Jag anser mig inte nödvändigtvis vara en stor multitasker. Jag tycker faktiskt att det är ganska svårt att göra mer än en sak åt gången. Låt oss bara säga att att inte klappa på huvudet och gnugga i magen inte är mitt intresse för fest.
Men ett projekt hopper? Det är ett rykte jag definitivt kommer att ta ägande av. Jag skisserar en artikel, svarar på ett slumpmässigt e-postmeddelande och börjar sedan på ett projekt - allt innan jag går tillbaka till min inkorg för att svara på ännu ett meddelande. Jag tacklar inte systematiskt en sak på en gång. Istället hoppar jag runt från uppgift till uppgift för att hålla mig undan med min till synes oändliga uppgiftslista.
Men jag insåg nyligen något som fick mig att ändra mina metoder. Ja, mina arbetsdagar kändes vansinnigt upptagen. Men de kändes inte nödvändigtvis produktiva . Jag skulle komma till kvällen med stora, överhängande projekt som fortfarande dinglar på min lista. Jag visste att jag tillbringade de senaste åtta timmarna med att skriva feberigt på min dator. Så, hur lyckades jag inte göra det? Vart var min tid på väg?
Det är just av denna anledning som jag bestämde mig för att prova en metod som kallas "batching". Det är ett roligt ord, men ett otroligt enkelt koncept. I grund och botten betyder det att du grupperar liknande uppgifter och sedan tar hand om dem i ett sväng. Denna metod ökar förmodligen din produktivitet genom att hjälpa dig att undvika den galna växlingen av växlar som alltid inträffar när du hoppar från projekt till projekt. Istället kan du förbli fokuserad och zonerad på de uppgifter som finns, minska dina distraktioner och erövra dessa to-dos strategiskt.
Självklart låter det som en taktik som designades precis för mig. Så jag försökte det här systemet i en solid vecka för att se om det var något som faktiskt hjälpte till att ge min produktivitet och koncentration ett välbehövligt spark i byxorna. Nyfiken på vad jag tänkte? Låt oss hålla oss till temat "gruppering som saker ihop" och titta på vissa för- och nackdelar.
Pros
Jag slösade verkligen mindre tid
Medan Pomodoro-tekniken lyckades svaja mig lite betraktar jag mig fortfarande som en skeptiker när det gäller olika produktivitetshack som lovar att maximera min arbetstid. Så jag tvekade om detta experiment. Om någonting antog jag att jag bara slöser med dyrbar tid på att försöka ta reda på hur man gör detta effektivt.
Jag blev dock förvånad över hur mycket tid denna taktik faktiskt räddade mig. För en sak hjälpte mig att känna mig mycket mindre spräcklig och stressad när jag tog upp liknande uppgifter i samma tid. Dessutom kan jag inte ens tillräckligt förklara hur många minuter jag sparat genom att inte ständigt behöva öppna och stänga ett gäng olika dokument och webbläsarflikar. Istället skulle jag komma åt det jag behövde, få alla de relevanta uppgifterna tas om hand och sedan korsa ett helt block av saker från min lista. Det var verkligen ett smart sätt att arbeta!
Jag blev mindre skrämd av stora projekt
Vi är alla bekanta med de stora projekten och uppdragen som hittar ett permanent hem på våra to-do-listor, mest för att vi är för överväldigade och skrämda för att komma igång med dem.
Men med denna satsningsteknik bestämde jag mig för att dela upp större uppgifter i mindre, småstora action-objekt. Till exempel skulle jag tidigare ha skrivit "Skriv artikel för musen" på min lista. Men för att faktiskt gruppera saker mer effektivt, delade jag upp det ena uppgiften i flera mindre steg, som att samla in min forskning, redogöra för mitt stycke, utarbeta och redigera och sedan skicka in.
Jag gjorde det för alla artiklar eller större projekt jag arbetade den dagen. Sedan skulle jag göra min forskning för dem alla innan jag går vidare till nästa steg - snarare än att försöka ta itu med en hel artikel åt gången.
Det innebar att jag faktiskt gjorde framsteg med de saker som jag brukar ha en tendens att skjuta av. Men hela processen kändes mycket mer hanterbar.
Jag gjorde mindre misstag
Låt oss inse det - att ständigt hoppa runt hela arbetsdagen kan vara distraherande och desorienterande. Naturligtvis är ingen perfekt. Men jag fann att denna osammanhängande inställning till mitt arbete resulterade i alltför många misstag och överblick, inklusive skrivfel i artiklar och e-postmeddelanden som skickades till fel personer.
Genom att satsa, fann jag att jag gjorde färre av dessa slip-ups. Jag är ingen forskare, men jag ska gå vidare och betala det faktum att jag kunde tillägna allt mitt fokus till den uppgift som just nu ligger framför mig. Mina tankar var inte lika spridda, vilket innebar att jag kunde proaktivt fånga några av de små misstag och fel.
Nackdelar
Min uppgiftslista tog längre tid att skapa
För att vara balanserad och ärlig kommer jag inte att försöka låtsas att denna produktivitetsteknik var helt fri från nackdelar. Den största jag stötte på igen och igen var att min uppgiftslista tog mig mycket längre tid att dra ihop på morgonen.
Jag är en visuell person. Så jag visste att om jag skulle hålla mig till den här satsvisa metoden, skulle min lista behöva struktureras på samma sätt - annars skulle jag bara hamna igen. Men jag fick snabbt veta att försöken att vara strategisk innebär några allvarliga tankar och revideringar.
I slutändan gjorde jag det vanligtvis på detta sätt:
- Jag skulle notera alla de saker jag ville göra den dagen i en jättelista.
- Jag skulle ta tag i mina markörer för att färgkoda och gruppera liknande objekt.
- Sedan, när jag stirrade på det klottrade och markerade röran skulle ha drivit mig rakt över kanten, skrev jag en helt ny lista - med uppmärksamhet på gruppering av objekt baserat på min färgkodning.
Som jag är säker på att du kan gissa, innebar det att jag bara gjorde mig redo att arbeta varje dag tog mig nästan dubbelt så lång tid. Men ärligt talat tror jag att de här extra minuterna slutade vara väl värda det!
Det var inte alltid hållbart
Slumpmässiga möten och nödsituationer dyker upp hela din arbetsdag - saker som du inte ens planerade att ta hand om blir plötsligt prioriterade. Vi vet alla hur det går.
Så även om denna metod fungerar extremt bra de dagar då allt går som planerat, är det inte alltid hanterbart när du plötsligt har ett oväntat möte eller en arbetskris. Och även om du självklart behöver göra några justeringar och ta hand om vad som behöver göras, kan det definitivt vara lite frustrerande och desorienterande att få en skiftnyckel i dina bästa planerade planer. Du kan inte riktigt "batcha" tidspressande nödsituationer, trots allt.
Så kommer jag att fortsätta att batcha min att göra-lista?
Som med allt finns det några distinkta fördelar och fel som följer med denna metod. Men allt i allt skulle jag säga att det definitivt är något jag kommer att fortsätta att genomföra. Det hjälpte verkligen att öka min koncentration och uppmuntrade mig att erövra min att göra-lista med lite strategi.
Visst, det var några saker som dykte upp som jag inte kunde planera för. Men så länge du är villig att upprätthålla lite flexibilitet med det här tidshanteringssystemet, tror jag att du kommer att få stor framgång med det.
Har du provat batchning? Ta kontakt med mig på Twitter och låt mig veta hur det fungerade för dig!
