För några veckor sedan skrev jag om de oskrivna e-postreglerna och jag blåste bort hur många som tyckte det var till hjälp. Det visar sig, det finns många regler där ute som vi alla skulle kunna dra nytta av att komma på papper!
Med det i åtanke kommer jag att göra några fler av dessa listor, med början med den näst största kontorssmärta: möten. Läs vidare för de måste veta reglerna för hur du kör ett framgångsrikt möte, och kollegor överallt kommer att tacka dig.
Se till att du verkligen behöver ett möte innan du planerar det. Kan detta lösas med 10 minuter i telefon eller via e-post istället?
Varje möte bör ha ett syfte: Du måste antingen fatta ett beslut eller genomföra en åtgärd tillsammans. Att ge en uppdatering kan nästan alltid ske via e-post.
Planera inte mer tid än du behöver. De flesta möten är planerade på en hel timme, då de ska vara 20 minuter, 30 minuter eller 45 minuter - max .
Börja i tid. Vänta inte på strejkare - det uppmuntrar dem bara.
Slut i tid. Att säga, "Jag vet att vi alla har mycket att göra, så låt oss försöka hålla detta under 30 minuter, " kommer att påminna människor om att du vill ha ett effektivt möte lika mycket som de gör.
Bjud bara in de människor som absolut behöver vara där. Ju fler människor i ett möte, desto mindre blir det.
Varje möte bör ha någon tydligt i förväg tilldelad att driva det. Om det inte är du, namnge någon annan (och se till att personen vet att han eller hon är ansvarig).
Baka på några minuter för chitchatt i början av mötet. Vi är människor, inte robotar, och att bygga upp relation med kollegor hjälper företag att fungera smidigare.
Om du vill att folk ska läsa något i förväg är det bra att skicka det minst tre timmar i förväg, och dagen innan är bättre. Att skicka det 20 minuter innan är värdelöst.
Boka ditt mötesutrymme i förväg, eller ge dig själv 10 minuter före mötet för att räkna ut det. Att vandra i hallarna med alla på släp slösar allas tid.
Sätt en agenda och dela den i början av mötet för att hålla alla på rätt spår.
Om du vill att folk ska uppmärksamma, ge dem inte flera utdelningar i början av mötet. De börjar bläddra igenom dem, och de kommer att bli distraherade.
Kontrollera inte din telefon eller e-post under mötet. Alla kan berätta vad du gör och de börjar göra detsamma.
Håll koll på nästa steg när mötet pågår. Eventuella åtgärder ska skickas runt som en påminnelse efter mötet.
En åtgärdspost utan någon tilldelad den är värdelös. I de flesta fall behövs också en tidsfrist.
Om någon pratar för mycket, klipp av honom eller henne (snyggt). På samma sätt, om någon pratar för lite, försök att engagera honom eller henne.
Om konversationen avslutas från ämnet är det både acceptabelt och nödvändigt för dig att ta det igen. En enkel "Låt oss schemalägga tid för att diskutera det senare om det är till hjälp, eftersom vi bara har 10 minuter kvar", fungerar perfekt.
Om mötet är över en timme långt, schemalägg tid för pauser och låt deltagarna veta om dem i förväg. Att veta att de kan kontrollera sin e-post på 45 minuter hjälper till att hålla dem fokuserade nu.
Titta på kroppsspråk. Du kan enkelt se om människor är uttråkade, frikopplade eller känner att deras tid slösas bort, så länge du letar efter den.
Tilldela vid behov en anteckningsman, så att du kan fokusera på att köra mötet.
Utvärdera regelbundet om återkommande möten i din kalender alls behövs, och i så fall om formatet, längden och deltagarna bidrar till deras effektivitet. Om inte? Ändra dem!
