Nyligen har jag varit på fler och fler affärsrelaterade telefonsamtal som, trots att jag var med smarta människor, lämnade mig dåligt intryck. Visst, samtal verkar ganska enkla, men allt från tekniska problem som kunde ha undvikits till dålig tidshantering kan verkligen påverka dina kunders och kollegas intryck av dig (för att inte tala om din produktivitet).
Så precis som det finns oskrivna regler för e-post och möten, stavar jag ut riktlinjerna för affärssamtal och konferenssamtal som alla bör följa. Här är för mer produktiva (och mindre irriterande) samtal för evigt!
Håll med innan samtalet vilken person som ringer vem och vid vilket nummer. Skicka e-post tre minuter efter att samtalet skulle börja med "var ska jag ringa dig?" slösar bort allas tid.
I allmänhet, om du frågar något om någon annan, bör du erbjuda att ringa honom eller henne. Om du hjälper någon annan, be den personen att ringa dig för att undvika att jaga någon ned.
Schemalägg samtalet så länge du behöver och kom ihåg att det kan vara fem, 10 eller 20 minuter. Du bör inte avrunda till närmaste steget på 30 minuter.
Om du i förväg vet att du kommer att vara sen för ett samtal, låt den andra veta via e-post och erbjuda att ringa honom eller henne när du är redo.
Om personen du ringer inte hämtar, lämnar du inte ett meddelande första gången. Försök igen 1-2 minuter senare, och om han eller hon inte tar upp, lämna ett meddelande och e-post, låt honom eller henne veta att du ringde och ange hur mycket mer tid du kommer att vara tillgänglig. Ring inte igen efter det om det inte är brådskande.
Om fler än två personer pratar, ställer du in en uppringning i förväg. Det finns gott om gratis tjänster, som UberConference, som hjälper till med detta.
Håll samtalet till så få människor som möjligt och se till att alla där verkligen är nödvändiga. Ju fler människor på linjen, desto mindre uppmärksammar alla.
Se till att du tar samtalet från ett lugnt läge med god signal. Att använda landlinjer när det är möjligt hjälper till att undvika signalproblem.
Om du fastnar på ett bullrigt läge, låt folk genast veta att du kommer att vara stum om du inte talar. Det är respektfullt att göra.
Om du inte ringer från en telefon du använder regelbundet, se till att du vet hur du använder den. Detta är särskilt viktigt när du använder ett okänt kontortelefonsystem.
Jag rekommenderar inte att du använder bilder för att presentera något i samtalet, såvida du inte gör en demo, men om du är det, skicka inte dem via e-post. Använd istället en skärmdelningstjänst som GoToMeeting eller Screenleap för att säkerställa att folk inte tittar igenom, hoppar framåt och sedan sluta uppmärksamma.
Om du använder en skärmdelningstjänst, se till att det fungerar innan samtalet startar och att dina motsvarigheter har installerat något som de skulle behöva före samtalet.
Om du möter människor för första gången, eller verkligen vill att folk ska uppmärksamma, kan du överväga videokonferenser.
Precis som med möten, börja i tid. Att vänta på strejkare uppmuntrar dem bara.
Om du går med i ett konferenssamtal ska du genast presentera dig så att ingen är förvånad över att du lyssnade på i tre minuter på vad de trodde var en en-mot-en konversation.
Om någon går sent, ta inte honom eller henne. Det slösar bort all annans tid. Uppmuntra den här personen att komma ikapp med någon i slutet av samtalet för att se vad som missades.
Ge översikten över vem du är och varför du ringer inom de första 120 sekunderna av samtalet och ange sedan din agenda eller mål. De andra på samtalet bör veta vad du vill ha dem direkt.
Under de första minuterna av varje samtal, bekräfta hur länge alla måste prata, så att du kan hantera konversationen i enlighet därmed.
Om du har fler än tre personer på linjen bör arrangören ringa ett snabbt samtal för att se till att alla är där och presentera dem kort om möjligt.
Gå bara runt för att göra enskilda introduktioner om det kommer att hjälpa företag att få gjort och ta med det i din agenda. Annars slösar du mycket tid.
Om inte samtalet handlar om att du delar din expertis, bör du inte tala mer än 70% av tiden. Om många är på linje sjunker det antalet till 25%.
Håll dina meningar korta och pausa regelbundet mellan idéer. Detta gör att människor kan hoppa in eller ställa frågor.
Om du är samtalsarrangör är det ditt jobb att uppmana människor att delta om de inte pratar och någon annan monopoliserar konversationen.
Använd mute-knappen strategiskt. Om du stängs av för 90% av samtalet är du troligtvis inte helt uppmärksam.
Var inte personen som kontrollerar e-post och behöver ställa en fråga som ska upprepas. Om du befinner dig som kontrollerar e-post under de flesta av dina samtal är de antingen för långa, de är för många inblandade eller så behöver du inte vara med.
Fem minuter innan samtalet avslutas, varnar alla att det samlas in och fråga om det finns några frågor. Låt inte den springa om det är möjligt - det är respektlöst för andras tid.
Håll koll på nästa steg när samtalet pågår och skicka dem via e-post efteråt som en påminnelse.
Berätta för oss! Vad är din favorit telefonsamtalregel? Något som vi missade?
