Konfrontation (särskilt arbetskonfrontation) är aldrig kul för någon. Men ännu mer obehagligt än att försöka säga något obehagligt för någons ansikte försöker uttrycka dessa känslor via e-post.
Som grundare av en helt virtuell organisation som har mer än 120 bidragsgivare över hela världen har jag haft en rättvis andel av besvärliga konfrontationsmeddelanden. Så, vad ska du göra om du befinner dig i en e-postproblem? Här är några tips.
1. Resa inte till e-post såvida du inte behöver
Detta borde självklart säga, men det är viktigt: E-post ska aldrig vara ditt första val för kommunikationskonfrontation. Faktum är att det bara ska användas som en sista utväg.
Skicka inte ett e-postmeddelande till någon såvida du inte har försökt att komma i kontakt med honom eller henne på annat sätt utan framgång, eller om problemet är så brådskande att han eller hon måste få höra omedelbart och det enda tillgängliga alternativet är e-post. Dessutom bör konfrontationsmeddelanden bara användas för mindre problem, inte stora, livsförändrade händelser (som att skjuta någon; helst skulle det åtminstone göras på Skype eller en plattform där du kan se någons ansikte).
Det finns två huvudsakliga skäl till denna grund. För det första gör det möjligt för den andra personen att ta del av ansiktsuttryck och kroppsspråk i viss utsträckning, även om det är via Skype eller Google Hangout, vilket kan hjälpa dig att få din poäng bättre. För det andra kan ord i ett e-postmeddelande tas ut ur sammanhanget mycket enkelt (liksom sammanhanget för själva e-postmeddelandet), och du vill inte att en situation blåser i ansiktet (ställa in den andra personen som går till din chef för att klaga på din email).
Men det kommer definitivt att finnas tillfällen då du måste använda e-post, och lita på mig, i dessa situationer är det bättre att kommunicera via e-post än inte alls.
2. Var så enkel och specifik som möjligt
Den viktigaste delen av att skriva ett e-postmeddelande är att bara säga vad du vill säga. Ta ut dina kommentarer eller andra sidotankar ur det (detta är inte tänkt att vara en roman), och kom bara direkt till saken. Hela konfrontationsmeddelandet ska bara vara ett par meningar, och målet bör vara att flytta kommunikation offline och in i verkligheten så snabbt som möjligt.
Vad betyder det? Slå inte runt busken, berätt inte om allt som kommer att tänka, och ber definitivt inte om ursäkt för det du säger. Du kan fortfarande göra detta utan att vara meningsfull - kolla som exempel e-postmeddelandet nedan som jag skickade till en av mina bidragande författare.
Om du känner att du inte kan förklara ditt fall i sex meningar eller färre, kanske är ämnet för stort och hårigt för e-post. Du vill ju inte minimera en känslig situation. Det går bra med en kort e-postadress till missade tidsfrister, tilldelningskvalitet, frånvaro eller framsteg - men du kan bara tänka dig hur hemskt det skulle vara att skicka ett e-postmeddelande som sa: "Hej så och så, bara ville berätta för dig skrivs upp. Häftigt."
3. Erbjudande att vara tillgänglig för chatt
Ett annat problem som uppstår när du konfronterar någon via e-post är att onlinekommunikation är mycket ensidig. Någon annan kan inte omedelbart hålla med dig; istället får de din e-post, läser den, svarar och så vidare. Således kan det ta lite tid för båda parter att få sina poäng över, och vanligtvis uppnås inte mycket.
Även om du skickade konfrontationen via e-post, bör du ge den andra personen möjlighet att svara via ett annat medium. Avsluta ett brev med något som "Definitivt låt mig veta om du har några frågor, och om du vill diskutera detta ytterligare kan vi absolut ta lunch eller hoppa på Skype."
4. Tänk innan du skickar
Innan du skickar din e-post som susar genom cyberspace, tänk till dig själv, om mina överordnade såg detta, vad skulle de tänka på vad jag sa? Om du gör det kan du förhindra att skicka ett e-postmeddelande som är för hårt eller som ger en annan vibe än du hoppades på. Om du tror att din chef skulle få fel meddelande när du tittar på din e-post utan sammanhang är det dags att gå tillbaka till tavlan.
Om möjligt kan du försöka skriva din e-post om dagen (eller minst ett par timmar) innan du skickar den. Om du skriver din korrespondens mitt i ilska, kommer du att vilja ha lite tid att svalna innan den andra personen ser ditt meddelande. Inte många stora beslut fattas i rasande hetta, och du vill verkligen inte att ditt rykte ska äventyras eftersom du skickade ett inte så noggrant formulerat e-postmeddelande.
5. Var beredd på svaret (eller inte)
Naturligtvis är e-postmeddelanden en tvåvägsgata; se till att du är redo för alla reaktioner när du skickar ut någon slags konfrontation. Ta dessutom lite tid att tänka på vad du ska göra i olika scenarier, som om personen i andra änden inte svarar eller om han eller hon blåser upp vid dig 10 minuter senare.
Om till exempel författaren jag skickade det e-postmeddelandet ovan inte svarar inom tre eller fyra dagar, skickar jag ett e-postmeddelande med en tidsfrist eller ett ultimatum (något som "Om jag inte hör tillbaka från dig av, Jag antar att du inte längre är intresserad av att skriva för The Prospect ”). Detta sätter lite mer press på den andra personen att svara.
Och om du får ett oförskämt eller arg svar, ta lite tid (minst några timmar) innan du svarar. Det kan vara frestande att skjuta tillbaka och också mycket enkelt för ett meddelande att förvandlas till en krigszon för e-post. Och återigen bör ditt primära mål vara att komma ut bakom skölden till e-post och att prata saker ansikte mot ansikte.
