Det anses inte längre galen att ha på sig jeans på arbetsplatsen eller ta drinkar med din chef efter timmar, men när det gäller att använda emojis i ett e-postmeddelande blir linorna lite oskarpare.
Det kan vara svårt att navigera in och outs i professionell e-postetikett. Men det är troligtvis det huvudsakliga sättet du kontaktar din chef och medarbetare (förutom, du vet, personligen). Och det betyder att varje meddelande du skickar är en chans att göra ett gott intryck … eller ett dåligt.
Här är nio regler för e-post som du måste följa - om du vill hålla ditt online rykte intakt.
1. Börja med en solid ämnesrad
Om du skickar ett e-postmeddelande till en av dina överordnade, kom ihåg att de troligen har hundratals meddelanden i inkorgen.
Så vad gör din chef med de flesta av dem? Tryck antingen på radera eller starta dem för senare (och läs dem aldrig faktiskt). Det betyder att du bara har en chans att få deras uppmärksamhet: En lockande ämnesrad kan hjälpa till att se till att de faktiskt öppnar den.
2. Titta på dina ord
Har du någonsin fått ett textmeddelande som slutade med en period? Om så är fallet trodde du förmodligen att personen som skickade den till dig var arg på dig (även om de egentligen bara försökte använda korrekt skiljetecken).
Det beror på att de typer av ord du använder kan omedelbart blidka eller uppröra någon. Undvik att använda ord som "hej" eller "brådskande" och använd "du" eller "idag" istället. (Förvirrad? Mer förklaring nedan.)
3. Skriv som en redaktör
Du kanske inte skriver en högskola, men det betyder inte att du inte får betyg. Dålig grammatik, stavfel och till och med brist på introduktion, kropp och slutsats gör att du låter som om du försöker komma till inkorgen noll, inte vara en ansvarsfull anställd.
4. Var artig mot personens tid
Om du ska skicka någon ett e-postmeddelande berätta för dem varför du skickar det.
Om du till exempel bifogar en presentation, berätta för dem exakt vad du vill att deras nästa steg ska vara (Behöver du deras godkännande? Vill du att de ska lägga till en bild?). Om du ska CC någon, berätta för dem varför de har inkluderats.
5. Använd Emojis försiktigt
Här är saken om emojis: Inte alla är ett fan av dem. Även om du arbetar i en avslappnad miljö finns det fortfarande en betydande procent av den arbetande befolkningen som ser dem som oprofessionella. Riskera det inte om du är osäker på hur det kommer att tas emot.
6. Fäst bilagan
Det låter uppenbart, men vi har alla gjort oss skyldiga till den här e-postöverträdelsen vid mer än ett tillfälle.
Kontrollera innan du trycker på skicka: Bifogade du bilagan som du sa att du skulle bifoga? (Säg att 10 gånger snabbt.)
7. Spikra din avmelding (utan det vanliga "Bästa")
Du måste avsluta din e-postmeddelande genom att logga ut, men det betyder inte att du måste säga "bäst" eller "tack" i slutet av varje meddelande (särskilt om du faktiskt inte har något att vara tacksam för).
Välj istället en hälsning som är professionell men ändå funktionell. Försök "hälsningar", "respektfullt" eller "Jag kommer att prata med dig snart."
8. Använd en professionell signatur (även på din telefon)
Om du precis har skapat ett professionellt, välskrivet e-postmeddelande, varför skulle du vilja avsluta det med "Skickat från min iPhone"? Välj istället en enkel, engagerande signatur som innehåller din titel, dina sociala medieprofiler, din webbplats och kanske till och med en bild av ditt ansikte.
9. Vet när du inte ska skicka ett e-postmeddelande
Givetvis, oavsett hur bra din etikett är, är det allt för intet om du skickar e-post till något du inte borde vara.
Om du till exempel behöver ett supersnabbt svar från någon, ring dem istället. Och om du vill be din chef om en höjning, planera ett möte (du vill inte ha den konversationen via e-post).
Så länge du följer dessa nio regler kommer du nästan alltid att läsa och svara på dina e-postmeddelanden. Och hej, du kan bara göra ett gott intryck på din chef när du är på det!
