Jag minns den gången jag var tvungen att gå in på mitt chefskontor och säga att jag skulle sätta igång skrivaren och att det blinkade ett meddelande som stod: "Bläckförbränning."
Tack och lov var det bara en ansträngning så personalen kunde sjunga henne "Grattis på födelsedagen", men den ganska fantastiska delen av historien var hennes reaktion. Hon gjorde ingenting annat än att be mig lämna sitt möte. Det var inte förrän jag kom tillbaka en andra gång i fullständigt (falskt) panikläge att hon äntligen kom ner till pausrummet för att se hela personalen stående runt en tallrik med muffins.
När jag frågade henne varför hon inte hade kommit ner till en början - jag menar, en brand är ganska allvarlig, eller hur? - Hon sa, "Jag tänkte att en av två saker skulle hända: Antingen skulle du sortera det, eller röken larmet skulle gå och vi måste alla evakuera. Men tills det hände, tänkte jag avsluta mitt möte. ”Meningen kom ner för andra gången eftersom jag hade hittat något som faktiskt förtjänade hennes uppmärksamhet - tanken på att jag kastade en passform i det gemensamma området.
Lär mig av min erfarenhet: Om du har dåliga nyheter och faktiskt behöver din chefs uppmärksamhet, finns det tre saker du alltid bör ta hänsyn till.
1. Välj ditt ögonblick
Vi planerade min chefs överraskning under ett möte, för alla var med och det var perfekt timing för oss. Men vi hade felbedömt min chefs trohet till hennes åtaganden. Så först är det kritiskt att du hittar den tid som kommer att vara mest meningsfull för din handledare (eftersom, ja, det kan variera från när det skulle fungera för dig) och ta hänsyn till brådskande frågan inte från din utsiktspunkt, utan från hennes .
Säg till exempel att du kraschar servern. Du kanske tror att du måste berätta för din chef just nu - men det kan vara bättre att först ringa teknisk support och se om det finns en enkel lösning? Eller kanske du har en ful run-in med en stor klient. Du kanske vill ha lite tid att bearbeta och skaka om det med en kollega, men om det finns en chans att klienten kommer att ringa din handledare ASAP, bör du förmodligen bryta nyheterna innan det finns några inte så trevliga överraskningar.
Om du behöver prata med din chef direkt - särskilt av personliga skäl - gå ur din väg för att uttrycka att det är speciella omständigheter. Börja konversationen med att säga, "Jag vet att det kanske inte är den bästa tiden, men jag har något allvarligt jag behöver diskutera."
2. Välj dina ord (och ton) klokt
Nu när du hittat rätt tid måste du skapa ditt meddelande. Berätta alltid slutet på historien först: ”Jag kämpade igenom presentationen jag gav i eftermiddag, och jag kunde säga att vår klient inte var nöjd.” Sedan, ber om ursäkt (om det är lämpligt) och beskriv de frågor som du tror bidragit till snafu. Avsluta med att föreslå dina föreslagna åtgärder, eller genom att be om råd.
Kom ihåg att det sätt på vilket du levererar tuffa nyheter kommer att leda chefens reaktion. Det är okej om din ton återspeglar allvarligheten i den aktuella situationen, eftersom människor uppskattar uppriktighet. Men motstå frestelsen att överdramatisera en fråga som du lyckades få under kontroll (oavsett hur mycket ansträngning det tog). Till exempel, "Jag insåg att det fanns ett fel i databasen, och vi tillbringade morgonen med att fixa den, " är tillräckligt. Ju mer uppmätt du är i hur du uttrycker dina nyheter, desto mer kapabel kommer du att visas.
Om situationen är allvarlig och av personlig karaktär - till exempel, du avslutar eller om du måste lämna omedelbart av personliga skäl - börja mötet med ett mindre-är-mer tillvägagångssätt. Du kan alltid ge mer information när konversationen fortsätter.
3. Lägg ut nästa steg
När det finns en fråga till hands kan konversationer gå på två sätt: De kan vara problemfokuserade eller lösningsfokuserade. Och medan du inte kan kontrollera hur din chef styr sina frågor - t.ex. "Hur hände det här?" Kontra "Vad tycker du att vi ska göra åt det?" - Du kan välja hur du strukturerar dina svar.
När du har täckt vad som gick ned, växla växlar genom att säga, "Här är vad jag föreställer mig för nästa steg." Om din chef fortsätter att dra dig tillbaka till frågan, använd framtänkande fraser som, "Det är precis därför jag tror vi bör ta följande steg så att det inte kommer att hända igen. ”
Tuffa situationer kan (vanligtvis) mjukas upp när du har en plan för vad som händer därefter. Om du inte känner till nästa steg kan du åtminstone identifiera vilket stöd du behöver nu eller i framtiden - för du vill ju båda ha ett framgångsrikt resultat.
Att hantera dåliga nyheter är tillräckligt tufft - och att dela det med din chef kan vara rent smärtsamt. Men använd dessa tips för att få en produktiv konversation, så minimerar du ytterligare skador.
