer att närvara ”).
Men oavsett om du slår upp dina måljournalister i telefon eller via e-post, se till att du håller den kort och söt, och att du är klar över vad du kan erbjuda. Om du kan ge en journalist något speciellt - som en exklusiv intervju med din VD - låt henne veta från start. Om du vill ge en journalist exklusiv tillgång till ditt tillkännagivande, skulle du göra detta före pressmeddelandeutdelningen och be att hon ska hålla nyheterna konfidentiella tills pressmeddelandet är offentligt.
Kom också ihåg att bara för att du har en vänlig konversation med en viss journalist, betyder det inte att du bör avslöja alla ditt företags hemligheter. Allt du säger kan hamna i tryck, så håll dig fast vid dina meddelanden.
Slutligen, hound inte journalisterna. Efter din första tonhöjd är det bra att följa upp en eller två gånger - men mer än så och du närmar dig stalker territorium. Om du inte hör något efter de två första samtalen, gå vidare.
Att skapa ett förhållande med media kan tyckas skrämmande, men när du har fått ett nyhetsvärde tillkännagivande, ett välgjord pressmeddelande och en solid tonhöjd, hittar du rätt journalister som kommer att vara lika glada som du är till publicera dina nyheter.
