Att ge anställda feedback behöver inte vara den tidskrävande, energisugande, känslomässigt obehagliga upplevelsen som chefernas rädsla. I själva verket visar studier att mer feedback i mindre doser fungerar bättre för alla än de traditionella incheckningsmöten som så många chefer har som standard.
Nu finns det två nycklar - tillsammans med övning - som är nödvändiga att tänka på när du ger konstruktiv kritik. Den bästa feedbacken är kort och aktuell, och den innehåller något som den anställde kan använda för att göra sitt arbete bättre nu.
Undrar du hur du ska vara kort och hjälpsam? Kom bara ihåg denna formel med tre ord: Jobb-Extra-irriterande.
Jobb
Börja sessionen med din bild av hur den anställda klarar sig av att utföra de uppgifter som är förknippade med sin arbetsbeskrivning. Tryck på de saker de förväntas göra dag efter dag. (Obs! Detta är den enda delen av feedbackprocessen som är obligatorisk. De nästa två kategorierna är valfria, beroende på vad som är mest relevant.)
Extra
Detta står för extra ansträngning. Notera alla speciella saker de har gjort utöver deras dagliga jobbansvar (förutsatt att detta gäller).
Irriterande
Avsluta vid behov med att notera alla irriterande eller problematiska beteenden i samband med deras arbete som du har märkt. Naturligtvis kommer du inte att använda ordet "irriterande."
Här är ett exempel för att visa dig denna formel i aktion.
Megan var teamledare för ett sälj- och serviceproduktteam. Hennes jobb krävde att hon utför samma uppgifter som alla andra, samtidigt som hon hanterade sina scheman och övervakade deras kvalitet och effektivitet och granska gruppens dagliga genomförande av uppgifter. Vid deras veckovisa incheckning började Megans chef med "jobbåterkoppling" och sa:
”Megan, jag kan säga att ditt team klarar sig bra av hur bra de arbetar tillsammans och genom att granska sina dagliga rapporter. En viktig del av ditt jobb är att granska och underteckna de dagliga rapporterna. Jag beundrar hur bra din grupp klarar sig, men dessa rapporter är inte valfria, vi behöver att du granskar och undertecknar dem, även när det går bra. ”
Genom en annan chef i företaget fick Megans chef lära sig att hon hade stannat sent för att hjälpa en kollegaledare som hade svårt att sätta ihop ett bra schema. Hon använde detta som sin "extra feedback:"
”Jag fick reda på att du har hjälpt Bill att sortera upp sitt lags schema. Toppen! Den här typen av arbete ligger utöver din arbetsbeskrivning, och det hjälper oss alla att bli bättre. Tack!"
I kategorin ”irriterande” hade Megans chef märkt att hon använder sin telefon i möten, även om det fanns en välkänd men oskrivet regel om att det var förbjudet.
”Jag har lagt märke till att du använder din telefon mer än en gång i möten. När du gör det, beror det på att något brådskande har hänt eller multitasker du för att den del av mötet som involverar dig är över? Du vet att vi inte ska, så jag är nyfiken på vad som händer. ”
Det finns mycket att lära sig när du är en ny chef
Men du behöver inte göra det.
Arbeta med en coach idag
Med hjälp av formeln "Job-Extra-Iroying" gav Megans chef henne feedback i bara åtta meningar. Nu kan de spendera resten av tiden på att prata om hur de kan hjälpa Megan att förbättra de områden som nämns. (För att upprepa kan "jobb" -delen av diskussionen vara det enda som behöver diskuteras, resten kanske inte gäller för varje feedback-session.)
Om du inte är säker på hur du ens börjar distillera dina tankar till en framgångsrik - och kort - feedback-session, här är en enkel femstegsprocess som underlättar.
De mest effektiva cheferna identifierar regelbundet områden för förbättring så att deras anställda kan växa. Låt inte tidsbegränsningar hålla dig tillbaka! Så hårt det kan verka är det fullt möjligt att ha riktigt bra feedback-diskussioner med anställda på fem till tio minuter.
Testa det - och jag är säker på att du kommer att se en skillnad!
