Kära kandidatchef,
Signerad,
Försöker bara hjälpa
Kära försöker bara hjälpa,
Varje chef där ute känner din smärta. Det är svårt att ge feedback under bästa omständigheter. Så när någon blir defensiv är det frestande att ge upp.
Men det är ditt jobb att ta reda på hur du kommer igenom. Här är några do's and don'ts för att hjälpa dig ge kritik.
Glöm inte att berömma
Se till att nämna de saker den här personen gör rätt. Erbjud både beröm och kritik så att personen hör båda. Separat är ofta tydligare än "feedbacksmörgåsen."
Betona din avsikt att vara hjälpsam
Ditt mål är att visa att du är på denna persons sida. Försök att säga något som "Jag vill hjälpa dig att förbättra dig" eller dela en historia om en tid då du gjorde ett liknande misstag och någon återkoppling hjälpte dig att lösa problemet. Välj formulering som känns autentisk och se till att ditt tankesätt som går in i konversationen verkligen är fokuserat på att vara till hjälp. Det finns inget värre än en oinfarlig ledning följt av en spark i skena.
Kritisera inte reaktioner
Att säga någon att inte vara defensiv är ett slöseri med andetaget - den personen vet antagligen redan att det inte är den bästa reaktionen.
Reagera med förståelse och medkänsla
Om den här personen reagerar defensivt kan du försöka säga något som "Jag kan se att du är frustrerad. Jag är ledsen. Finns det ett sätt jag kan säga detta bättre? Jag försöker vara till hjälp. ”
Upptrappa inte situationen
Om du reagerar på din anställds försvar med frustration kommer det bara att förvärra saker. Den här personen har svårt att höra vad du säger. Att säga det ännu högre eller tydligare hjälper inte. Men backtrack inte heller. Det finns en värld av skillnad mellan att säga, "Jag är ledsen att du är upprörd, " och "Jag är ledsen att jag sa det."
Var öppen för en konversation
Kanske den här personen inte är legitim instämd med vad du säger. Kom ihåg att feedback är en gåva på ett av två sätt: Antingen hjälper den personen att lösa problemet eller så hjälper det att fixa din missuppfattning av problemet. Glöm inte att fråga, "Vad tycker du?"
Kritisera inte offentligt
När du gör det är det mycket mer troligt att du utlöser en defensiv reaktion.
Var uppmärksam på tid och plats
I allmänhet rekommenderar jag att du ger feedback direkt (du hjälper personen att lösa problemet snabbare!), Men det hjälper inte att ge kritik när känslorna är höga. Ge också svår feedback personligen så att du kan vara uppmärksam på kroppsspråket och undvika potentiell felaktig kommunikation.
Kritisera inte personlighet
Undvik att säga saker som "Du är negativ" eller "Alla hatar att arbeta med dig." Syftet med kritik är att hjälpa någon att förändras och förbättra sig, inte att föra ner honom eller henne.
Använd situationen-beteende-påverkan modellen
Istället för att säga: "Du är negativ", säg, "I mötet (situationen) när du beskrev hur svårt problemet vi försöker lösa är (beteende), kände alla sig missnöjda istället för inspirerad (inverkan)."
Att ge feedback till någon som är defensiv är svårt, och tyvärr kan jag inte ändra det. Kritik sticker ofta i ögonblicket, och det finns helt enkelt ingen väg runt det.
Men det är ditt jobb att säga dessa saker. Lyckligtvis, om du reagerar på skadan med medkänsla, kan du hjälpa personen att förbättra sig samtidigt som du fördjupar din relation.
Den här artikeln är en del av vår månatliga fråga om en expert-serie - en kolumn som hjälper dig att ta itu med dina största karriärproblem. Våra tränare är glada över att svara på alla dina brinnande frågor och du kan skicka in en genom att skicka oss via e-post till redaktör (at) themuse (dot) com och använda Ask a Candid Boss i ämnesraden.
